医院办公室档案管理工作的优化建设分析

郭玉帅

摘 要：办公室档案管理是医院管理的重要组成。本文在阐述办公室档案管理机价值的基础上，分析当前医院办公室档案管理的问题，并指出医院办公室档案管理的具体办法。期望能进一步提升办公室档案管理水平，进而促进医院医疗服务水平的进一步发展。

关键词：医院;办公室档案管理;优化建设

深化医院管理是推行我国医疗改革的重要举措，其在保证人民身体健康、维护社会稳定中发挥着关键作用。医院办公室档案管理是保证医院管理质量的重要环节，其直接关系着医院的管理效率和服务水平。医疗改革背景下，提升医院办公室档案管理质量已经成为医院现代化、规范化发展的内在要求。

1 医院办公室档案管理的价值

1）满足医疗改革需要。新经济形态下，人们对于医疗服务水平提出了更高要求，基于此，我国加快医疗改革步伐，在医疗改革深化中，医院管理是极为重要的一个环节，其直接关系着医院的运营能力和医疗服务水平。档案管理是医院管理的重要内容，新时期，工作人员能构建现代化的档案管理模式，同时通过现代信息技术，进行医院运营管理、医疗服务资料的有效搜集、整理、存储、保存和应用管理;这在一定程度上提升了医院管理效率，医院能更好地为患者服务，满足了医疗改革的基本需要。随着医疗工作的深入和管理的不断完善，围绕服务质量这一轴线，突出“全心全意为病人服务、以病人为中心”的医学、管理、教学科研、人员结构、设备设施、财会统计等资料对医院建设和发展具有宝贵价值的原始资料，便形成了医院

档案。

2）提升医疗服务水平。提升医院医疗服务水平是医院进行管理优化的根本目的。从医院办公室档案管理过程来看，进行医院运营档案资料的管理，能为医院行政决策的制定与实施提供支撑，提升医院整体运营能力;而通过医疗服务档案资料管理，医院能收集大量的典型病例，这对于后期临床诊断和患者服务具有深刻影响。由此可见，进行医院办公室档案优化管理，有利于打造现代医院管理模式，提高医疗服务质量。

2 医院办公室档案管理问题

1）重视程度不够。作为我国最基本的医疗机构，医院在防疫卫生和保证人民健康安全中发挥着重要作用。基于这样的责任和目的，医院管理者应重视办公室档案管理，为医院运营管理和医疗服务管理提供有效支撑[1]。从目前管理实际来看，一些医院管理层尚未充分认识到的办公室档案管理的必要性，在医院管理中，其将管理的重点放在了医疗服务实施方面，对办公室档案管理人才配置不足，档案管理工作难以高效开展。此外，要提升办公室档案管理质量，还应注重档案管理制度的有效建设，然而在实际管理中，医院在办公室档案内容管理、查阅管理、安全管理等方面的制度建设滞后，这使得办公室档案内容失真、损坏和丢失问题较为严重，降低了医院办公室档案管理的规范性，同时其极大地影响了医院医疗管理水平提升，并阻碍了医疗改革的进一步深化。

2）管理模式落后。现阶段，医院档案管理中存在软硬件设施落后、管理模式不能与时俱进的情况，这极大地降低了医院办公室档案管理质量和医疗服务水平。一方面，较多的医院仍采用纸质档案形式进行医院运营和病例档案管理，在档案实际管理中，其未能结合医院发展实际构建信息化档案管理平台，这使得办公室档案管理效率低下，同时声像档案资料缺失，影响了档案整体管理质量。要解决这一问题，还应优化软件管理的基础设施，为办公室档案的现代化管理提供有效支撑。另一方面，医院档案管理人员缺乏延续性管理理念。医院的运营管理和医疗服务是一个动态化、持续化的发展过程，在档案管理中，应根据本院医疗服务特点，延续性的进行全要素管理，然较多医院办公室档案管理存在管理阶段化特征，如上级检查时临时补录，这使得档案信息失真问题严重，影响了医院办公室档案的实际

