档案管理信息化电子化的优越性分析

张志愿

摘 要：随着信息技术的飞速发展，电子信息技术已经在各个领域都得到了广泛的应用，为人们带来了高效便捷的工作方式。将信息技术应用到档案管理中也成为档案管理行业发展的必然趋势。对此，本文针对档案管理的信息化和电子化的优越性展开分析，并对电子档案的高效管理提出意见，旨在推进行业水平有所提升。

关键词：档案管理;信息化;电子化;优越性

我国的档案管理行业随着信息技术的不断发展也进入到了一个崭新的阶段，传统的由人工操作的管理模式正在逐渐向信息化、电子化的档案管理方式转变。因此，行业相关人员要充分认识到档案管理信息化、电子化的优势，合理的开发并利用新型的档案管理模式，实现档案管理的高效、便捷，从而更好的推动档案管理行业的现代化建设。

1 档案信息化电子化的优越性

1.1 减轻劳动强度

信息技术的特点就是高效、便捷，将其运用到档案管理的相应工作中，更是将以往冗杂的工作带来了极大便利。现代化的网络系统为大量的档案归档提供了信息利用的快捷途径和高效的管理手段，减少了立卷归档、检索查找等一些列困难的出现，不仅极大程度上的减轻了档案管理工作人员的劳动强度，而且大幅度的提高了信息归档的质量和信息检索的速度。与此同时，信息技术的运用也带给了档案管理人员一定的乐趣，将其从传统工作模式的枯燥乏味中解脱出来。

传统的档案管理工作中，一旦出现文件未收集齐或是漏交的内容需要重新归档的问题时，是需要人工拆卷重做的，耗时耗力。但是实现了档案的信息化和电子化之后，档案管理相关人员可以利用计算机网络对相关文件进行按件归档，不仅可以有效提升工作的效率和进程，也方便随时给文档进行查漏补缺，也不会像纸质文档一样出现过度堆积的现象。由此可见，档案管理实现信息化和电子化，能够极大程度上较少相关工作人员不必要的工作量，从而有更多的时间来提高自身的专业知识和业务水平[1]。

1.2 有利于文档加密

传统档案管理工作中，档案通常是纸质的，而且，在查阅相关档案资料时，提供给读者的也是整卷的内容，查阅者虽然只需要其中的积分文件，但是却能够看到整个卷宗的内容，不仅对于阅读者查找资料时一个较为繁琐的过程，而且这对于文件的保密是十分不利的。但是随着技术的不断进步，电子信息技术可以很好地解决这个问题。电子档案的出现能够轻松的把文件分成不同的部分，阅读者对所需资料的提取和利用，在查阅时也不会接触到其他未调取的文档，从而可以有效的实现档案信息的保密工作。

1.3 提高工作质量

档案管理工作的实际目的之一就是方便查阅者对已归档的档案进行查阅和使用。然而，要想能够为大众提供真实有效的档案信息，就必须要注重归档工作中的效率和质量。通常来说，传统档案管理工作中文书立卷工作都是人工手动完成的，因此，立卷人难免会在工作中掺入一些自己的理解，使得立卷的尺度和标准都会具有较强的主观性，很难达到各个卷宗的完全统一。这也就使得档案的整体质量没有得到保证，从而会导致在日后的查找翻阅中会有不少新的问题出现。但随着信息技术的不断发展，将文书档案优化为信息化、电子化的档案后，就可以使档案管理相关工作人员摆脱繁杂的整理工作，从而更好的将大部分的时间和精力专注于档案的编研工作以及信息的二次开发利用上了，可以极大程度上提高档案管理的整体工作质量和相关工作人员的工作效率，进而使得这些信息化、电子化的档案能够发挥出其最大的效益[2]。

2 档案管理信息化电子化存在的问题

经过对山东地区一些企事业单位的调查发现，多数企事业单位已经逐渐认识并接纳了档案管理相关工作的新型模式，但是在档案管理信息化电子化的过程中仍然存在一些问题。

现阶段仍然有一些企业的管理人员认为档案管理就仅仅是对档案资料的存放保管工作，是一种机械而且简单的工作，对于专业性和技术方面的要求并不是太高。这种较为老旧的观念也就使得檔案管理的模式创新在观念上就受到了极大的阻碍，因而也更加缺乏相应的资金、技术以及各种人力物力的支撑了，从而使得企事业单位的档案管理工作一直处于较为落后状态。加之我国大多数的企事业单位在档案管理信息化电子化建设方面依旧处于无序的状态，管理方面缺乏系统的管理机制和行业标准，这也就使得档案管理的水平很难得到提升，档案管理工作应由的价值也很难发挥出来。

3 档案管理信息化电子化的应用策略

3.1 提高企业重视程度

为了保证档案管理模式的优化改革顺利进行，必须要使相关单位的管理人员正确认识到这项工作的重要性，并将其纳入单位的日程规划之中，营造出一个较好的档案管理信息化电子化的意识和工作氛围。与此同时，企事业单位要加大在档案管理工作中的资金投入和相关技术设备的引进，积极引入计算机、打印机、扫描仪等设备，从而有效的将档案进行分类整理，并要在人员的选用和物资的配备上大力支持。除此之外，在档案管理信息化电子化的建设过程中，要注意对信息安全性的重点管理。要在保证档案工作进程正常进行的前提下，对档案的信息化电子化平台系统进行科学合理的安全防卫管理，对此，相关技术人员要运用先进的技术来保证企事业单位档案信息的安全性和完整性，避免档案信息的泄露或是遗失[3]。

3.2 提高工作人员专业水平

档案管理是一项周期较长且系统化的工作，因此也就对相关工作人员的综合素质和专业能力有了较高的要求。企事业单位要注重对档案管理相关工作人员的定期培训，主要是要对相关人员的档案管理专业知识和综合素质加以提升，并要确保工作人员具有服务意识，能够更好的为查阅者服务。

4 结束语

综上所述，档案管理的信息化电子化是如今的发展趋势。因此，相关单位要重视档案管理的优化改革，建设规范合理的档案信息化电子化平台，从而使得档案管理的效率和作用得到提升。

参考文献

[1]张丽丽.企业档案管理电子信息化及其重要性分析[J].现代经济信息，2018（07）：97.

[2]王复乾.浅析企业档案管理信息化[J].赤子（上中旬），2015（17）：230.

[3]周玉环.浅谈文书档案管理信息的电子化应用的优越性[J].办公室业务，2017（22）：188.