事业单位档案管理改革模式分析

摘 要：事业单位档案管理是当前事业单位管理体系中的基础部分。同时也是事业单位管理的基石。当前，事业单位经常会出现忽略档案管理工作的问题，档案管理模式较为陈旧。随着时代变化，事业单位要想发展就一定要创新，创新不仅仅包含事业单位制度上的创新，它还涉及事业单位的管理体制以及管理方法上的创新。只有这样，才能够为事业单位的发展创造更多价值。

关键词：档案管理;事业单位;改革;对策

1 优化事业单位档案运行机制价值

1）提高档案资源利用率。优化事业单位档案管理运行机制，可以明确档案管理人员的责任，确定具体的档案管理工作岗位，促进档案管理人员按照职责要求履行具体的责任[1]。尤其是标准化、细致化、创新性的档案管理运行机制的影响下，档案管理流程更加标准，档案管理的内容更加细致丰富，既可以满足档案高速共享的需要，又可以解决档案运转复杂的问题，达到高质量进行档案管理的目标，全面解决档案管理的现实问题，达到提高档案管理水平目标。

2）辅助提高工作的效率。加强事业单位档案管理工作，优化事业单位档案收集、制作、存储与使用程序，实现事业单位档案管理运行向应用运用，可以更好的体现事业单位档案的应用价值，通过事业单位的各种档案促进各部门工作的顺利运行。总而言之，优化事业单位档案管理运行体系，可以降低档案管理成本，整合档案管理工作力量，全面提高档案管理的科学性、有效性、互动性和系统性。

3）提高档案资源的质量。当前事业单位档案管理工作涉及收集、整理、鉴定、保管、检索、研究与利用等环节，优化事业单位档案管理工作体系，可以提高事业单位档案的服务属性，同时保证档案管理遵循一定的规章制度，不仅可以做到档案资料齐全，而且提高档案资源的运行效率，可以在传统的人工管理阶段向着系统化与数据库化管理的升级，更好的处理各种档案信息，达到丰富和提高档案质量目标。完善事业单位档案运行体系，对于合理配置档案管理人员，有效协调分工管理档案工作，更好的发现展示档案资源的价值有重要价值。

2 当前事业单位档案管理的缺陷

1）事业单位对档案管理不重视。很多事业单位由于工作繁忙，都忽视档案的管理，在处理完近期的工作任务后，总认为本阶段的任务完成了可以不用去管它了，应该认真准备下一阶段的工作任务，从而造成了对于上一阶段的工作材料和总结只是随意摆放在档案室。同时由于单位之间的竞争激烈，很多单位认为工作重心应该放在业务上面，这样才能够体现本单位的工作质量突出，让本单位能够在众多事业单位当中脱颖而出。有的时候由于单位的资金分配不均匀，在档案管理层面投入较少，也会造成档案管理不完善[2]。

2）档案管理方式陈旧。有的事业单位虽然会对档案进行管理，但是管理的过程中仍然是沿用老套的管理办法，只是利用老套陈旧的管理办法将档案放置于书架上，然后再用纸质标签对其进行归类，因此我们经常见到很多单位的档案室非常阴暗潮湿，有的年代久远的档案都已经出现了破损，这不利于工作人员对档案的查找。在信息技术飞速发展的今天，这种档案管理方式显得非常陈旧，大大降低了管理的效率。

3）档案管理人员素质有待考量。很多单位对档案的管理都是让员工利用空闲时间进行管理，或者聘请社会上的兼职人员，认为档案管理只是需要对其进行整理就好，不需要聘请专业人才，但是非专业人员的工作能力不高、工作热情低下，这也是造成很多事业单位档案管理不完善的主要原因[3]。当由于某项工作需要查找以前的档案时，由于档案管理人员办事能力的不足，就会导致花费大量的时间在档案管理上面，大大降低了工作效率。