价值。

3）管理水平因素。现阶段，医院对于档案管理人员不重视，甚至选择一些已退休的医院基层管理者进行档案管理。这使得档案管理人员存在专业水平不足的问题。譬如一些医院在医疗服务中加大了现代信息技术的使用力度，这要求管理人员能借助互联网平台进行办公室档案的信息化管理，然受档案管理人员专业素养影响，当前医院档案管理人员计算机操作水平有限，同时缺乏先进的档案管理理念和方法，其很难在工作中实现医疗服务、档案管理与信息技术的融合。另外，在实际管理中，医院未能进行档案管理人员职责的有效划分，这使得一部分档案管理人员在实际管理中缺乏责任意识和职业道德，增加了档案管理的实际风险。

3 医院办公室档案优化管理的措施

1）强化办公室档案管理认知。要进一步提升医院办公室档案管理水平，医院管理层、档案管理人员就应从思想上重视档案管理工作。一方面，医院管理层应认识到办公室档案管理对医院运营管理和医疗服务水平的影响，在医院运营及医疗服务中，将办公室档案管理作为医院管理的重要内容，然后专门的档案管理部门和人员，为实际的档案管理工作创造良好条件。另一方面，为确保档案管理的规范性，应加大本院办公室档案内容方面的制度管理，在实际管理中，要求管理人员按照制度标准，进行档案内容填写、检验和保存管理，从源头上解决档案失真问题。同时，建立完善的档案查阅和安全管理制度，要求医院全体人员参与到档案管理实践当中，解决档案损坏和丢失问题。

2）创新办公室档案管理模式。办公室檔案管理模式创新中，应注重两个方面的优化管理：一方面，在信息时代背景下，现代信息设备在医院管理和医疗服务的应用更加广泛，这使得在医院档案管理中，应加大软硬件设施的有效投入，通过现代信息技术，构建“互联网+档案”的管理模式，这样一将档案内容输入计算机，工作人员对后台数据进行整合，确保了档案信息管理的真实性、全面性，同时，当需要使用档案时，在特定软件的支撑下，人们能一键提取到所用的信息，提高医院档案管理效率。需注意的是，采用互联网技术进行档案管理时，应加大声像档案的收集和整理，继而确保档案内容信息的直观性、有效性。另一方面，针对目前档案管理滞后于运营管理及医疗服务管理的问题，应在实际管理中强化责任意识，然后构建全要素、全过程的办公室档案管理模式，确保医院办公室档案管理的而动态化、延续化。

3）提升管理人员的专业素养。医院办公室档案管理需要一大批极具有较高专业素养的档案管理人员;在医院档案管理工作开展中，应加大培训力度，提高档案管理人员水平。一方面，医院应结合本院运营发展模式和医疗服务现状，进行医务人员档案管理内容和方法的有效培训，确保在实际管理中，相关管理人员能通过先进的管理理念和方法，进行档案信息的收集、整理、保存和应用管理，确保档案基本管理符合医院管理需要。另一方面，在档案管理中，还应注重人员计算机操作技能的有效培训，当医院创建互联网+档案管理平台后，档案管理人员具有较强的计算机操作技能，在实际管理中，其能实现医疗服务、档案管理与信息技术的深度融合。此外，在培训中，还应注重档案管理人员责任意识的培训，同时建立档案管理权责制度和奖惩制度，确保所有档案馆人员具有较高的责任心和职业道德，能积极主动地进行档案管理，为医院运营管理和医疗服务提供有效支撑。

4 结论

办公室档案管理对于医院医疗服务质量具有深刻影响。新时期，医院管理者只有充分认识到办公室档案管理的实际价值，然后在分析当前管理问题的同时，进行办公室档案管理方法的优化创新，这样才能有效地提升办公室档案管理质量，促进医院医疗服务水平的进一步发展。

参考文献

[1]程文鹏，王浩.人才流动背景下医院人事档案管理的完善策略研究[J].国际公关，2020（4）：135+137.