美国NARA胜任力模型的分析与启示

谢琦琦 颜祥林

摘 要  档案事业发展的关键之一是人才，建立合理的档案胜任力模型有利于鉴别、选拔和培养优秀的档案工作者。但国内的档案机构目前尚未建立成熟的胜任力模型来参与人才管理实践。结合胜任力理论，通过对美国国家档案与文件管理署（NARA）在其官网上发布的档案工作人员胜任力模型的框架和要素的相关信息的研读与分析，可以总结其理论和实践经验，为我国相关档案机构开发档案工作人员胜任力模型提供借鉴与参考。

关键词  档案工作者 人力资源 胜任能力 胜任力模型 NARA

中图分类号 G279.3 文献标识码 A 收稿日期 2020-02-10

Abstract One of the keys to the development of archival undertaking is talent. Establishing a reasonable archival competency model is conducive to identifying， selecting， and training outstanding archivists. But domestic archival institutions have not yet established a mature competency model to participate in talent management practices. Based on the theory of competency， this paper summarizes NARAs theoretical and practical experience by studying and analyzing the relevant information about the framework and elements of the archivist competency model published by the National Archives and Records Administration （NARA） on its official website. It will provide reference for the development of archivist competency models by relevant archival institutions in China.

Keyword archivist; human resources; competency; competency model; National Archives and Records Administration （NARA）

一、引言

在现今机构改革的大背景下，我国档案机构面临着新的机遇和挑战，档案事业的发展需要依托符合时代发展要求的档案人才。那么，怎样通过合理的标准来界定和评价人才就显得至关重要。然而，现今国内档案机构并没有制定统一、科学的人才评价标准。档案馆等相关部门在人才管理上尚处于参照机关公务员或事业单位行政人员考评标准的阶段，且人才的选拔和考核并未充分体现档案职业特点。所以，建立起一个有利于档案机构选拔和考评人才且具有一定通用性的科学模型迫在眉睫。

胜任力模型作为国内外部分企事业单位人力资源管理的重要工具，是实现从业者素质测评的有效方法之一。在初期的文献检索和网络调研中，可以发现目前我国在档案领域尚未对“胜任力”理论及实践进行深度研究。在理论方面，张锐[1]、韩萌[2]、李宏[3]等介绍了胜任特征、胜任力模型等相关概念以及简单展望了其应用方向，党志峰[4]提出了胜任力视角下的档案安全建设，赵亮[5]着手指标体系的构建，但对胜任力的理论研究不够深入;在实践方面，李成[6]在其硕士学位论文中提到了澳大利亚、尼德兰等国开展了档案工作者能力的相关研究及成果，但此篇论文发表时间较早，对于最新的国际动态未有所反映。基于此，若将视角转向国外，通过网站检索和调研，可以发现在美国、法国，也有开展过针对档案工作者的胜任力模型的开发活动和应用实践，此类实践并未在中外文数据库中得以记录，且经过初步分析，美国国家档案与文件管理署（以下用NARA简称）在其网站上公开发布的胜任力模型是一个较为典型的通用胜任力模型，对目前我国档案机构开发具有较好普适性的胜任力模型具有一定的借鉴意义。所以，通过研读NARA网站上发布的模型文本，根据文本进行分析和解读，可以总结其理论和实践经验，为我国档案人力资源的开发和管理拓展思路，为相关机构开发档案工作人员胜任力模型提供参考和建议。

二、胜任力与胜任力模型

胜任力（competency）研究源于工业革命后的社会分工，它从诞生以来一直未有一个统一的概念界定，可翻译为胜任力、胜任素质、胜任特征等，在它的发展过程中，具体的内涵一直在发生变化。在诞生之初，胜任力是一个模糊的概念，泛指“超过合格的所有状态”;后来，行业出现了新的分化，胜任力开始以从业人员的背景知识和经验来定义。直到1973年，哈佛大学教授麦克利兰正式提出胜任力概念，开始關注通过研究高绩效者的特质而确定胜任力内容。此后，胜任力概念不断丰富，胜任力研究开始与实践应用相结合[7]。即“记录区分高绩效者与一般绩效者的核心因素和胜任特征”，胜任力的内容包含：动机、特征、自我概念、态度、价值观、知识、可识别的行为技能和个人特质[2]。

而胜任力模型则指的是“胜任特征的集合”，是“某个岗位或职业的绩效优秀者为了成功而出色地完成工作任务所使用的知识、技能和行为的组合”。一般来说胜任力模型的结构有三个层次：胜任力类别、定义、典型行为表现[7]。