3 事业单位档案管理改革的对策

1）加强对档案数字化管理模式的建设。为了加快事业单位档案管理的效率，我们应该建立数字化档案管理模式。当前，最具有代表性的数字化管理模式包含数字加密技术、数据库技术、扫描技术、身份认证技术等，纸质档案资料经由数字化技术转换为数字化档案资料后可以有效实现对档案的长久保存，实现档案资料的实时更新、整合、补充和查阅等。档案资料作为事业单位的发展历程资料和工作报告，对档案进行数字化建设可以有效为单位社会效益的实现创造有利条件。

2）加强对档案自动化管理模式的建设。要实现事业单位档案管理的信息化改革，我们必须要将自动化管理模式渗透其中。当前我国最常见的自动化技术主要包括：数码扫描识别、二维码识别、电子标签、OCR识别以及指纹识别技术等。通过将自动化技术渗透于事业单位的档案管理中，管理人员可以实现对档案的信息化管理，主要包括：档案数据信息的自动搜集、自动整理、自动筛选、自动检索以及关键词的自动提取等，从而高效找到自己所需要的档案资料。自动化档案管理模式運用于事业单位的档案管理，可以高效实现档案资料的整合、查找、批量处理等功能。

3）加强对档案互动化管理模式的建设。传统的事业单位档案管理中，每一个档案只是用一个档案袋包装，档案与档案之间没有连接和交流，导致档案之间缺乏互动性。而事业单位档案管理信息化体系增加了信息的互动性，档案之间互动交流有利于事业单位工作人员将不同时期的工作进行对比研究，以便于发现工作中的不足和哪些地方是长期以来一直犯的错误，同时通过比较不同的工作人员的档案，有利于事业单位的人事筛选与调动。

4）档案管理业务流程重构。事业单位档案管理业务流程重构，主要是在信息化背景下，对事业单位档案管理工作的各个流程和环节进行重新审视，并对其中的职能设计和运行效率进行分析，发现在管理工作当中所存在的问题，并进一步的优化升级空间，从而通过运用信息技术实现重新规划和整合升级。信息化改革对社会的影响是本质的和彻底的，所以事业单位的档案管理业务流程重构也同样要触及到本质，并需要不断的深入，从而使管理流程能够更好的符合信息化改革的趋势。

5）档案管理服务能力拓展。事业单位开展档案管理工作的本质是服务，而其实际价值的体现也同样来源于服务。所以事业单位应该提高自身的服务水平，从而有效的促进档案管理工作的信息化改革。而想要做到这一点，首先应该扩展服务功能，对于传统的档案管理模式中所涉及的服务职能，仅仅只是局限于检索查阅等层面，而在信息化改革模式下，则可以通过对信息技术的运用进一步的扩展其功能。通过开发先进的功能模块，从而有效的实现数据的自动规避、筛选和对比。其次应该进一步的扩展服务内容，在传统的档案管理模式下，事业单位所提供的服务内容十分被动，而管理者仅仅只是作为一个数据信息的管理仓库，而在信息化改革模式下，则可以进一步的扩展服务内容，使其完成由被动到主动的转变，为需求者提供更有针对性和个性的服务。

4 结束语

综上所述，现今信息时代不仅仅为事业单位档案管理的发展带来了前所未有的机遇，同样蕴藏着非常巨大的挑战，对于存在的挑战，不可以畏缩不前，也不能够莽撞出击，而是应该紧紧的跟随时代发展的脚步，不断的改变档案管理思维，积极的进行档案管理模式的创新，使其能够为事业单位管理工作保驾护航。

参考文献

[1]赵清贺.事业单位档案管理运行机制的改革[J].才智，2019（17）：216.

[2]刘莎.探讨机关事业单位档案管理的创新及改革[J].办公室业务，2019（10）：111-112.

[3]郝晓旭.新时代事业单位档案管理创新模式探析[J].黑河学刊，2019（03）：169.

作者简介

朱大鑫（1982-），男，山东省栖霞人，专科，毕业于山东省委党校，初级助理馆员，研究方向：档案管理。