新形势下如何管理好特殊载体档案

张春霞

摘 要：基于当前时代背景下，企业的整体发展速度越来越快，变得更具人文化特点。尤其是特殊载体档案的出现，使得企业的档案管理进入了新的阶段，载体变得极为丰富，具有多种形式。但由于管理工作缺少参照的制度内容，而且模式统一化水平不强，影响了管理工作的正常开展。因此，企业便需要针对这一方面问题进行深入研究，通过多种不同的措施，尽可能促使管理工作更具科学性特点。本篇文章主要描述了特殊载体档案管理存在的问题，并对于加强特殊档案载体管理的方法方面发表一些个人的观点和看法。

关键词：新形势;管理工作;特殊载体档案

对于特殊档案载体而言，具体形式有很多种，包括奖牌、印章、声像、证书、奖杯等资料，不仅内容非常真实，而且有着较强的直观性特点。因此，其管理工作便显得非常重要，直接影响使用效果。

1 特殊载体档案管理存在的问题

1）文件管理过于分散。对诸多企业来说，由于特殊载体档案的类型有很多，因此往往会由多个部门共同管理。各自负责一部分，处理相应的内容。显然，这种方式很容易造成管理工作十分分散，每当需要进行资料调用的时候，部分资料很难做到正常查询。不仅导致工作效率下滑，而且会浪费诸多内部资源，影响了企业工作的开展[1]。

2）档案未能统一分类。在对特殊载体档案管理的过程中，由于没有对其进行合理分类，同时也没有制定对于的标准，许多档案都全部混在一起进行堆放。每当需要调用的时候，必须花费大量时间进行搜索，导致管理工作缺乏连续性特点，影响了管理工作的正常开展，实际效率也非常低。

3）缺少统一管理制度。许多企业在进行档案归档的过程中，并不具有形成形式，也没有设置合理的管理机制。正是由于缺少制度带来的约束，造成工作人员在进行管理的时候，只能盲目凭借自身经验进行处理，使得部分资料出现了丢失的情况，可操作性不强。

2 加强特殊档案载体管理的方法

1）明确收集范围。其一，但凡能够对企业职能活动或者工作成果进行记录的载体，都需要对其进行合理分类，并完成归档工作，主要包括：领导人员参加公共活动的载体信息;著名人物参与企业内部活动的载体信息;企业安全生产以及经营改革工作的载体信息;记录企业大型活动、大型事件的载体信息;记录单位基础设施以及重要建设工作的载体信息;记录企业研究工作的载体信息;企业参加外事活动的载体信息。其二，企业在日常工作中获得的国家、省、市、县及上级单位奖状、奖杯、锦旗以及证书等;上级单位赠送的题词、牌匾以及重要纪念品;领导人物在参与大型获活动时，使用过的各类物品;企业在开展大型活动的过程中，形成的纪念品;撤销机构在工作时，应用的各种印章。这些物品全部都需要纳入归档范围之中，对其合理分类，逐步完成归档工作[2]。

2）明确收集要求。其一，结合现有的实际情况，单独创设归档制度，并在日常工作中对其不断完善，确保整个管理体系更具合理性。其二，对于所有能够纳入归档范围中的档案资料，需要全部交由形成部门档案管理人员负责，定期进行归档，收集、整理、归档。其三，所有完成移交的归档载体，都需以保持原始性和真实性，不能随意进行更改。其四，对特殊载体资料内容进行移交，确保现有的载体物质有着较高的综合质量，且性能良好，所有信息记录足够清晰，十分完整。其五，所有移交的特殊载体都不能出现老化、变质、磨损和污染的情况，如果发现有任何缺陷，理应及时调整。其六，在接收的过程中，必须要对磁带缠绕进行详细检查，把握其规整性，边缘部分是否出现了磨损的情况。同时还要将其放入到存储环境之中，采取平衡操作，时间长度为1到3天。之后在全长度上，应用清洁机，对其重新进行缠绕处理，并保证速度均匀，有着较强的连续性，张力则需要控制在1.8N到2.3N之间。之后，将磁带放入到干燥的环境之中，快速完成封存。封存材料可以使用塑料袋或者密封容器，以防黏合剂以及润滑剂出现了挥发的情况[3]。

