浅谈高校档案数字化外包的注意事项

摘 要：由于社会发展对人才的高度重视，使得高校档案利用率快速的提升，信息时代的崛起倒逼高校档案加快数字化进程，把传统纸质档案数字化外包给专业技术公司是档案管理现代化的必经之路。本文阐述了外包合同签订前期的注意事项，数字化过程中面对的问题和应对措施，以及后期如何保存数字化成果等方面提供参考意见。

关键词：高校档案;数字化;外包

鉴于高校档案面对高频率的查询和利用，将档案数字化的劳动密集型工作外包给具备专业技术的公司来完成，是大势所趋，是实现科学化、专业化管理档案的有效途径，不仅可以有效的保护好档案防止老化，发挥应有价值，同时让档案工作者把精力集中在整理和管理档案，和对外提供优质服务上。

档案数字化外包需要单位投入大量资金设备，严格把控数字化的每一个环节，以及后期持续的数据系统维护，这对职工提出了极大的挑战。档案数字化主要包括档案整理、数字化扫描及图像处理、目录录入、原文挂接、数字化成果移交以及签订安全保密协议等相关环节。[1]下文就签订外包合同的前期注意事项，把控数字化加工的質量，保护成果等问题提出建议。

1 外包程序公开透明化

档案管理单位应该将外包程序公开化，招投标过程接受所有基层职工监督。监督是为了集合大家的判断能力，避免承担风险，同时有效的避免某些人员暗箱操作，让过程不合理，结果不达标。由监督小组对外包公司进行资格审查，是否有保密资质证书，包括有丰富的档案加工经验、管理制度健全、专业能力、设备等，通过集体讨论决定选取哪一家公司，项目进行中间双方负责人有效沟通对接，验收小组检查和验收，皆由档案职工亲力亲为。

2 外包合同的签订

对档案数字化工作来说，单位领导必须十分重视，在合同中要注明清楚档案数字化外包的数量、质量要求、完成时限、验收标准等信息。在合同审核、签订时，可聘请第三方专业人士对合同内容进行分析，避免法律风险。[2]外包数字公司工作人员必须签订保密协议，对内容完全保密，违法违规需要承担相关法律责任，加工现场加装视频监控设备，数字化加工期间封断无线网络功能，

3 数字化质量的控制

1）单位要安排有强有力的执行人来负责，严格把控工作进度，随时抽查数字化质量。严格保证原始纸质档案安全，每一次出入库房的清点交接必须由直接责任人亲力亲为，如发现残损档案，先手工修补再登记扫描。出库的时候分批次的移出，逐份清点移交和回收，在数字化交接登记表上双方签字，将交接表永久保存。为了保护好纸质档案，档案数字化最好是做到不拆钉子，不拆开原件，有效的避免破损和漏页，降低安全风险。拆钉后的档案按照页码顺序排列好，必须采用不锈钢装订。加工现场禁止将食物和水带入加工现场。

2）采用平板高清扫描仪以及全彩色扫描模式，分辨率不低于 300dpi。对于原件里字迹不清晰，颜色淡字体小的图片要求经过手工的图片处理，达到直接打印机出图能清晰辨认的程度。对数字化中要录入的归档年度、分类号、目录名、题名、保管期限、编码、符号、关键词等都要仔细交代给外包公司，避免检查后发现大量雷同的错误，费力去修正。对于高校录取新生名册，毕业名册等具有大量人名的档案，录入关键词要具体录入到每一个人名。因为这类材料字体小，清晰度差，基本每一页图片手工处理后要由负责人仔细检查，确保文字可辨认，亮度合适。专利证书录入要具体到专利号，发明人，具体名称。涉密件档案要抽出，其他不需要扫描存档的部分，要列好单子详细告知对方，减少不必要的开支。双方的有效沟通，及时反馈非常重要。整个过程中不能够突然更换负责人，导致信息传达不全。

3）重视验收过程。验收小组反复检查，抽查。如果达不到质量的情况下，单位有权利要求返工重新做，如果工期超过合同规定，单位有权利扣减部分合同金额作为补偿。每一种类别的档案都要抽检，每一个年份都要检查。

4 确保数字化成果安全

1）光盘和硬盘存储安全。因为电子档案对存储硬件的依赖较为严重，外部环境不稳定都有可能导致数据信息的丢失。首先要选用优质的品牌硬盘来存储数据，每件硬盘拷贝两份以上，最好选择用不同型号的两块硬盘，防止出现某个批次的整体故障。其次要选用安全的存储设备如防磁柜来存放硬盘，保证库房的温度湿度的稳定。有条件的单位要分地域存储，分散风险，以防止出现被盗、潮湿等特殊情况受损。多年前档案数字化是采用光盘刻录，多年以后难保数据正常使用，应该尽早的把数据转录成硬盘，每年都要检查一次硬盘的好坏，如果发现任何小故障，立即更换。

2）档案操作系统运行安全。档案数据库是承担档案的电子载体，信息安全需要专门人员来保障，需要不断加强职工专业技能，加强安全系统的防御能力，定期进行系统漏洞的修补，优化升级系统。[3]工作中持续强化职工的信息安全管理意识，在硬件上配备高配置的计算机、服务器来达到保卫信息安全的目的。具有职业素养的档案人和先进的工作设备缺一不可。

5 结语

国家档案局局长李明华在2015年度指出：“十三五”时期我国档案事业发展的总体目标是到2020年，初步实现 以信息化为核心的档案管理现代化，建成与全面建成小康社会奋斗目标相适应的、有效服务和支撑国家治理的档案事业发展体系。[4]在我国数字档案信息安全保障体系的法律法规不完善的时候，作为档案从业者人员需要付出更多的心血努力，多思考研究，规避风险，把外包中能控制的因素紧握在手里，善于提出新办法，结合实际工作，全盘考虑信息安全和使用便捷。

参考文献

[1]刘秋华.浅谈高校馆藏档案数字化服务外包——以武汉大学为例[J].兰台世界，2020（01）：52-54.

[2]马伟伟.试探档案整理外包风险及防范[J].卷宗，2017（21）.

[3]郑小利.试论数字化档案信息的安全保障体系[J].卷宗，2017（21）.

[4]李明华.全国档案工作暨表彰先进会议上的讲话[J].中国档案，2016（1）.

作者简介

姚娟（1985-），女，汉族，海南，本科，初级，档案利用。