论信息化档案管理体系的构建与实施

张晓晨

摘 要：本文对构建、实施信息化档案管理体系情况进行分析，对信息化档案管理体系构建及实施的效果实行研究，旨在通过不同方面出发构建信息化档案管理体系，比如：提高服务职能、创新档案管理、合理应用电子文件、构建档案信息管理机制等方面，从而切实做好信息化档案管理体系构建和实施方面的工作。

关键词：信息化;档案管理;管理体系;构建;实施

信息化时代背景下，如何做好信息化档案管理体系构建工作、实施工作，为档案管理的重点内容。因此，需联系档案管理工作特点和需求进行分析，从不同的角度出发构建信息化档案管理体系，并且认真实施该项工作，以便获得最佳的档案信息管理效果，推动信息化档案管理的建设进程。

1 构建、实施信息化档案管理体系情况分析

现代档案管理期间，为更好的执行档案信息化管理体系构建工作，应加强对档案管理机制的分析、研究，结合档案管理模式建立信息化档案服务体系。信息化档案管理体系构建，需获得信息管理机制的支持、开发相应信息管理系统，以此确保档案管理工作的质量。针对此，应使用信息技术创设档案信息服务的平台，结合档案信息交互的特点构建相关档案信息共享机制，比如说：微信、qq，以此开发移动档案信息客户端，满足社会各界的需求、要求[1]。除此之外，可使用网络技术的作用开发档案信息管理网站，主要目的：使用户自行利用网站查询的方式获得相关档案信息。

1.1 提高服务的职能

信息技术作用下为加强档案管理体系信息化建设，应重视并提高档案管理体系信息服务的职能，对档案信息应用范围、幅度作相应的统筹及规划，以便合理配置不同的信息资源，将各类型信息档案资源有效应用于档案服务管理中，构建最优质的服务模式，为信息化档案管理体系建设奠定良好基础。与此同时，工作人员需结合信息技术、档案服务相关要求，构建档案信息化档案数据库，主要应该将所有档案信息资源输入数据库中，供用户自行检索信息、收集信息。档案信息管理人员需具备较强的服务意识，不断转变自身的工作思路，做好不同类型档案信息分类工作、整理工作，并且构建档案信息存储机制，旨在将不同类型纸质档案信息——电子化档案信息转变，满足用户对档案信息实时共享的需求。此外，要求档案管理人员合理应用网络安全技术，在确保档案信息安全的同时，做好档案管理工作。

1.2 创新档案管理工作

档案管理期间应重视信息化档案管理体系构建工作，将该项工作思维贯穿于档案服务中，这就需要相关管理人员在提供信息化档案服务的基础上，确保档案信息的价值、构建信息化档案管理体系、合理使用档案信息等。不仅如此，同时应构建移动档案信息服务平台，以此形成移动档案信息共享机制，如此一来不会受到时间限制、空间限制，用户能在任何时间、任何地点查询所需的档案信息内容[2]。档案管理人员应及时做好档案信息的分类个工作、整理工作、资源整合工作等，进而为提高信息化档案管理工作效率打下坚实的基础。

1.3 合理运用电子文件

现代档案管理期间，为加强信息化档案管理体系建设工作，需要重视档案数字化管理体系构建、软件开发，究其原因和信息系统能够共享档案、及时存储，信息管理软件能促使系统稳定运行有关。故此，现代档案信息管理体系构建时，应结合档案信息管理需求开发满足档案处理系统的软件，从而达到信息系统建设的相关要求及需求。与此同时，档案信息管理机制构建需要明确电子文件收集、管理的重要性，要求及时收集不同单位、社会领域的电子文件，在第一时间做好电子文件资料收集、分类，以及存储等方面的工作。

1.4 构建档案信息管理机制

档案信息管理体系建设时，需要档案管理人员结合电子档案信息应用需求，构建相应的信息管理机制，建议将现代信息服务理念、设备、方法等运用于原档案信息管理模式之上，要求档案管理人员做好档案管理方法调整工作，尽可能达到档案信息应用的需求、要求。与此同时，档案管理部门应结合档案信息建设需求编制相应管理机制、管理流程、管理技术标准等，目的为使档案信息应用更加合理。而档案信息管理部门则需联系档案信息体系建设要求，招聘一些专业型档案管理人才，并关注信息化档案管理型人才的培养，定期组织工作人员参与到相关的工作、学习中，结合档案信息服务规范提高其技能、服务水平，以此满足档案信息管理的发展要求，转变工作人员原工作思路和理念，有效应用信息化档案管理体系处理档案信息，比如：档案分类、档案归档、档案共享等方面工作，为广大用户提供最优质的信息查询服务。

1.5 编制档案信息共享机制

现代档案管理信息建设时结合管理模式，编制相应档案信息共享机制极其关键，但需要注意的是档案信息为集中信息应用的模式会对不同信息记录，满足社会各界记录查询的需要，因此档案管理期间需考虑到档案服务的主要特点，构建相应的档案数据信息交互体系、共享信息为主整合不同的档案信息，以便及时传播档案信息。与此同时，应该提供数据图书信息输出服务，发挥出基础数据库平台的应用价值，确保信息应用端口数据为对接的状态，在数据信息共享条件下及时分析档案数据信息、档案信息应用状态，进而达到档案信息共享的最佳效果。

1.6 建立软硬件平台

软件平台涉及多个方面，比如：操作系统、数据库系统、数据处理，以及档案管理和数据保护管理等平台。操作系统软件会使用Window系统、IBM操作系统，在实际应用的过程需考虑到系统性能、配套数据库及数据处理软件支持等情况[3]。档案管理软件的应用，在管理不同部门纸质文件、电子文件方面的效果理想，可通过国际标准原数据加工方法处理，及时交换数據信息、共享数据信息。而服务器、存储设备、备份设备等，均为硬件平台建设的主要内容。

2 信息化档案管理体系构建、实施的效果研究

2.1 管理水平方面的效果

经进行信息化档案管理体系构建，有效提高了档案信息计算机检索的操作速度，节省了档案存储空间，同时降低档案原件人为磨损情况的发生，可充分发挥出信息化档案管理体系的最大作用。不仅如此，档案业务能和日常办公对接，便于日常工作中随时上网检索信息、查询信息，通过电子档案的方式即可及时调取档案原件。

2.2 经济效益方面的效果

信息化档案管理体系构建后，能够有效维护公司方面的经济效益，降低人力成本。同时原纸质档案借阅量减少，可以档案信息管理平台方式借阅更加便捷，这时能减少复印材料所致人力、物力和财力资源浪费，提高办公系统数字化档案管理效率。

2.3 展示企业形象方面的效果

信息化档案管理体系构建，在提高公司档案管理水平的同时，能够获得各部门的配合、协作，如此一来利于加强公司档案业务能力，有效维护企业的良好形象。

3 结语

档案信息化建设期间，构建档案信息管理体系非常必要，而为更好的施行该方面的工作，应建立软硬件平台、编制相应的档案信息共享机制和管理机制、有效应用电子文件等。同时，需要使工作人员准确掌握专业技能、新的管理技术和方法等，并转变以往的档案管理思路，从而为加强信息化档案管理建设打下良好的基础。

参考文献

[1]刘晓红.卫生系统档案信息化管理和建设之管见[J].中国管理信息化，2018，021（006）：180-181.

[2]李兴丽.新时期高校电教档案信息化建设与公共服务能力的实践与思考[J].兰台内外，2018（05）：66-67.

[3]崔琬彬.档案信息化建设与档案管理工作的思考和总结[J].数字化用户，2019，025（013）：65.