3）加强载体保管。对特殊载体档案来说，自身材料有很多，在进行保管的时候，理应充分把握其原有特点，基于特定的类别，采取分库保存的方式，以便统一管理。

其一，部分特殊载体档案对外部条件有着较高要求。诸如常见的磁带载体，其所处的库房，温度最好控制在14-24度之间，而湿度则需要保持在45%-65%之间。在明确了具体数值之后，在24小时之内需要保持恒温状态，具体变化最好不要超过±3度，而湿度的变化则不要超过±5%。为了保证储存效果，库房中需要设置空调以及温湿度测量仪，以便对其温度条件以及湿度条件展开控制。其二，确保整个库房足够清洁，同时所有装具不能有任何污染。整个仓库需要时刻处在正压的状态之中，以防受到灰尘造成的污染;空气中不能有任何腐蚀性气体，同时通风条件良好。地面不能进行打蜡，也不能铺设地毯。如果使用了吸尘器，所有排出的气体都需要使用特定的容器，转移到库房外部。其三，做好防磁保护工作。在进行磁性载体档案保护的时候，必须和磁场之间保持一定的距离、尤其是磁源，诸如磁铁、马达以及变压器等，实际距离至少为77mm。如果空间不足，可以使用软磁物质进行屏蔽，诸如软铁、铁淦氧以及镍铁合金等。如果库房之中存有一些极为重要的磁性档案资料，还需要单独设置测磁设备，对周围存在的隐形磁场展开全面检测，以防磁带会出现退磁的情况，亦或者信息发生丢失。其四，加强防火保护。无论是库房还是装档案的工具材料，都需要使用耐火性，库房的周边区域不能放置任何易燃物品;库房之中严禁有任何明火出现;档案库房上需要时刻放置CO2型灭火器。按定期检测灭火器，并做详细记录。其五，提升放置的科学性。为了防止磁性载体会出现变形的情况，所有磁带都要放置在磁带盒之中，并保持垂直的状态，确保自身受力均匀，以防发生卷边或者变形的情况。其六，所有工作人员都需要基于规定的要求进行操作，保持良好的个人习惯。在移动磁带的时候，不能用手直接触碰，必须佩戴非棉制手套;防止磁带和不清洁的表面发生直接接触;所有能够进行磁带存放的装具，都要保持较高的清洁度。其七，针对库房本身，必须做好防潮、防水、防光等保护工作。所有档案库房内设备都要防止水灾、火灾;在磁带架的最低一层，需要单独设置隔板，并且和地面之间保持40cm的距离;所有档案都不能长时间暴露在光源之中，防止紫外线直接照射。其八，在进行实物档案装具保存的时候，必须进行防尘处理，避免光源照射。一些具备较好条件的企业，可以单独设置专门的仓库或者柜子，以此进行保管。在库房之中，所有存有档案的柜子，都要保持较高的清洁度。工作人员需要定期进行除尘，以防档案发生褪色的情况。如果有部分档案很容易受到虫蛀或者出现锈蚀，必须做好防腐、防虫鼠工作，加强技术保护，保证其足够完整[4]。

4）加强特殊载体利用.对特殊载体档案来说，基于本身的特点，为了能够确保其安全性，同时能够做到合理利用，必须设置对应的审批手续，确保其有着较高的科学性以及合理性。磁性载体档案需要以一式两份进行归档。其中一份需要进行封存保管，不能随意外借，另一份则可以进行正常使用。

3 结束语

综上所述，对特殊载体档案来说，本身有着诸多特点，使得管理过程中往往会有诸多问题出现。因此，相关人员理应提高重视程度，通过多种不同的方式，及时予以处理，确保管理的整体效果能够满足规定要求。

參考文献

[1]马献忠.关于企业特殊载体档案分类的思考[J].档案学通讯，2018，000（005）：57-58.

[2]马蕊，陈占凤.企业特殊载体档案管理试行之路[J].档案学研究，2016（S1）：84-86.

[3]程倩.加强企业特殊载体档案的规范管理[J].山东档案，2019，000（005）：24-25.

[4]孙琳，吴春明.高校特殊载体档案管理策略研究[J].北京档案，2014，000（009）：26-27，31.