三、NARA胜任力模型分析

NARA在其官网NationalArchives[8]上公开发布了可供NARA员工及其他普通用户阅读、下载的相关资源，希望能为寻求就业或其他目的的不同用户提供所需信息。

1.建设背景。NARA在2018年2月发布的《2018—2022的战略发展计划》中提出了“通过员工创造未来”的重要战略目标，希望能够真正将员工和NARA的使命联系起来，通过各种策略以培养多元化的员工队伍，为他们提供明确且可实现的职业发展道路，以人才的发展和人才队伍的完善来推动机构的数字化转型，更好地实现对国家和民众的价值[9]。

NARA认为，恰当地利用胜任力模型可以在档案部门相关的招聘活动、入职培训、绩效管理和人力规划、学习发展等多方面产生显著且积极的影响，因此，NARA下设的首席人力资本办公室（Chief Human Capital Office，H），联合了其他办公室开发了一套涵盖组织下各部门的完整的胜任力模型。

此前，开发并应用胜任力模型并且已经成为美国许多联邦机构和私营组织的普遍做法。其中，基于对政府和私营部门高管的广泛研究以及机构高级管理人员和人力资源经理的投入，美国人事管理办公室（OPM）发布了联邦领导能力模型[10]，该模型描述了与高级行政服务和管理人员、领导成功表现至关重要的个人和专业属性。该模型就成为NARA胜任力模型的来源或基础。

2.模型框架。NARA将胜任力模型分为（基础）胜任力模型和领导胜任力模型两大类，并且在（基础）胜任力模型的基础上构建了机构各个办公室、各个岗位对应的胜任力模型。这种构建模型的方法在保持通用胜任力模型的灵活性的同时兼顾了单一工作胜任力中针对性的优点，让每个细分岗位都有模型可依。

一般来说，胜任能力模型通常包含三类能力：全员核心胜任能力、序列通用胜任能力和序列专业胜任能力。

NARA的（基础）胜任力模型正是在此理论的基础上构建了以核心胜任力、通用胜任力、技术胜任力三个评价维度的胜任力模型框架，其中的核心胜任力、通用胜任力分别与全员核心胜任能力、序列通用胜任能力相对应，而技术胜任力则可以理解为专业胜任能力，是某个特定的岗位或者职务所需具备的专业技能。

此外，由于NARA在《2018-2022战略计划》中提出的目标是“到2020财年，所有NARA员工中有40%将参加正式的领导力发展计划”[9]，即认为NARA必须拥有一批技术娴熟的领导者处于监督和非监督职位，以便有效地过渡到完全电子化的环境。因此，NARA投资于领导力发展活动，以确保该机构拥有多元化的领导者，并拥有适当的技术技能和经验。

于是，在胜任力模型的构建方面还提出了领导胜任力这一维度，将其与（基础）胜任力加以区分，用以对应相关的领导者。领导胜任力模型框架的搭建借鉴利用了美国人事管理办公室（the U.S. Office of Personnel Management，OPM）的联邦领导胜任力模型。

3.模型结构与要素。为了更好地说明两个胜任力模型所涉及的具体结构及要素，论文在搜集和阅读网站资料的基础上绘制出了一个NARA胜任力模型结构图，即图1。

NARA（基础）胜任力模型和领导胜任力模型都是由三个胜任力维度构成，在文中以A—核心胜任力、B—技术胜任力、C—通用胜任力、D—领导胜任力指代，其中A—核心胜任力和B—技术胜任力是两者都包含的;此外，（基础）胜任力模型则对应C—通用胜任力维度，适用于各个机构内对应的各个岗位，D—领导胜任力模型还包含领导胜任力维度，适用于参加NARA“领导力发展计划”的员工。

以下对各个胜任力维度加以详细说明。

（1）核心胜任力维度。核心胜任力共分为六项胜任力要素（Competency Cluster，能力集群），分别是：解决问题的能力、人际交往的能力、计划执行和评估结果的能力、为客户服务的能力、沟通能力和组织能力。并且在能力集群中具体区分了四个级别的胜任力水平，并作了具体的说明，这些不同级别分别对应着具体岗位上所要求的不同能力水平。例如，解决问题的能力共分为四个水平层级，依次是作出明智选择、分析思考、创造性地思考、从战略角度思考，它们之间的差异在于收集分析信息的能力、锁定核心问题能力和提出解决方案的能力以及更高级的对于效率和创新的把握。不同的任职岗位需要根据需求匹配具有不同水平核心能力的工作者。

