数字时代背景下分析数字化档案资料在医院管理中的优势

王建伟

摘 要：伴隨社会经济的发展和信息技术的进步，人们对于信息化建设、办公自动化的需求日益增长，为了提高档案资料管理水平，有必要构建数据时代背景下的档案资料服务模式来实现医院的办公自动化管理。本文将着重分析和探讨数据时代背景下档案资料管理工作的优势，并针对现状提出数据时代背景下医院构建档案资料管理工作服务模式的建议与策略。

关键词：数据时代背景;档案资料管理;医院管理

大数据技术和互联网技术的发展为医院管理的档案资料管理工作模式提出了更多可能，现如今的各项档案资料管理工作也逐步朝向信息化建设的方向发展。大数据技术在档案资料管理服务中的应用无疑是一项新的突破，数据时代背景下的档案资料管理工作是集中整合、汇集统一进行数据处理的新型工作服务模式。

1 数据时代背景下档案资料管理工作

1.1 档案资料管理工作

档案资料管理工作是一种服务于社会的公共文化服务工作，档案资料管理工作一直以来都担负着收集、储存、传递、整理信息等的功能和职责。档案资料管理工作需要定时定期地对相关信息资料进行更新，对以往的档案资料信息进行分类、储存和管理。而且档案资料管理工作面对不同的读者群体还要进行分层次管理工作，毕竟档案资料管理工作是多元化多层次的，如何适应数据时代背景下读者群体和用户的需求，这给档案资料管理工作提出了更高的要求。

1.2 工作中的变化

数据时代背景下的档案资料管理工作的职能和内容与传统模式下相比有了巨大的变化。随着现代科学技术的不断推进，信息数据的爆炸式增长，使得传统模式下的档案资料管理工作已经无法追随时代发展的脚步，数据时代背景下的档案资料管理工作会使用网络服务功能进行信息的传达和接受，这使得档案资料管理工作还要对网络虚拟数据进行整理，对结构数据和非结构数据进行转化和分析。数据时代背景对于档案资料管理工作提出了更高的要求：

档案资料管理工作要面对更巨大的数据容量;第二，数据时代背景下的档案资料管理工作还要在巨大的数据容量中进行全方位、多层次、多领域数据的汇总和分析;第三，数据时代背景下的档案资料管理工作要面对更多样的档案资料类型;第四，数据时代背景下的档案资料管理工作要提升工作效率和工作速度，因为互联网技术的支持，使得大数据可以在特定时间内提升数据汇总和分析的速度。

2 数据时代背景下档案资料管理工作的优势

大数据系统最大的优势在于其便利性和互动性，在信息资料呈现指数型增长状态的今天，数据时代背景下的档案资料管理工作具备各种高效的检索功能和互动平台，不仅仅能够提高档案资料管理工作对于资料整理的快捷性、对于资料分析的深入性，还能够提高员工之间、部门之间的联系与交流。而且在数据时代背景下，为此医院可以建立付费模式为社会上的档案资料管理管理工作提供服务，从而有效促进医院的发展和经济效益。

在目前的互联网和大数据背景下，各项信息和数据呈现爆炸式地增长。传统的档案资料管理工作都由人工进行数据整理、归纳、分析的流程，这种工作流程适应传统的发展模式和经营活动。但在目前信息技术高速发展的年代，各个行业的交易模式、经营范围、产业结构都在发生巨大的变化。比如电子商务模式，电子商务是一种以互联网和信息技术为基础和媒介的经济活动。面对这些改变，医院内部传统的档案资料管理工作暴露出工作效率低、流程繁复且易受到人为因素影响的弊端，这些弊端很容易影响档案资料信息的真实性和可靠性。

在这种情况下，增强对档案资料管理的信息化建设就有助于提高医院档案资料管理工作的速度和质量。引入人工智能和办公自动化应用软件去进行海量数据的整理和归类工作，工作人员则负责更为高级的文档管理工作，对各项经营和发展信息进行深层次的分析和检查，从而显著提高档案资料管理工作的有效性。

3 数据时代背景下医院档案资料管理工作的策略

3.1 构建个性化服务模式

构建个性化档案服务模式主要是站在医院档案工作服务客户的角度来说的。互联网+环境下的档案服务工作会面向更多的客户群体，不同行业和领域的客户群体对于档案工作的内容和服务需求都有很大不同。所以，为了提高档案工作服务模式的有效性和竞争力，构建个性化档案服务模式是十分必要的。

比如，医院可以依靠大数据系统和互联网技术对用户的搜索记录和观看记录进行统计分析，智能推算出用户对于档案服务功能的需求和关注点，然后更有针对性地向用户推送相关档案工作服务内容。当然，在这个过程中一定要保证用户信息的保密性，最大程度地尊重和保护用户的个人隐私。

除了通过大数据系统进行直接的分析和研究之外，想要制定个性化档案工作服务模式，还可以通过网络问卷调查等形式，更直观地了解用户对于档案工作服务的需求和兴趣方向。不仅如此，通过问卷调查还能进一步完善用户的个人信息如年龄、性别、工作经历等。通过更加深入的了解用户，可以为用户指定个性化档案工作服务模式，为用户屏蔽不感兴趣的内容，从而使得档案检索工作更加快捷有效，进一步提高用户对于互联网+环境下档案工作服务模式的满意程度。

3.2 构建完善的档案资料管理风险保障系统

大数据时代不仅给档案资料管理工作带来巨大的便利性，还给档案资料管理工作增加了一定风险和难度，比如系统风险和数据风险等。为此医院管理人员必须要构建完善的档案资料管理风险保障系统，从而提高大数据时代下医院档案资料管理工作的安全性。

从软硬件的管理方面，医院必须要为大数据时代下的档案资料管理工作配备一支专业的网络安全技术团队，负责大数据时代下工作软硬件的维护和更新，从而最大程度地避免大数据时代下档案资料的泄露、修改和删除风险。

从档案资料工作方面，还需要构建完善的风险预警系统，档案资料管理人员应该将内部数据化和电子化的信息进行重新整理和分类，将各种数据化和电子化信息按照重要程度分为一级数据、二级数据和三级数据，这样一旦发生系统风险或是数据风险时，可以让网络安全技术人员有计划、有重点地挽回相关信息资料，从而把对医院的损失降到最低。

想要提高大数据时代下档案资料管理工作的效率，还要促进对于工作人员的培训工作，加强人才队伍的建设，从而保证他们能够适应从传统档案资料管理工作到大数据时代下档案资料管理工作的职能和形式方面的转变。

4 结束语

综上所述，伴随社会经济的发展和信息技术的进步，人们对于信息化建设、办公自动化的需求日益增长，为了提高档案资料管理水平，有必要构建大数据时代下的医院档案资料管理模式。本文从大数据时代下档案资料管理工作的特点和变化入手，分析了大数据时代下档案资料管理工作的优势和，并在此基础上讨论了数据时代背景下医院档案资料管理工作改革创新的途径。

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