探析乡镇档案管理的特点及方式

孟会贞

摘要：加强乡镇档案管理有利于乡镇完善基层事务、提高政府公信力。信息化时代背景下，为转变乡镇档案管理方式迎来了希望。本文基于乡镇档案管理问题进行阐述，分析信息化背景下乡镇档案管理的特点，综合多个方面为乡镇档案管理方式构建合理对策，旨在为乡镇档案管理提供新的发展思路和管理模式指导。

关键词：乡镇档案;管理特点;管理方式

引言：

城市化进程加快，城乡一体化建设进程也加快了发展的脚步。乡镇档案管理也成为乡镇建设中的重要任务。信息化时代的背景打破原有的管理模式，结合信息化的管理更有利于改善档案管理工作的效果。现阶段乡镇信息档案管理水平处于刚起步阶段，还需要各方企业多加完善，更科学化地使用档案管理。

一、乡镇档案管理的作用

乡镇档案管理的作用主要是：乡镇档案管理是将乡镇工作内容以纸质的形式，用文字作记录保存下来，为后续乡镇管理工作提供依据，其内容具有真实性。

乡镇部门在工作上具有重复性，若是遇到与之前处理的工作内容相同的工作情况时，之前的纸质档案就派上了用场;乡镇档案能在出现矛盾的时候，为乡镇部门的利益提供保障，档案存在的目的就是为乡镇部门保存以往的工作过程，出现矛盾时，档案内的说明能有效维护乡镇部门的权益，避免产生不必要的误会;乡镇档案管理还可以为乡镇部门后续工作提供经验，档案中记录了乡镇发展的过程，能让乡镇部门意识到以往的不足，为今后的发展提供方向;乡镇信息公開化，能让居民更了解乡镇部门。

二、乡镇档案管理新特点

（一）保存时间长

传统档案在管理方式上有一个较大的缺陷，就是诸多因素影响，无法长期保存，而信息化档案却不受这个问题的限制。信息化档案管理能使档案管理模式更清晰、更合理，对于特殊意义的档案，还可以单独保存，方便后期查阅。信息化档案管理还可以开放对外平台，给居民查看的机会，保障其知情权。

（二）管理人员素质高

传统的乡镇档案为了节约开支，采用的都是当地居民，信息化的高速发展，乡镇档案管理需要借助互联网得以实现。这个过程就要求档案管理人员不仅能够熟练使用计算机，还要有对乡镇各类事务整合的能力。

（三）信息化程度高

乡镇档案主要由全宗档案与非全宗档案构成，像是人口普查，就属于全宗档案;经济普查类的档案则属于非全宗档案。档案管理人应该在每一年的年底将所需档案收纳整理，装订在册。现阶段，信息化档案管理，只需要将信息录入在计算机内，就能完成整理，还方便查阅[1]。

三、有效提升乡镇档案管理的方法

（一）管理方式升级

在档案管理过程中，乡镇政府需要结合信息化知识，在管理方式方面适当地进行优化升级，以满足 现阶段社会发展需求。首先，政府有关部门需要适当简化档案管理程序。减去没有必要的环节，从而有效提高信息化管理效率;其次，在整理档案时，管理人员应积极转变传统管理理念，打破固有的管理模式，在互联网普及的基础上实行创新管理模式，以提高信息化档案的管理效果;最后，改善乡镇档案管理学习模式，政府部门需引进积极，符合当地乡镇发展实际情况的多样化管理模式，并在应用基础上对新模式进行深入式的探索。

（二）改善硬件设施

想要改善乡镇档案管理，政府部门需要拿出资金，帮助乡镇优化档案管理。可以为乡镇购买电脑等信息化设备，为乡镇档案管理提供硬件措施。另一方面，政府相关部门进行信息化档案管理时，应根据管理模式本身特点，为其创设完善档案信息管理体系[2]。在管理系统内，相关管理人员可依照自己的经验或特长，合理发挥自身的优势管理档案信息。此外，可以购买电子设备管理软件，令管理人员慢慢熟悉电子文件与电子档案，逐步实现对档案的电子化管理模式。

例如，某乡镇人民政府紧跟时代步伐，希望将档案演变为信息化管理模式。先是为乡镇购买了先进的设备，安排相关管理人员，为其培训，学习相关计算机技术和知识，为实现档案的信息化做出充足的准备。技术人员获得信息化知识后，通过分类，将乡镇以往的纸质信息整理归纳在电脑中，实现档案数字化保存功能，在需要查找档案的时候，可以在电脑中直接查找，不但节约时间，还提高工作效率。技术人员利用先进信息技术，引进的电子设备管理软件，将不同特点的档案归纳在档案库中，在公开系统中适时公开，提升了乡镇政务工作的透明度，让当地居民更了解政府。

（三）提高管理技术

为了进一步优化信息化档案管理，乡镇政府部门应该为档案管理配置优秀、专业的管理人才。在招收条件上，适当提高门槛，招收人员必须有过硬的专业技术和丰富的管理经验，自身有良好的学历背景。此外，政府部门相关管理人员应该定期地对档案管理人员开展培训，提高其对新知识的认知，保障信息化档案管理工作有序进行。

（四）完善信息管理制度

政府部门为了进一步提高乡镇档案管理水平，应在管理制度上入手。乡镇管理部门应当对档案管理工作实施监察，将与档案相关的工作都纳入监督制度当中，认真地管理。在管理的过程中，对于不同岗位，采取不同程度的管控，让管理工作变得更加有效、科学。乡镇部门领导要注意下发制度的落实性，细化全责到个人，每个岗位出了问题，都要有相对应的负责人，切实推行管理体系。

结论：

综上所述，乡镇档案记录着乡镇发展过程，是其发展的助推器。传统档案管理，已经不再适用于现阶段的乡镇发展需求。信息化档案管理是必然发展趋势，想要完美地实现，还需要乡镇领导大力支持构建新档案管理模式的工作，用当下新技术新知识作为管理的后盾，才能更好发挥信息化档案的优势，服务于社会。

参考文献：

[1]武纪领.探析乡镇事业单位档案管理的新特点[J].办公室业务，2020（04）：137+141.

[2]刘昌勇.乡镇档案管理新特点及对策探究[J].农民致富之友，2018（18）：6.