企业档案信息化管理

李维清

摘要：企业通过建立合理的档案可以加快企业健康稳定的可持续发展，其是企业日常经营与管理期间不可缺少的重要内容。当前，现代化信息技术的不断进步与发展促使企业档案管理朝着信息化的方向发展，然而企业在将信息化和档案管理工作进行系统整合过程中还存在着很多的不足之处。本文主要针对当前企业档案信息化管理过程中存在的问题进行了深入探讨，同时针对问题提出相应的解决措施，以便于为其他有关研究提供相应参考。

关键词：信息化 档案 管理

引言

企业自经营与生产过程中会出现很多值得存储的图表、文字以及图片等信息数据，这就需要企业建立相应的档案进行保存。企业档案信息化实际上指的是企业通过信息化技术及时的获取、整理与使用档案资料。企业之前所采取的档案管理方法具有极低的工作效率，不能实现档案信息的共享。伴随着网络技术广泛的在档案管理中运用，通过信息技术进行处理后，企业档案可以实现档案资源的实时共享，在一定程度上提高了档案在企业经营、发展以及生产过程中的运用价值，同时在企业自身市场竞争力的提升方面具有重大的现实意义。

一、档案信息化管理的意义

企业档案信息化需要符合相关的法律法规，采用科学合理的管理方式，運用网络平台、信息技术等使企业在生产期间出现的档案信息实现网络化、数字化，以便于企业再次使用。档案信息化具有的功能主要是数字化加工档案，然后针对档案信息进行处理转换、采集、储存等管理，使档案具备实用性与可扩展性的特点，将企业资源实时共享，同时还可以大大提升档案的使用率。

企业档案采取信息化管理方式可以系统整合先进的科学技术，将网络技术作为载体，为企业各个部门提供精准的数字信息，为企业的正常经营与生产提供基本服务保障。之前的档案模式基本都是档案管理人员采集、管理文件，并且不会对文件进行备份。其他部门在查看资料时，档案管理人员需要结合编号，目录等搜索的方法，全面查找档案库房，不仅浪费时间，又耗费精力。如果采用纸质版存储的方式，经过长时间的保存，纸质就会因外界环境的影响受到相应的损坏，尤其是对一些铁塔、建筑等需要长久存储的档案信息，如果文件损坏就不能恢复，为文档的保存与管理工作带来一定的难度。倘若企业采用信息化管理的方法，录入的数据信息就会改变为电子文件，不仅有利于查看，同时还能够将信息资源进行共享，最大化使用档案资源。

通过将信息技术运用在企业档案管理中不仅能够加大对电子文件归档的管理力度，同时还可以数字化统一管理各种类型的档案，能够提升档案信息的安全性，档案管理人员明确企业经营与生产过程中需要秘密保存的档案类型进行强化管理。通过为保密档案设置查看权限，把控好档案保密和使用之间存在的关系。同时企业还需要定期为档案管理工作人员进行相关知识的培训，提高管理人员的工作能力与综合素质，全面发挥企业档案自身的价值，为企业的长远发展提供优良的资源。

二、档案信息化管理中存在的问题

（一）档案管理的安全意识较低

档案信息管理和其他信息管理工作存在的主要差别就是其在管理过程中需要保存更多重要的文件，尤其是一些保密档案信息，然而在管理过程中，档案管理人员缺乏对档案管理安全的认知，为档案信息管理工作增加了安全隐患。伴随着科学技术的不断发展，档案信息利用网络技术进行管理过程中由于管理人员的忽视，极易被违法分子窃取，乃至一些信息会在网络上进行肆意传播，导致档案信息严重流失，为企业造成不必要的经济损失。

（二）工作人员专业素质有待提升

企业档案管理工作要求管理人员具有非常高的专业性与技术性，特别是在企业档案管理过程中，信息技术的运用与整合，为企业档案管理工作提出了更高的要求，这既需要工作人员熟练掌握档案管理理论知识，同时还要求档案管理工作人员能够熟练操作基本档案信息化管理软件和仪器设备。就企业档案管理信息化而言，大多数档案管理人员之前都是从事人事部或者是办公室等岗位，他们缺乏对档案管理专业知识的了解，同时不能熟练掌握档案信息化运用中的专业知识。

（三）工作体制不完善

第一，许多企业还未针对档案信息化管理工作构建完善的科学管理机制，管理人员在工作过程中未遵照档案管理要求进行，在一定程度上使档案管理的质量不能得到有效保障。第二，企业许多制度还未健全，缺少完善的监管体系，严重阻碍了档案信息化建设工作。第三，档案管理人员没有充分思考档案信息化管理进程，在日常工作中没有制定明确的发展目标，不能使档案信息化管理具有的作用进行全面发挥。

三、企业档案信息化管理的措施

（一）强化现代化意识

现代化档案管理观念实际上指的是档案管理的灵魂。倘若档案管理人员不能深入贯彻现代化档案管理理念，就不能正常开展档案现代化管理工作。在日常工作中，档案管理人员需要具备较强的档案管理意识，如果其自身缺少档案管理现代化知识，即便企业拥有现代化管理设备，同样不能进行科学管理。所以，企业领导人员需要提升对档案管理工作的重视程度，同时还需要将领导的引导作用得到全面发挥，特别是创新档案管理者的思想观念，积极为信息化建设做出巨大的贡献。与此同时，企业档案管理人员还需要全面激发单位工作人员的兴趣，使他们主动融入到信息化管理建设工作中。

（二）加大培训力度，提高档案管理人员信息化素质

企业只有组建一支高素质的档案管理人员队伍，才可以顺利开展档案信息化管理工作。档案管理人员在熟练掌握档案专业知识的同时，还需要熟练操作计算机、数据库等现代信息技术的运用，同时还需要热衷于企业档案信息化管理工作。首先，企业需要加强对工作人员进行相关知识的培训，通过委派优秀的档案管理人员前往技术先进的企业进行学习。在培训期间，还需要整合信息技术，特别是和档案信息化管理具有紧密联系的信息技术培训。其次，大量档案工作人员还需要贯彻“活到老，学到老”的理念。因为信息技术的不断发展，需要档案管理人员在档案管理过程中擅长学习，同时把学习的信息技术熟练运用在企业档案管理实践工作当中，逐渐提高企业档案信息化的运用能力。除此之外，企业还需要结合自身的发展规模，加强档案人员的引荐，主要是招聘的工作人员不仅需要具备扎实的档案专业知识，而且还能够熟练操作计算机等信息技术，从而为企业档案信息化管理工作的顺利开展提供保障条件。

（三）加大管理力度，完善档案信息化管理制度体系

企业在开展档案信息化管理工作过程中，需要注重规章制度的优化，从而使企业档案信息化管理更加健全，为今后企业档案的使用打下坚实的基础。第一，企业需要将我国出台的一系列法律法规作为档案信息化建设的指导性文件，如《企业档案管理办法》、《档案法》等。第二，企业档案管理部门需要根据自身行业档案管理具有的特征，将地方行业标准、国家档案局等作为参照标准，优化自身的档案信息管理体系。比如按照《数字档案馆建设指南》、《电子档案管理办法》等落实档案信息化规章制度。

四、结论

档案信息化管理工作在企业长远发展中发挥着至关重要的作用，其能够为企业带来更多的经济效益，由此可以看出非常有必要增强对档案管理信息化的建设，如此一来既能够充分发挥档案信息功能，同时又能够提高企业档案管理的应用水平，从另一方面来看，对企业的正常经营、评审价值等工作具有重大的意义，在一定程度上还可以提升企业在市场中的核心竞争力。

参考文献

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