大数据时代背景下的档案管理工作研究

翁慧

摘要：信息技术的发展为档案管理工作的开展提供了必要的技术基础，但是由于档案管理理念的滞后以及相应的配套设施建设跟不上等因素，导致档案管理工作开展缓慢。在大数据背景下，如果想提高档案管理工作的质量，就要转变传统的管理模式，构建完善的档案管理体系，保证档案管理工作能适应当前时代的发展需要，最大限度地提高档案资源的利用率。本文分析了大数据时代档案管理工作存在的问题，提出了相应的解决策略，以供参考。

关键词：大数据;档案管理;问题;研究

在大数据时代，社会各个行业都面临着对庞大的数据如何进行有效管理的挑战，当然档案管理也不例外。档案管理工作主要是保存档案，提供档案，主要任务就是原始数据的收集、整理、检索、保存以及有效利用等。在大数据时代，每天产生的数据量非常庞大，对于档案管理从业者带来了很大的挑战。因此，在当前的大数据背景下，探讨档案管理工作具有重要的现实意义。

一、 当前档案管理工作存在的问题

（一）档案管理水平有待提高

在实际的档案管理工作中，缺乏完善的档案管理体系，管理工作基本上是各自为政，规范性有待提高。同时，随着信息技术的快速发展，信息技术便捷的优势让人们获取信息的渠道更加多元化，这对于还停留在传统的档案管理模式中的管理工作带来挑战。因此，档案管理人员必须要实现纸质档案向数字档案的转换，满足人们多元的信息需求。

（二）档案管理队伍建设不足

多数的档案管理人员缺乏专业技术知识，对于档案管理的基本原则和制度了解不够深，对于档案管理工作的认识不足，认为只是将档案收集起来，进行分类保存就可以了，档案信息的价值不能很好地发挥出来。此外，档案管理工作多是中老年人员，对于现代的新技术接受能力比较差，对于档案的编研工作研究不够深入，而且人员的流动性比较强，很难保证档案管理工作连续的开展。

（三）档案管理设施建设不足

随着大数据时代的到来，数据信息的猛增，档案的管理工作越来越复杂，工作量越来越大。因此，要做好档案管理工作还需要借助现代信息技术来完成，这就需要加强对于基础设施的建设。当前存在的情况是，多数单位对于档案的基础设施建设投入不足，导致一些档案管理的设备、场地配备不足，老化的设备也不能及时更新，出现档案资料丢失或是损坏的情况。

二、 大数据背景下档案管理对策分析

（一）加强大数据背景下的档案安全管理

在大数据发展背景下，面对海量的档案数据，通过应用大数据技术能够得到高效的处理。管理人员需要高度重视档案信息安全，加强对档案安全的管理。作为档案管理人员，在工作中要按照规范应用杀毒软件及时地更新系统补丁、查杀病毒，杜绝恶意软件的入侵现象。在实际的管理工作中，档案管理人员还要与大数据公司的技术人员进行高效对接，通过加强技术交流的方式来帮助档案管理人员提升危机处理能力。最后，还要积极制定档案数据安全保障制度，进一步规范档案管理工作的操作流程，包括收集、整理以及调取等，并加强对档案数据突发情况的紧急预案，确保档案管理工作稳中有序、安全快捷。

（二）加强对高水准档案管理人才的培养

对于档案管理工作而言，管理人员的综合素质将直接影响档案管理工作质量。档案管理机构需对档案管理人才专门培养，并根据不同的行业进行专项人才培养。以不动产档案管理部门为例，在对人才进行培养时，要做好对房地产专业领域知识的培训，可以通过聘请专业的档案管理人员对管理者进行全面的培训。此外还可以通过构建科学的激励机制的方式，督促管理人员不断通过自我学习提升个人能力。

（三）拓展档案职业合作领域

大数据时代的一个基本特点在于信息的开放与共享性。档案管理工作要具备跨专业和跨地域的服务意识，积极进行多领域的档案管理工作合作。对于档案管理人员而言，要对现有的档案领域局限进行积极突破，并深入地与其他领域进行交流，利用新技术和新方法对档案进行管理。管理人员还要对其他信息学科的先进理论和方法进行借鉴，并与自己的档案管理工作相融合，实现管理理念和实践方法的创新。

（四）保障公民档案利用的数据权

在当前的时代背景下，档案管理工作也要遵循“以人为本”和“为人民服务”的原则。基于此，要进一步增加档案数据信息的开放与共享程度，以此来保证公民对档案利用的数据权。在信息管理行业，档案管理工作人员则要重视对公民数据隐私的保护。如何对档案信息资源进行有效开发与利用，并同时保障好公民的隐私应作为管理人员重点关注的课题，以确保在对档案信息进行利用时，既能够为公民提供更加全面的服务，又能够避免公民个人信息受到侵害。

（五）构建完善的档案管理的准入制度及管理机制

档案管理工作的规范执行需要档案管理制度的约束，确保对档案数据进行合理的应用。首先针对大数据背景下档案管理的准入条件，要进行适当提高。对于进入档案系统的人员而言，要对其准入条件进行明确规定。要在档案管理系统中安装防火墙，避免黑客入侵，实现对数据的有效保护。同时要建立档案数据安全的责任机制，对平台上的数据进行法律责任划分，明确责任人，提高管理人员对档案数据保护的重视程度。此外，还要针对档案管理工作制定完善的监督机制，防止档案管理工作出现混乱。在具体的管理过程中，应配备专门的监督机构和监督人员，对每一个管理环节都進行严格地监督，以及时地发现档案管理工作中管理人员出现的不当行为和失职行为，确保加强对档案数据的有效保护。

三、结语

大数据时代的到来为档案管理工作提供了全新的发展路径，但面临的情况也更加复杂，因此，作为档案管理人员，必须要对大数据时代的相关技术进行应用，以改善当前档案管理工作现状。在具体的管理工作中，要重视档案信息安全管理，积极培养档案管理高端人才;此外，还要不断拓展档案管理的职业领域，通过科学的管理，可以进一步保障公民使用档案信息的权利，帮助发挥档案资源的社会价值。

参考文献：

[1]何夏昀.大数据应用视域下的智慧档案馆建设[J].山西档案，2018（03）：84-86.

[2]郝晓旭.大数据时代档案管理工作创新探究[J].黑河学刊，2019（04）：179，192.

[3]王黎.大数据背景下档案文化资源的开发与应用[J].山西档案，2018（04）：31-33.