论档案馆应用微信公众平台存在的问题与措施

摘 要：随着互联网技术的不断提升，微信已经成为人们日常生活、工作、学习中所必不可少的重要软件。将微信公众平台与档案管理工作进行融合，借助微信平台的各种优势，可以有效提升档案管理工作的质量和效率，促进我国档案事业的健康发展。笔者结合自身的学习经验，在本文中详细分析了档案馆运用微信公众平台过程中所出现的一些问题，并提升了相应的优化策略，旨在提升我国档案馆的信息服务能力。

关键词：微信公众平台;档案馆;问题;对策

21世纪，互联网发展步入黄金时期，在大数据交换的背景之下，原先的信息服务方式显然已经不能够满足现代社会的发展需求。在互联网发展过程之中，微信、qq、百度云等交流软件的出现，给我国信息服务的改革和创新提供了新的思路。截止到2018年，微信用户已经超过了十亿人次，是我国传播速度最广，效率最快的信息交流软件之一，极大的满足了大众获取信息的需求，逐渐影响了大众的阅读习惯。一些组织、个人或者是企业，会申请微信公众号，借助公众号，发布相关的图片、文字、语音、视频等，实现和用户的有效互动与沟通，截止到2018年底，我国的微信公众号数量已经超过了一千万，其中活跃的账号高达四百万。从这一数据可以看出，微信已经成为公众号信息发布的重要平台，开创了信息服务的新渠道，给大众获取信息提供了新思路。

1 档案馆应用微信公众平台存在的问题

1.1 档案馆和微信服务平台缺乏较高的粘合度

笔者在实际调查的过程之中发现，很多档案馆都没有开通微信公众号，开通公众号的檔案馆整体数量较低。也就是说，直到现在为止，还是有很多档案馆没有意识到微信服务的积极意义，微信公众号在档案馆的运用还处于发展阶段。同时，笔者发现，东南沿海地区，比如说深圳、香港、浙江、山东等地区的档案馆开通微信公众号的数量比较多，而西部地区，比如说，河南、江西、安徽这些地方，开通微信服务的公众号就比较少，发展水平造就了地区差异性。就我国目前档案馆的现状而言，微信服务平台和档案馆的粘合度较低，还需要进一步的提升。

1.2 严重缺失信息交互功能

在提供微信服务的过程之中，当用户在公众号留言，发出问询之后，很多档案馆都没有进行及时的回复，回复的情况少之又少。即便有，也都是默认的自动回复。档案馆不能够及时的对用户的问询进行回复，那么就无法有效的解决用户的问题，能够人工回复的档案馆十分稀少。而且，一些公众号并没有妥善的设置自身的默认回复内容，比如说沿海地区的某一档案馆，就将自己的默认回复设置成了：“微信设置在72小时之内，和用户没有进行互动，所以我们无法及时给用户发送信息。如有疑问，可在后台留下个人信息，方便我们与您取得联系。”这一回复内容可行性和逻辑性都非常低。这样的问题，会导致用户对档案馆公众号丧失信息，长此以往，会降低用户的体验感，关注人数可能会降低。

1.3 没有充分的利用服务功能

档案馆微信公众号，最重要的就是学会充分的利用服务功能。很多档案馆都没有开设自定义的菜单服务，有的虽然设置了自定义菜单，但是用户点击之后，其信息内容都是生搬硬套其他的内容而来的，设计缺乏人性化和合理性，不能够有效的满足用户的实际需求。

1.4 资源推广力度不够

很多档案馆都没有积极正面的宣传其微信公众号，有很多老百姓甚至都不知道档案馆有微信服务，关注数量自然上不去。在大数据的背景之下，档案馆没有及时的跟上时代大的发展潮流，依旧将自身的中心放在传统的微信信息服务之上，降低了微信在档案信息服务之中的积极作用。

