关于卫生健康档案管理工作的几点思考

韩芳

档案是具有保存价值的各种形式和载体的珍贵历史记录，是领导决策的重要依据，是事业发展的重要支撑，也是科学研究、基础建设等工作的可靠资料。做好档案管理工作，充分开发利用好档案资源意义重大。当前，随着改革的不断深化和信息技术的快速发展，给卫生健康系统档案管理和开發利用提出了更高要求，也带来了前所未有的机遇。下面是笔者从事卫生健康档案管理工作的几点思考。

一、领导重视是做好档案管理工作的首要前提

档案管理工作，由于其政绩性不强，经济效益不明显等特点，往往不受重视，尤其是常常被单位或部门的主要领导忽略。事实上，任何一项工作如果得不到领导尤其是主要领导的重视，工作推进落实将大打折扣，甚至举步维艰，在工作实践中，也恰恰印证了这一点。就石家庄市卫生健康系统而言，近年来，档案管理工作取得了显著成效，12个独立承担档案管理任务的委属单位，已有11个单位达到档案管理AAAA等级，占比91.7%，其中石家庄市卫生监督局更是达到档案管理AAAAA等级，在全市乃至全省处于领先水平。总结回顾，石家庄市卫生健康系统在档案管理方面，能够在短短几年内取得突破性进展，其中最重要的一个因素就是领导重视。一直以来，石家庄市卫生健康委历任主要领导重视档案管理工作，始终将档案管理作为一项重要任务，年年纳入年度重点工作台账，作为重要考核指标，做到了与其他重点工作同部署、同实施、同考核，为做好档案管理工作奠定了坚实基础。分管档案管理工作的领导高度负责，定期调度档案管理工作推进落实情况，经常邀请省市档案局专家开展专业培训和现场指导，不定期到委属单位实地调研指导档案管理工作，每半年选派专人进行档案管理目标任务落实情况督查，发现问题立行立改，从全系统层面，有力有序推动档案管理工作沿着良性发展的道路不断前进。另外，委属各单位主要领导高度重视档案管理工作，领导班子专题研究经费保障、档案室设置、硬件设备配置、软件系统采购、专业专职档案人员配备等工作，并专门成立档案管理工作领导小组，由主要领导亲自任组长，定期开会研究，持续推动落实。分管档案管理工作的班子成员兼任档案管理领导小组办公室主任，专门负责抓好档案管理工作。从领导层面建立完备的组织领导机构，并认真负责、积极主动推动工作落实，是做好档案管理工作的首要条件。

二、软硬件完善是做好档案管理工作的坚实基础

建设符合档案管理标准的现代化软硬件环境是档案存放、管理、利用等最基础的保障和支撑，必须从财力物力等方面予以保障。一是重点抓好档案用房建设。当前，由于医院档案部门所产生的信息数据日益庞大、类型多样，不仅涵盖了医院的历史和当前各项管理工作，同时还包括了特色业务档案，如住院病历、门诊记录、科研教学、基建等档案。因设备设施和存放空间受到极大限制，无法满足存放要求，造成部分档案没有实现集中管理，为了改变这一现状，石家庄市卫生健康委从档案用房选址入手，按照建设标准，从房屋面积、承重、三分设、长期发展空间、防水、防潮等多方面，向委属各单位提出了明确要求，并重点盯办落实，各单位克服业务用房紧张的情况，积极配合，委机关和12个委属单位均选配了建筑面积符合标准的档案室，从根本上解决了档案业务用房面积不足这一顽疾，为将来档案管理留足了发展空间。二是全面完善内部设施。为了使档案管理规范有序，形成标准化和程序化，近年来，石家庄市卫生健康委在各委属单位资金预算合理范围内分批分期推进，提升了档案库房、电脑硬件设施，信息系统软件装备等，逐步完成了档案保管设施更新换代，90%以上的单位都设计采购安装了标准的密集架，为档案集中管理提供了有力支撑。另一方面，统一规定委属各单位按照档案室管理“十防”要求，配备相关设备，淘汰不达标的设备设施，全部更换为符合标准的设施，为档案长期保存和开发利用提供了坚实保障。三是加快推进档案管理信息化。当前，社会已步入“互联网+”的时代，石家庄市卫生健康委主动适应社会信息化、网络化、电子化的趋势，把档案信息化建设纳入单位信息化建设总体规划，逐步加快档案管理信息化进程，加大档案数字化力度，大力推进存量档案数字化，增量档案电子化。卫生系统病历档案查找利用较频繁，涉及病历档案的人员多、范围广，鉴于此，2017年督促独立承担档案管理任务的直属单位组织统一招标，完成了档案管理信息系统采购、安装和使用，基本实现了各门类档案快速查询图像数据库，部分单位实现了档案信息的全管控、全服务和智能化。提升了档案现代化管理水平，为打造信息资源中心，进一步规范电子文件归档，积极推进文档一体化，把档案工作延伸至文件产生源头，实现对电子文件的前端控制、集中保存创造了条件。通过推进档案电子化发展，使得档案开发利用率也大幅提升，利用者可以通过网络，利用档案信息资源，为深化检索、查询利用提供更大的便利，档案作用和价值也得到极大发挥，并且提高现有各门类档案资源的社会利用效益，促进资源的可持续利用，为促进事业发展发挥更加突出的作用。

三、建立专业的档案工作者队伍是做好档案管理工作的关键因素

档案管理专业性较强，需要专职人员予以保障，从各方面提升档案工作者的专业水平，促进传统技能与新技能的融合。从近年来石家庄市卫生健康系统档案管理取得的成效来看，凡是达到AAAA及以上等级的单位，均配有2-3名专职档案管理人员，而且从事档案管理工作平均达到5年以上，经验丰富、熟悉工作、精通业务，热爱档案管理工作，在档案室建设、档案室管理、档案管理、档案信息化、达标升级等方方面面发挥了中流砥柱作用。另外，各单位在配备专职档案管理人员的同时，每个处室（科室）均至少明确1名档案管理兼职人员，负责本处室（科室）档案收集、整理、归档等工作，并协助档案专职人员做好档案信息化、达标升级等工作，在档案管理工作中发挥着不可替代的作用。正是因为石家庄市卫生健康系统档案专兼职人员配备齐整，形成档案网格式管理，整体素质较高，业务能力突出等关键因素，为档案管理工作不断提档升级提供了强有力的保证。

四、机制健全是做好档案管理工作的重要保障

档案管理涵盖一个单位的所有部门，涉及环节多，牵扯面广，如果没有有效的工作机制和健全的工作制度作为保障，档案管理工作将很难保证其延续性、科学性、高效性和规范性。石家庄市卫生健康系统从委机关到直属单位，多年来在档案管理工作推进过程中，不断摸索完善管理制度和工作机制，形成了从档案管理机构、管理网络到职责分工，从档案分类、预立卷、收集、整理、立卷归档到档案移交、保管、借阅、利用、销毁、信息化，从总的档案管理制度到会计、基建、科研等专项管理制度等，每一项工作制度、工作机制专门集印成册，档案领导小组、档案专职人员、档案兼职人员、科室主要管理人员等人手一册，并开展定期培训和制度掌握情况考核，促进有关人员掌握档案管理工作制度，为做好档案管理工作提供了重要保障。

作者单位：石家庄市急救中心