（2）通用胜任力维度。通用胜任力分为七种胜任力要素，分别是：与他人谈判的能力、引领团队的能力、管理项目的能力、持续学习的能力、利用计算机技术的能力、展示商业头脑的能力和合同管理的能力。与核心胜任力维度不同的是，在各个胜任力要素下，并未区分能力的不同等级。

（3）技术胜任力维度。技术胜任力是NARA胜任力模型中包含内容最为丰富的，它细分了100余种不同的胜任力要素，这些要素可以作为具体岗位制定胜任力模型的要素选取参考。NARA的各个办公室中的各个不同岗位，都有对应不同的技术胜任力要素。

（4）领导胜任力维度。领导胜任力维度是NARA胜任力模型中更为复杂和详细的，包含了适用于管理、监督、高级行政服务三者不同职位的内容。其中，NARA的管理职位和监督职位领导能力模型所设置的要素相同，都从核心竞争力、领导能力和技术能力三个维度构建胜任力体系;而高级行政服务则借鉴了美国人事管理办公室（the U.S. Office of Personnel Management，OPM）的联邦领导胜任力模型。

管理职位和监督职位的领导胜任力维度细分为管理人力资源的能力、引领变革的能力、领导团队的能力、精简业务的能力、促进道德和问责文化的能力、激励员工的能力和利用多元化的能力这七个要素。这两类职位的胜任力模型的细微区别在于，“人力資源管理的能力”和“业务精简的能力”作为领导能力的组成部分对于两者的工作都很重要，但在筛选应聘者时，这两项要素仅作为筛选管理职位的应聘能力要求而不作为监督职位的应聘能力要求。

高级行政服务胜任力模型适用于高级行政服务（SES）相关岗位的能力测评，该模型描述了在岗位上取得成功所应具备的重要的个人素质和专业能力（包括人际交往、书面沟通、继续学习等基本能力，以及领导变革、团队建设、商业头脑、建立联盟等领导能力），这些能力的提出是基于对政府和各私营部门高管的广泛研究，也是基于机构的高级管理人员和人力资源经理的全心投入。在该领导力模型中，给出了不同责任级别的能力和不同标准熟练程度的定义和分级，共有五个熟练程度，分别是1—知道、2—基本、3—中间、4—高级、5—专家，其等级能力体现了不同层级的领导在不同困难程度下的应用能力和需要或给予指导的程度。

4.分析结论。

（1）从NARA胜任力模型的结构和内容可以推断出，该模型的开发方式与基于具体岗位的工作分析不同，而是從定位工作者应具备的知识、技能、能力以及其他有效的个人品质出发去研究胜任力，根据实际工作中胜任力的具体表现，重点区分工作者的技术胜任力、管理胜任力和人际胜任力几个方面，并且关注元胜任力（指能获得其他技能的能力，包括分析和解决问题的能力、创造能力、自我发展能力等）的识别与评估。

（2）NARA胜任力模型内容主要有三个层次：胜任力要素、相应的定义以及典型行为表现（不同等级的行为表现代表着不同程度的胜任能力），这三个层次是胜任力模型的核心部分。是开发胜任力模型的基本框架;而领导胜任力模型则是NARA在结合自身战略目标和发展规划的基础上提出的具有组织特色的模型，如果我国档案机构也有意于培养具有管理才能的档案专业人员，NARA的整体模型框架是一个不错的借鉴方向。

（3）由于该模型的开发并不十分依赖具体的工作岗位，所以其可推广性很强，对于其他单位和组织具有可借鉴性，同时也比较灵活，可以在借鉴框架与要素的前提下，从已有模型中收集素材，快速建立起自身机构的胜任力模型，能节约构建单一岗位工作模型所花费的时间、金钱。但需要注意的是，由于不同单位的目标和战略不同，岗位的设置和要求也不同，所以在借鉴的同时，也需要模型开发者根据实际情况进一步修改和完善。由于通用胜任力模型存在针对性较差、注重不同层级间区别但忽略不同职能间区别的缺点，需要有关机构在开发模型前达到明确的认知，包括：模型用于何处、建模成本预算、掌握信息量大小以及组织的实际情况等[7]。

四、NARA模型对我国的启示

1.关注档案人员元胜任力的培养。在NARA胜任力模型中，涉及档案人员的具体的业务操作和技术技能方面的能力只是一部分，更多的是关注他们的元能力。我国档案部门在关注档案工作者的能力方面，不仅仅要关注表面表现出来的档案理论和档案管理经验，更要注意到其潜在的不易被发觉的价值观念、就业动机、个性特征和是否具备快速获得其他技能的元能力。只有在观念上将档案工作人员也视为有特定能力取向的一个群体，才能提高档案人才在广大就业市场的竞争力，提升其就业热情，从而进一步推动档案事业的发展。

