现代人事档案管理存在的问题及对策探讨

康子瑜

摘 要：随着社会经济的不断发展，我国企业的发展也迎来了更多的机遇和挑战。人力资源管理是企业管理工作的重要一环，而人事档案管理又是人力资源管理的重要组成部分，做好这项管理工作具有积极的现实意义。本文就现代人事档案管理存在的问题及对策展开探讨。

关键词：人事档案;人才;档案管理

人事档案是用人单位在了解人、使用人的过程形成的能得到组织认可的文件材料，是记录人才信息的重要载体，人事档案也能为核实和评价一个人提供最基本且最权威的依据，同时人事档案也会如影随形般跟随当事人一生，其重要性对个人而言不言而喻，人事档案对于企业的重要性也亦如此，因为它能客观的帮助人力资源工作者和企业管理层更好的管理人才、挖掘人才以及调配人才，进而对企业发展提供强大动力。

1 现代人事档案管理存在的问题

1.1 对人事档案管理工作的认知不足

对人事档案进行管理是非常枯燥无味的，相关人员没有正确的认识和了解人事档案管理的重要性，相比于其他的人事部门档案管理的业绩和工作性质不同，造成人事档案管理人员在管理过程中产生消极的情绪;一些人事档案管理部门的领导也没有重视档案管理工作，由于档案管理只是整理文件、记录文字，没有技术性，所以导致很多单位领导不重视档案管理工作，导致人事档案管理工作无法顺利展开。

1.2 信息登记归档不够规范

企业人事档案集中登记了职工的基本履历信息，工作经历通常记录在岗位调整上，却没有其对业绩表现和评价结果进行详细记录，这使得人事档案不能作为职工工作经历的完整依据。职工调动、晋升、任免和入党前考察需要查阅其人事档案，难免会经常出现无档可查、无档可依的状况。在人事档案管理过程中，一些企业不及时将材料登记归档，造成断档;一些企业登记信息不全或失真，造成档案内容空洞;还有一些企业记录职工的奖励而不记录其处罚，造成档案失去客观性。

1.3 人事档案管理工作信息化程度有待提高

在当前信息时代背景下，互联网的普及应用，这也促使人事档案管理工作中引入了信息技术，有效地提高了人事档案管理工作的效率和质量。但在当前健全企业发展过程中，虽然也进行了人事档案信息化建设，但投入不足，仍以实体档案管理作为人事档案管理的重心，人事档案管理工作信息化水平低，工作效率不高，也不利于人事档案管理质量的提升。

2 新时期提升企业人事档案管理工作的优化策略

2.1 重视人事档案管理工作

若要促进企业的整体发展，必须做好企业人事档案管理工作。首先，企业需要重视人事档案管理工作，加大人事档案管理强度，转变传统的管理方式。企业的领导需要认识到人事档案管理工作的意义，及其对企业发展的价值和重要性，并树立正确的档案管理意识。其次，企业的领导者需要加强对员工的人事档案管理培训工作，保证档案管理人员在管理过程中认真填写资料信息，严格做好员工入职工作，按照真实情况填写档案信息。

2.2 规范人事档案登记归档管理，提升工作质量

新时期社会主义市场经济不断深化改革，这对企业人才考核和考察也有了更高标准，而这些工作都要进行调阅人事档案材料。企业人事档案专管人员要确保对各种材料认真登记、收集、整理和归档，严格保证人事档案的准确性、权威性和及时性，第一时间防止不当材料乱入。执行过程中，必须秉承“登记有据、入档有效、舍材合理”的原则，坚持实事求是，做好人事档案管理工作，确保人事档案客观、真实和完整，这样才能够提升这项管理的工作质量。

2.3 企业加大对人事档案人力财力投入，对人事档案分类管理

企业要认识到目前人事档案管理存在的问题，并在一定程度上增加对人事档案管理的投入。首先，加大对档案管理人员的投入，加大培训力度，引进高素质、高能力的档案管理专业人才，提升人事档案管理的质量和水平;其次，加大对其硬件和软件设施的投入，保证档案管理工作人员可以结合现代化信息技术，利用先进的计算机技术对人事档案工作进行信息存储和查找，实现动态化管理，以此来方便人事档案的利用，提升档案查找的工作效率。

2.4 建立人事档案管理系统和数据库，加快人事档案管理信息化进程

在当前信息化时代背景下，为了全面提高企业人事档案管理工作的水平，需要加快建立人事档案管理系统和数据库，及时录入人事档案信息，并针对企业人员信息变动情况，及时更新数据库，确保人事档案数据库信息与企业的实际情况保持一致性。丰富企业人事档案信息数据信息的同时，能够进一步扩大数据检索范围，提高人事档案信息查询的准确性和便捷性。将企业人事档案管理系统与企业人力资源管理信息系统进行无缝连接，能够发挥人事档案的重要作用，使其更好地服务于企业人力资源管理工作。另外，为了实现企业人事档案信息的高效开发利用，企业还要加快推进人事档案管理信息化建设的步伐，用先进的技术手段来实现档案快速检索，并借助于互联网来实现人事档案信息的查询和更新，确保人事档案信息的完整性，进一步提升人事档案信息的利用效率。

2.5 推行责任管理制度

想要对人事档案管理工作进行规范，需要积极落实责任追究制，把人事档案管理的责任落实到个人，比如说在分类管理档案的过程中，如果产生了分类混乱的问题，造成档案无法被顺利地查阅，就需要进行问责，追究相关责任人的责任，进行处罚。另外，相关的用人单位一定要合理的进行档案室的设置，并且保证档案室的环境大小能够达到使用的具体要求，并且设置相应的防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温设备，确保人事档案管理的完整、准确和安全性。

2.6 不断提升专管人员业务能力，为人事档案管理保驾护航

新时期人事档案专管人员是企业发展中必不可少的力量，企业要注重培养作风正派、思想素质高和业务能力强的人事档案专管人员。首先，企业应当给人事档案管理工作配备足够的人力资源，人手充足才能保证工作质量，工作人员的业务能力才有足够的提升机会。其次，加强对人事档案专管人员的定期培训，统一工作标准，引进先进管理理念或方法，提升其业务能力。再次，强化对人事档案专管人员的思想教育，使其保持良好的工作作风。最后，人事档案专管人员自身也要虚心学习，接受新的事物，确保业务能力不断提升。

2.7 结合信息化技术管理档案，注重安全性

企业人事档案管理工作需要跟上信息化时代的脚步，利用信息化技术对人事档案工作进行管理。在传统档案管理的基础上开发相应的智能管理信息软件，确保软件应用的安全性，防止黑客盗取企业员工的数据信息，提高企业人事档案的使用价值，促进企业的发展。改变传统纸质存储的管理模式，保证人事档案管理的安全性。

3 结语

在新世纪加强档案管理具有非常重要的意义，需要进一步对档案查验和收集制度进行完善，并且与现代化技术相结合，加强档案的管理以及资源的共享。

参考文献

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