基于公安档案管理体制的改革和优化策略

陈丽萍

摘 要：公安档案是对相关案情案件的真实记录和材料归置，档案既包括图片、文案也包括影像和录音等，既有纸质档案也有电子档案，是治安管理的重要依据。从现有公安档案管理体制来看，还存在一些不足，尤其是很多县级派出所，档案管理制度不健全，档案管理机构设置不科学，使得档案移交鉴定、档案集中管理，以及装换利用问题较多，对公安管理工作的高质开展形成阻碍，必须加强改革和优化。本文，首先分析了公安档案管理体制上存在的主要问题，其后提出了一些针对性改革和优化策略，期望能进一步促进公安档案管理事业的更好发展。

关键词：公安档案;管理体制;改革优化;策略

自我国取消乡镇基层派出所档案管理职能以来，大量基层公安档案汇集于县一级公安档案管理部门，给县级档案管理带来极大的工作压力，加之县级档案管理部门机构设置不合理，管理职责分化不清晰，信息化基础设施不健全、设备陈旧，导致其公安档案管理弊端百出，成为影响公安管理工作的一个“短板”，面对这些问题，如何革新现有体制，优化管理模式成为县级公安档案管理部门需要深思的问题。在此笔者结合自身工作经验，就其体制改革和管理优化的策略进行分析。

1 县级公安档案管理体制上存在的不足

1.1 公安档案管理不符合警务机制改革的要求

依据国家档案管理制度规定，公安派出所档案应设立专门档案库，配置专业管理设施设备，交由专门的档案管理部门，专业档案管理人员来管理。从目前县级公安档案情况来看，档案种类、档案数量都在急剧增加，而县级档案库基本饱和，影响档案管理安全。加快库房扩容建设，加大档案整理减负、实施专业化管理的需求越来越大。但是，扩充库房、加大人财物投入又势必会造成派出所警务资源紧张，如此便和“精兵简政，节约减负”的警务机制改革要求形成冲突，给县级公安工作带来其它困扰。

1.2 公安档案管理不符合公安信息化建设要求

首先，在互联网逐步普及的现代社会，日常办公和警务处理都运用到了很多信息化工具，在“数字化”、“电子化”理论下，产生了很多数据信息档案，需要档案管理部门加强电子档案的管理力度。其次，从现状来看，目前县级档案量巨大，而档案部门工作人员不足，往往身兼数职，在档案管理上仍然以传统管理模式为主，信息化设备应用较少，档案调用、查阅、归档等管理效率低下，导致很多工作开展不起来。加之缺乏科学的解决措施，也使得档案信息化管理长期处于低水平状态，不仅阻碍了公安档案管理现代化进程，而且还影响着整个公安系统工作。

1.3 公安档案管理不符合档案发展的自身规律

按照档案学理论，档案管理部门的立档条件必须要包括三个基本条件，其一管理部门要具备独立管理权，且有权对外自主行文;其二管理部门应是一个独立会计单位，有财务预算和计划编制的独立权，可以自主安全单位资金支持相关管理工作;其三要建立单独的专业的管理机构和组织结构，岗位设置应合理和科学，具有单独的人事任用权。但实际上，基层公安派出所是上级公安局的派出机构， 执行机构，大多数行政规定、资金安排、人事任免等必须向上申请和请求批示，既没有行政独立职权，也没有独立会计能力，所以不满足专业档案管理的基础条件。因此从这一理论来看，将派出所作为档案管理直接单位，就违背了档案管理的基本规律和基础条件，违背了档案管理的发展要求。而将基层公安档案管理的重担堆积到县一级及以上公安部门身上，这也加重了档案管理的压力，反而降低了公安档案管理的质量。