2 针对档案馆应用微信公众平台存在的问题所提出的解决对策

2.1 与时俱进，改变档案服务理念，提升工作人员综合素质

档案部门之所以不重视微信应用，主要还是因为没有紧跟时代的发展潮流，缺乏档案服务意识，没有先进的服务理念。在新时代的背景之下，档案馆的工作人员必须要与时俱进，不断创新和改革自身的服务理念，了解微信技术的重要性，抓住微信的重要优势，有效的运用在日常的工作中，以此来提升工作效率，为大众提供更加良好的信息服务环境。档案馆要定期的聘请优秀的专家来对员工进行培训，通过一系列系统的、科学的、有目的性的培训活动，有效的增强工作人员的视野，提升他们的知识水平，转变他们的工作理念，让工作人员了解到微信技术对档案馆工作所起到的积极作用。不仅如此，档案馆还需要扩充自身的档案队伍，不断的吸引高水平、高学历、专业对口的技术人员参与到档案工作中来，学会利用现代化的工作手段来进行档案服务。档案馆要与时俱进，转变自身的服务理念，培养一支高水平的档案队伍，有效的发挥微信的最大作用，促进档案馆的健康可持续发展。

2.2 提升交互功能，实现友好型服务

微信最重要的特点之一，就是注重用户的体验过程。交互功能的存在，就是为了能够有效的增强用户的体验，让微信在信息服务的过程之中发挥其不可磨灭的重要作用。交互功能之中，留言功能和聊天功能是不可或缺的主要内容。想要提升微信服务，那么就必须要从提升交互功能开始。比如说档案馆微信公众号的回复功能，第一，在进行自动回复设置时，一定要结合实际的工作情况，本着友好负责的态度进行设置，既要对用户保持礼貌，还要将公众平台的操作步骤和主要功能介绍清楚。有的档案馆是这样设置自动回复消息的：“欢迎您的咨询，如要查询档案请按1，如要查询教育培训动态请按2，如有其他疑问，请按3。”这样的自动回复，设置清晰简洁，功能操作一目了然，能够有效的提升用户的体验感。此外，档案馆还需要在微信公众号上设置一个互动交流菜单，提供在线留言和在线问答功能，让用户们能够在这里畅所欲言，及时的发表自己的意见或者建议，为用户们答疑解惑。这样，能够有效的增强用户的存在感，实现档案馆的友好型服务。

2.3 扩充自定义功能，提升服务质量

微信公众号能够发布图片、视频、音频、文字，能够以最直观的方式将信息传递给用户，便利用户的日常工作和生活。档案馆要正确的利用微信的这一优势，不断的提升自身的信息服务水平。微信的自定义菜单有着十分强大的作用，档案馆就可以充分的挖掘这一功能，立体的、全方位的来展示自身的服务内容和主要信息。还可以借鉴一些做的比较出色的档案馆公众号，在他人的基础之上，结合自身的实际情况，设置出多种多样的个性化功能。比如说，可以在微信公众号之中设置百年历史功能，用户点进去，就可以看到这个城市近百年来的发展历程，感受城市的历史厚重感。还可以设置在线访问的功能，第一时间解决用户的问题，提升服务质量，促进档案馆整体形象的提升。

2.4 加强宣传力度，形成传播效应

档案馆必须要加强自身的宣传力度，将微信公众号有效的推广到大众的面前，切实的扩大微信公众号的影响力，只有这样，才能够吸引更多的用户，从而促进档案馆工作效率的提升。比如说，档案馆可以在大门的入口、桌面张贴微信二维码，这样来档案馆咨询的群众就可以直观的看到，知道原来档案馆也是有微信公众号的，工作人员还可以以平易近人的态度让群众关注微信公众号。同时还可以在每一期的档案期刊上印上微信二维码，慢慢的扩大影响力。档案馆要注重微信公众号，在微信平台上帮助群众答疑解惑，解决他们的问题，形成良好的口碑效应，让群众自发的推荐给身边的人，一传十，十传百，长此以往，档案馆的微信公众号得到了群众大力的宣传，关注的人数越来越多，有效的提升了档案馆的品牌价值，为档案馆带来了良好的社會效益。

3 结束语

随着社会的不断发展，互联网技术的不断提升，人们开始利用互联网技术获取信息，有效的打破了空间、时间、地域的限制，便利了人们的日常生活和工作。这些年来，档案馆开始愈发的重视微信公众号，它有效的提升了微信用户的使用体验，让用户能够在第一时间之内获取到想要的信息。因此，在新时代的背景之下，档案馆必须要与时俱进，不断的创新自身的工作方式，借助微信公众平台，积极的发挥微信的优势，提升自身的信息服务水平。在运用微信的过程之中，档案馆必须要站在用户的立场上去考虑问题，在合理的要求上，尽全力的满足用户的需求，给用户提供良好的信息服务环境。

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作者简介

张利，男，汉族，研究生，馆员，研究方向：档案管理。