2.建设多元化档案人才队伍。NARA在其《2018—2022年战略计划》中将“通过我们的员工建设我们的未来”[9]作为四大战略目标之一提出，充分认识到将员工与机构的使命联系起来的重要性。NARA为了加快实现数字化的愿景，为普通员工制定职业发展计划，培养技术胜任力强的领导团队，建设多元化员工队伍这点，十分值得我国重视和学习。

我国档案界也应重视一个包容而积极的工作文化对工作者的影响，同时还应为员工提供成功过渡到数字环境所必需的学习和领导机会，从而最大限度地提高档案工作人员的主观能动性，充分发挥其在改进工作流程与创造档案产品的作用，最终有利于档案机构在信息化的新阶段更大地发挥作用和价值。

3.融合创新构建胜任力模型框架。从NARA胜任力模型来看，国际上的模型开发已经越来越重视立足于组织战略理论，来探索研究组织的核心胜任力，而不是仅仅停留在对工作者个人的胜任力层次，而且NARA重视领导胜任力的培养可以给我国有关档案部门一些思路的启发，档案工作人员不一定只有业务培养一条发展道路，领导力也是需要重视培养的一个方面。

所以要想得到一个具有科学性和可应用性的胜任力模型，我国档案部门的模型开发者不但要注重基于岗位的胜任力的研究，还要懂得结合管理特征，同时要意识到组织的核心胜任力的重要性，结合自身机构的战略目标来开发模型。只有全方位地探析、融合了个人、岗位、组织三个层级的胜任力关系，才能使得被开发出来的胜任力模型最终得到有效的应用和实施。

4.因地制宜确定胜任力要素。美国NARA胜任力模型的开发参考了斯宾赛的胜任力辞典（该辞典在对286个工种的分析研究基础上，建立了包括技术人员、销售人员、社会服务人员、经理人员和企业家在内的五个大类的通用行业的胜任力模型，为胜任力理论在人力资源管理中的应用提供了可以实际操作的工具），在其《才能评鉴法——工作中的胜任力》一书中总结了六个能力族，档案工作人员所具备的胜任力要素主要涉及帮助与服务族、管理族等[10]。我国有关档案部门在开发胜任力模型的时候也可以适当借鉴国际上已有的胜任力开发工具，如澳大利亚出版的《国家与档案能力》、尼德兰文化遗产协会制定的涵盖文件管理和档案制度九部分的能力目录以及能力要素数据库等。在结合我国国情的基础上，关注自身机构的文化特点，制定出科学、合适的胜任力模型。

档案工作队伍的建设对于我国发展档案事业具有举足轻重的作用，在各行各业蓬勃发展的当今社会，为了提高档案事业的竞争力，甄选、培养更多优秀的档案工作者，同时为他们提供可见的职业发展目标，开发出科学合理的人力资源管理工具是十分必要的。上述对美国NARA胜任力模型内容的探讨，可以为我国有关部门和组织开发档案工作者胜任力模型提供了一定的参考。鉴于档案工作者胜任力模型的开发实际上是一项实践性的项目，所以相关研究还需要结合具体的档案机构进行调研和检验，这也是未来我们需要不断探索的方向。此外，在文中关于各个能力要素所涉及的内容，也需要进一步的阐释。

参考文献

[1]张锐.档案管理者“胜任特征”研究及其启示[J].黑龙江档案，2008（4）：12-13.

[2]韩萌.档案工作者胜任力模型的构建与应用初探[J].北京档案，2009（10）：14-16.

[3]李宏.档案管理者“胜任特征”的启示[J].黑龙江史志，2012（2）：172-172.

[4]党志峰.人员胜任力视角下的档案安全建设[J].山西档案，2018，241（5）：133-135.

[5]赵亮.档案工作者胜任能力模型指标体系构建研究[J].浙江档案，2016（5）：23-26.

[6]李成.档案工作者胜任能力模型研究[D].长春：吉林大学，2007：5-6.

[7]刘泽文.胜任力建模：人才选拔与考核实例分析[M].北京：科学出版社，2009：1-47.

[8]NARA. NARAs Competency Connection [EB/OL].[2018-02]. https：//www.archives.gov/careers/competencies.

[9]NARA.Strategic Plan 2018-2022[EB/OL].[2018-02].https：//www.archives.gov/about/plans-reports/strategic-plan/strategic-plan-2018-2022.

[10]凌淼，董甜甜，田国梅.无边界职业生涯背景下的胜任力模型构建与应用研究[M]. 四川大学出版社，2018：7-35.