2 公安档案管理体制的改革和优化策略

2.1 注重体制改革，加快公安档案管理职能转换

公安机关档案管理工作，由县及以上公安机关进行集中管理，其具体模式有两类：其一，农村地区，由县（市）级公安局对下属派出所的档案进行整体接收和集中管理;其二，城市地区，由省（区）及以上公安机关对派出所的档案进行管理，基层公安派出所不再直接履行档案管理职能。县级公安档案管理部门应在原有档案管理基础上，扩大和设立了更专业的公安档案管理机构。公安档案管理部门应设置专用档案库房，接收、保管各警区移交的各种实体档案资料;设立数字化档案服务器，接收、管理及利用各类档案资料，包括纸质档案和电子媒体档案。同时制定科学的档案分类保管制度，以此保证公安档案管理的规范性和合理性。当前，加快转变公安档案管理职能，革新档案管理体制，加快整合公安档案资源，既可缓解基层公安派出所工作负担，也能促进公安档案管理工作的专业化进程，于国于民于社会而言都具有极其重要的意义。

2.2 推行档案数字管理模式，提升公安档案管理质量

随着基层派出所档案逐渐向县（市）级汇集，实现集中管理后，县级及以上公安档案管理工作的压力变得更大，而传统的档案管理模式因制度体系不健全，机构设置不清晰，管理人手不足，信息化程度低等原因，造成管理效率不高，對公安事务的支撑性不强等现实问题。所以必须要借助先进的信息技术，推进数字化档案管理，提升档案管理水平。其一，在现有纸质档案管理基础上，借助档案管理系统，利用大数据分析对比，开展档案数字加工和录入工作， 将使用价值大、使用频率高、档案关联信息多的档案内容先录入档案管理系统，转化为数字信息，既便于长久安全管理，也便于随时查找调用，如重要的行政文件、财务报表及统计资料、案件卷宗、人事资料等。而对于那些当前未能转化为数字文件进行长期管理的资料，比如临时决议、草案、残缺材料、实物器具等，应根据实际工作需要，做好临时单独管理工作，待材料最终形成后，进行整理录入，而实物类也需要以图片、视频等具体形式来生成电子档案信息。其二，坚持“分散传输、集中入库”的管理原则，构建一个高效高质，一体化，关联化的现代公安档案管理体系，以现有档案管理资源为基础，借助大数据、云计算、互联网及物联网，组成一体化档案信息服务中心，将各下级公安派出所日常产生的档案信息，有序、分类、实时传入档案中心，由中心系统进行识别分类归置，并集中管理，避免以往大量档案信息在某一特定时段集中汇集，造成档案管理工作瘫痪，也为确保档案信息的及时性和安全性提供保障。

2.3 建立健全现代警务信息管理机制

在优化调整公安派出所档案管理职能之后，还应加快建立与现代警务信息管理相适应且分工明确的档案管理制度，以保证新体制的有效实施。其一，应建立健全公安档案信息收集和归档制度。虽然取消了基层派出所档案直接管理权，但仍要履行日常档案信息收集、临时保管、上传等基本职能，为落实相关工作，需要制定出一套科学、有效的系列规章制度，以此确保基础档案信息的完整性和及时性，可以更好地支持公安工作开展。其二，加快建立专业化管理机制，需要制定一套合理的操作程序，达到既高效又高质还能节省成本的目的。包括采、编、规整、维保等相关工作标准，尤其要注意数据档案管理的安全性，需要提升数据档案系统安全层级，防止重要档案被窃取、篡改、盗用或恶意破坏等。其三，还要建立公安档案成果转化利用机制，鼓励建立地区或国家统一的标准化档案大系统，将各级公安部门纳入统一系统中来，实现公安系统内档案资源的共享共用，最大化发挥公安档案的利用价值。

3 结语

新时代，公安档案管理工作应该积极转变观念，革新体制，借助信息技术及设备构建数字化、一体化公安档案管理系统，提升管理效率和质量，支持公安工作的高质量开展。

参考文献

[1]何玉良.新形势下推进公安档案工作的思考[J].档案建设，2016（3）：81.

[2]李震.对公安派出所档案管理创新的思考[J].辽宁警专学报，2012（3）：48.

[3]杨启典.公安基层派出所建设刍议[J].山东警察学院学报，2012（7）：144.