规范学校财务档案管理的措施及对策

张撑柱

摘 要：在学校的日常管理中，财务档案管理工作是一项常规而重要的工作。财务档案的规范管理是实施学校财务工作的前提与基础。本文主要围绕如何规范学校财务管理及对策进行简单的分析。

关键词：规范;财务档案管理;措施;对策

随着我国教育体制的不断深入发展，信息技术的不断更新，智慧校园建设迫在眉睫，学校财务档案管理工作也面临着各方面的挑战。如何做好学校的财务档案管理工作，让透明高效的财务管理，省时、高效、节能的智慧校园呈现在我们面前是一个值得思考的问题。

1 学校财务档案管理中存在的问题及分析

1.1 档案管理制度不完善

如今，在一些学校中，财务档案管理制度还不够完善。如财务部门与档案部门之间的联系不够紧密，加上一些学校对于档案管理工作不够重视，导致档案管理制度也不够完善，忽视了对档案管理人员的工作分工，这些因素直接影响了学校财务管理的水平。其次，在一些学校中，缺乏完整的内部财务控制制度，无论是定额管理，还是原始凭证管理，都缺乏切实可循的制度[1]。因此，在学校的财务工作中，各种单据的形成也存在着多多少少的问题。再次，学校的原始凭证工作不够规范，因而造成在档案管理工作中，涉及财务方面的信息还不够完善，影响了档案管理的效率。

1.2 档案人员综合素质较低

学校财务档案记录着一个学校财务运行情况，与学校财务管理密切相关，为学校教育教学工作的正常开展提供保障，同时还为学校后期的财务预算提供一定的参考价值。但是，在一些学校里，财务档案工作人员的素质较低，他们对财务档案管理的意义理解不深透。所以常常忽视了这项工作。财务档案工作人员职业道德素质相对较低，又由于缺乏系统的专业知识，极大的影响了学校的财务档案管理工作的开展。此外，由于学校的管理人员配备不足，而财务档案管理的任务较重，学校管理层又不愿投入资金引进专业人员，平时也疏于对档案人员的专业培训，从而造成了学校财务档案管理工作很难健康有序开展。

2 规范财务档案管理的措施及对策

2.1 完善财务档案管理制度

要使学校财务档案得到更高层次的管理，必须完善档案管理制度，建立规范的财务档案管理制度，这样财务档案管理工作才有制可依，有据可循。必须明确档案管理人员的职责，财务档案的管理、登记等才会变得更加的顺畅。

完善财务档案管理制度主要有以下对策：1）加强各部门之间的联系，尤其是财务部门与档案部门，树立新的管理理念，营造一种科学化、规范化的管理氛围。2）明确学校管理层的领导责任，其对财务档案管理工作要负领导监管责任，这样才能确保财务档案管理工作顺利开展，财务资料的真实性才能够得到保证[2]。3）创新学校的财务档案管理责任体系，在对财务档案管理人员设置时，将档案管理落实到具体的人身上，一旦出现了问题，可以及时找到责任人，并及时得以处理，避免发生相互推诿现象。4）建立相应的奖惩制度，当遇到财务档案泄漏事件，或者是遇到财务档案管理不规范的现象，则需要按照规章制度对责任人进行处罚。如果档案管理人员的表现较为优秀，需要对其进行奖励。

2.2 加强对档案人员的专业培训

在财务档案管理中，档案人员较为关键，其专业素质的高低会直接影响到这项工作的开展。而随着互联网的来临，人才的作用日渐凸显，成为智慧管理的关键。因此，在学校的财务档案管理中，需要重视对档案人员的培养，提高他们的综合素质，顺应时代的发展。财务工作不仅具有专业性，而且还具有安全性以及保密性的特点，这就对财务档案管理人员提出了较高的要求，一方面需要提高其综合素质，及业务能力，另一方面更需要其具有较强的职业道德素养。因此，学校需要从两方面对档案人员进行培训，一个是专业能力方面，另一个是从职业道德素质方面。此外，还需要引进专业化的人才，以便在内部构建一个良性的竞争氛围，激励着档案管理人员的自主学习。通过专业化的培训，财务档案管理者就会更加了解财务档案管理工作的重要性，实现财务档案管理工作的规范化与科学化。

2.3 加强财务档案管理责任体系的创新

要想提升学校财务档案管理的水平，就要加强财务档案管理责任体系的创新。首先，要对管理人员的理念创新，鼓励管理人员积极提升自身的专业知识，增强业务素质。然后，引入正确的体系设置方法、改革体制，这里要注意的是，对于建立体系的中间环节要足够精简，以避免浪费更多的时间和精力，但是一定要保障管理责任体系要严谨。在财务档案管理责任体系建立的同时，学校管理人员要注重将责任落实到个人，一旦出现问题，要及时能找到负责人，并对问题进行高效的处理，避免不必要的损失。

具体的创新步骤如下：第一，策划。管理人员要对当前的现状进行有效的分析，理清与体系建设有关的档案管理的基本情况，现状分析可根據需求分步实施，相关部门通过现状分析协助管理人员进行决策，并制订具体工作方案。然后管理人员进行有效研讨，最终制定出方案，完成策划工作。第二，实施。在进行责任体系创新时，首先要开展组织架构与职责分配、流程与制度建设、管理人才团队建设。明确每个管理人员的工作内容和工作责任。第三，试运行。在新的体系制定完成后，要进行试运行，在这一过程中，要找到不足和优势，试运行的周期不宜过长，以便可以及时的调整创新方案，有效整合管理资源。第四，检查改进。在财务档案管理责任体系创新完成之后，在投入使用之前，要进行严密的检查，避免体系出现漏洞，如果一旦出现漏洞，要马上进行改进，避免因为体系制定造成的管理疏忽和损失。

2.4 专人专房管理，建立电子管理平台

财务工作具有保密性和安全性的特点，所以在财务档案管理工作中，对硬件的要求也是比较高的。要想使财务档案管理工作可以顺利进行，学校方面就要加大财务投入力度，针对不同的财务项目设立不同的办公地点，财务档案管理的档案室要与管理人员的工作区域分开，这样有利于保密性和安全性的提升。在档案室中要配备专业的放火、防盗、消杀设备，以保障财务管理档案的外力破坏。随着学校财务管理档案的数量不断增长，为了避免纸质档案过于占用空间，学校要积极开展电子财务档案管理平台的建设，以填补纸质档案的缺失。在电子财务档案管理平台建设初期，管理人员就要提出相应的平台建设意见和建议，学校方面要加大投入力度，优化网络、购置电子设备，在软件运用上也要使用正版、高端的管理软件，以避免档案的丢失和被盗。另外，随着管理平台的建成，也要加强档案管理人员的平台维护相关培训，以确保因缺乏经验导致的工作滞后现象发生，从而保障电子平台的正常工作。

3 结语

综上所述，学校的财务档案管理工作是一项关乎学校全局，为学校发展起着至关重要的一项工作。一定要克服档案管理制度不够完善，档案管理人员的素质低下等原因，顺应时代发展，更新管理理念，培训专业人员、提高管理人员的素质，学校财务管理才能走上健康、高效的发展道路。

参考文献

[1]马丽.规范学校财务档案管理的措施探讨[J].科教文汇（上旬刊），2015，02：151-152.

[2]龙菲.试论学校财务档案的管理办法及改进措施[J].办公室业务，2018，02：153.

[3]曹晶.规范财务档案管理 提高财务管理水平[J].吉林省经济管理干部学院学报，2010（5）：86-87.

[4]高春雷.浅谈财务档案管理的规范与水平的提高[J].行政事业资产与财务，2011（12）：103.