电子档案与纸质档案并存阶段的档案管理

庄冰冰

摘 要：在档案管理的过程中，我们可以理解传统的纸质档案管理和现代的电子档案管理有各自的作用和意义。因此，在档案管理的发展阶段，应制定科学合理的方案，以促进城建纸质档案与电子档案的并行管理与发展，进而大大提高档案管理的效率。

关键词：并行管理;保密安全;管理模式

一、纸质档案和电子档案并行管理的必然性

在21世纪，电子档案馆和纸质档案馆各有优势，两者都非常重要。造纸技术发明后，纸质档案一直是人们广泛使用的重要信息载体。与电子档案相比，纸质档案具有载体的依赖性。档案的出现属于社会现象。它通过固定的物质形态存在，形成档案信息和载体，成为一种非常重要的信息资源。纸质档案客观地记录了过去的历史情况，并具有令人信服的凭证功能，这是电子档案无法比拟的。长期以来，档案领域一直使用纸质档案，电子档案的使用较少。究其原因，电子档案虽然具有信息量大、检索速度快等优点，但也存在无法克服的缺陷，对档案的稳定性和可靠性影响较大。因此，有必要及时处理这一问题。

与电子档案相比，纸质档案在信息处理方面的优势较小，但其原始特征优于电子档案。在我们能够控制电子记录的证据性和可持续性之前，我们仍然需要使用纸质文件进行管理。根据纸质档案与电子档案的特点，结合城建档案管理的现状，实行纸质档案与电子档案并行管理是社会发展的必然趋势。

二、档案并存管理应当注意的事项

（一）档案整理及数字化外包注意事项

档案整理与数字化是一项长期而持久的工作。单位要对这项工作的人员、财务、物资等做出合理的统筹安排。在努力完成当年档案整理和数字化工作的同时，要用2—3年的时间，分阶段、分批对历史档案进行整理和数字化。会议结束后，将档案管理重大项目的大事记在网站上公布，新闻、工作按公开程度同时发布，对档案进行分类、公开、保管。如有必要，可邀请专业公司开展这项工作。

（二）档案数字化必须注意保密安全

“十条禁令”。即档案数字化处理系统必须是一个封闭的独立网络，不允许与其他网络系统互联;数字化处理所需的计算机由本单位提供，USB接口和光驱应封闭;数字化作业场所不得私自使用移动硬盘、U盘、CD等存储介质;手机集中存放，不得带入档案数字化作业现场;档案不得随身携带离开数字化作业现场;非工作人员不得进入数字化作业现场。档案馆的大事记、照片、文件等，以时间轴的形式在网站上公布，科技资料以支付方式公开，审计、现场维护、会议细节等实行封闭保存。

（三）建立健全相应的制度

建立严格规范的文件内容“传递”制度。及时复制，甚至不时更改文本格式。严格界定管理人员的职责和权限。一方面，建立健全管理人员资格考试制度。档案管理人员必须具有良好的思想素质、正确的工作态度、积极的职业精神和较强的工作能力。对考核不合格的管理人员进行转岗或再培训;对考核合格的，加强培训，进一步提高业务素质，减少管理操作失误。另一方面，建立健全权限管理制度。档案管理人员要做好这一环节，做好与相邻环节的衔接。通过一定的技术手段来监督管理人员正确行使职权，防止越权，从而维护电子文件的真实性。

三、纸质档案与电子档案并行管理举措

（一）改善基础档案管理体制，创建纸质档案与电子档案通道

目前，传统的文件管理机制被频繁使用，导致了文件管理的失败。为了有效地改善这种状况，我们应该从档案管理制度上进行合理的调整。在实际的档案管理机制中，需要完善基础统计标准和信息存储标准、计算机数据库管理等。由于现代社会的发展，电子文件的管理存在诸多不足，因此在实际使用中，需要在相应的制度中体现电子记录的清晰性和真实性。此外，还应建立电子档案与纸质档案之间的通道，并以文本形式存儲在光盘上。然后借助软件和数据库索引，将电子文件和纸质文件进行集成，达到档案自动管理和检索的目的。对于纸质库存档案，有必要将利用率高的档案转化为电子档案，以利于用户。

（二）创建新的档案管理模式，同步归档纸质和电子档案同一内容

在信息科学技术发展的大背景下，档案管理要与时俱进，对档案管理进行有效的创新和吸收，积极制定新的电子档案管理制度。同时，以纸张为基本载体，档案管理模式可以不断积累和拓展。当相关人员优化管理模式时，大部分管理步骤都可以通过合理使用计算机来进行。例如，整理电子文件只需要使用计算机来有效地归档，这样，就不需要传送文件载体了。在实际管理内容方面，电子档案还需要形成一个比较完善的法律，并在各个方面开展文件的合并工作，以提高电子档案的质量。其次，由于电子档案自身的缺陷，相应的法律效力不明确。虽然有些地方制定了电子档案制度，但由于工作实际，同一内容的纸质档案和电子档案需要同时归档。这样既可以实现档案的真实性和完整性，又可以解决用户共享网络资源的问题，质量档案与电子档案相辅相成。

（三）转变档案管理观念，把纸质档案编制成电子档案

目前，档案管理岗安排的工作人员仍为原档案管理人员，这部分档案管理工作者已经完全适应了纸质档案管理模式。为了改变这种现象，档案管理部门需要组织档案管理人员参加相关培训活动，掌握档案管理的新知识、新技能，提高档案管理人员的业务素质，改变传统的档案管理观念，树立新的档案管理意识，把现代电子档案管理作为档案管理的核心内容。同时，相关档案管理人员在业余时间应学习电子设备相关知识和技能，提高工作能力。因此，档案管理人员应不断培养自身的综合素质，以适应档案管理的新时代。然后，将现有的纸质档案，根据存储和使用的需要，构成相应的电子档案，即将纸质档案数字化处理成电子档案。数字化过程一般包括：（1）单位接收外部文件后，进行数字化管理。（2）对已归档的纸质档案实行数字化管理，实现电子档案与纸质档案的并行。

四、结束语

在当今社会不断发展的背景下，档案管理模式发生了翻天覆地的变化，纸质档案已经不能满足人们对档案管理的需要。因此，有必要对纸质档案和电子档案实行并行管理，发挥档案管理的作用。

参考文献

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