电子政务背景下的人力资源服务中心电子档案管理

摘要：人力档案资源属于国家信息资源的重要组成部分，在电子政务背景下，办公自动化、信息化程度提升，助推档案信息资源管理工作的变革。人力资源服务中心主要负责人事档案的管理工作。在当前电子政务背景下，电子档案也发生了巨大的变化，本文具体就电子政务背景下人力资源服务中心电子档案管理进行介绍和分析。

关键词：电子政务;人力资源服务;电子档案

中图分类号：G271 文献标识码：A  文章编号：1003-9082（2020）07-00-01

随着各级政府积极推进电子政务，人力资源档案的信息化管理水平不断提升，技术不断进步，流程不断完善。结合实际工作情况需要，湖南省人力资源服务中心开发了“湖南省流动人员人事档案管理一体化服务平台”，档案数字化、信息化和智能化工作不断推进。

一、电子政务背景下人力资源服务中心电子档案管理特点

电子政务是信息技术与现代管理机制的有机融合，是信息化政府工作模式，电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。人力资源服务中心主要侧重于人事档案的管理，电子政务的推广为档案的信息化管理提供了机遇。

1.信息资源互补和共享

电子政务建设对电子档案管理的影响是多方面的，电子政务建设和人力资源服务中心电子档案管理能够实现信息资源互补和共享。电子档案管理系统可以说是电子政务的一个子系统，是一个专门为各级公共人力资源服务机构管理流动人员人事档案的信息服务平台，人事档案的电子化管理实现了人事档案基础数据共享、人事档案业务受理及流转全程监控，档案调动（调阅）告别“来回跑”、证明材料异地及网络远程打印等，提升了人力工作的效率。电子政务信息资源是政府管理活动中形成的数字化信息，而人力资源档案的信息化管理则可以进一步地丰富和充实电子政务信息资源。

2.工作标准和信息技术有相似性和连续性

电子政务和人事档案信息化管理在标准和技术方面具有一定的相似性和连续性。电子政务下势必会产生很多的电子信息数据和文件等，而人力资源工作是政府工作的重要一部分，必须统一标准和要求才能够实现资源共享。因此电子政务的建设和推广为人力资源服务中心电子档案发展提供了契机，两者都需要确保电子文件、档案信息的安全性、稳定性、真实性等，两者工作和管理中都包括了软件开发利用问题、基础设施建设问题、工作人员团队建设问题等。[1]

二、电子政务背景下人力资源服务中心电子档案管理策略

电子政务系统是人力资源部门工作的系统，电子档案管理则是工作中需要处理的数据资料，电子政务系统设计和电子档案管理必须进行有机结合。下面我们具体就电子政务背景下人力资源服务中心电子档案管理策略进行介绍。

1.档案信息化建设与电子政务系统设计应尽快接轨

人力资源服务中心是政府部门之一，电子档案管理不仅是人力资源部门工作人员工作面临的新挑战，同时也是政府各部门工作中面临的新挑战。政府内部各个部门如果没有认识到电子政府建设和电子档案管理之间的关系，将会增加工作难度。为此，政府各部门应该加强沟通交流，依托电子政务平台进行档案的信息化管理，将人力资源电子档案建设同电子政务建设紧密相连，为人力资源服务中心电子档案管理工作提供充足的财政支持、强有力的技术保障和高素质的人才基础，以此才能够设计出科学的电子政务系统。[2]

2.积极调整人才结构，加快人才队伍建设

人事电子档案的管理需要专业的人才队伍，包括档案管理人才和信息技术人才，为此，人力资源服务中心在招聘时应该加强精通档案管理、互联网技术、数据挖掘技术等综合型人才的聘用，从而为档案电子管理提供人才基础。人才队伍建设可以坚持“引进来”和“走出去”两种策略，引起高质量的综合型人才，对在职档案管理人员进行在岗培训，确保人才能够满足新形势的需求。

3.加快平台系统的开发，统一规范标准

要推进档案的电子信息化管理首先要加强基础设施建设，政府要加大资金投入，设立人力资源部门数字化档案室建设专项资金并成立专门的建设小组，负责人力数字化档案室的建设工作。要基于各级政府情况和信息技术的发展情况，引入先进信息技术和先进的设备，并做好设备的维护管理工作，以加强数字化档案室的建设。当前人员人事档案流动的频次越来越高，范围也不断扩大，各省级人力资源中心应该发挥其引领作用，统一服务平台、操作规划和标准，从而建立规范的电子档案，如省中心发挥其引领作用，带头制定人事档案整理、材料分类排序、数据采集、影像扫描及档案管理服务等省级工作规范及标准，全省范围内基于统一规划设计和标准进行电子档案的收集、整理和存储，确保人力管理工作更加规范和高效。

4.将人事档案电子信息化管理落到实处

各级人力资源部门应该将档案电子化落到实处，省级人力中心要发挥其引领作用，整体规划、逐个实施，确保各级人力中心将人事档案电子信息化管理落到实处。在省级中心的引领下，基于统一的规范和标准对电子档案进行数据收集、整理，电子档案的归档和管理，并加强电子档案的保密管理工作，确保人事电子档案的真实性、准确性、可靠性和可用性。同时电子档案管理过程中相关部门要对电子档案实行全过程实时监控，从而确保电子档案的质量。[3]

结语

电子政务的发展为档案管理电子信息化提供了发展契机，人力资源服务中心集中对人事档案进行管理，应该紧抓机遇，加强电子档案建设，省级中心应该发挥其引领作用，统一电子档案的规范和标准，政府应该加大经费投入进行系统的研发，同时要加快人才队伍建设，从而为电子档案的管理提供资金、系统和人力基础。另外人力资源服务中心是政府的重要部门之一，电子档案管理应该同电子政务建设进行有机融合，将电子档案建设真正地纳入电子政务系统中，从而提升人力工作的质量和效率。

参考文献

[1]黄瑛，陈碧华，蒋丹玛.上海市某社区居民对电子健康档案的知晓程度及评价[J].上海預防医学，2015，（4）：215-217.

[2]樊山水，刘泽鑫，赵志晖，等.人力资源市场与就业智慧管理平台[Z].河南超锐贸易有限公司，河南讯丰信息技术有限公司.2017.

[3]温震.人社局人才培训管理系统的设计与实现[D].四川：电子科技大学，2014.

作者简介：周春兰（1969—）女，汉族，本科，湖南永州市人，中心主任，中级，研究方向：档案管理。