信息化时代科技档案管理面临的问题和对策

王帅

摘要： 进入到信息时代后无论是科技水平还是信息的传输能力相较于以往均有了极大的提升，而在档案管理的过程中若是能够确保现代化技术的应用灵活性不仅能够提高档案管理效率，同样是促进社会经济进一步发展的重要基础。本文简述了将信息化技术应用至档案管理工作过程中的重要作用，并就当前信息时代下档案管理工作环节所存在的主要问题进行了深入分析，提出了几点解决措施，希望能够为同行业工作者提供一些帮助。

关键词： 信息时代;档案管理;问题与对策

【中图分类号】G271【文献标识码】A【文章编号】1674-3733（2020）15-0298-01

时代的发展与进步为各行各业的未来持续化进步注入了新的发展动力，但也同时使得想要继续推进档案管理工作更为困难。随着数据量的逐渐增加，对于档案管理工作来说面临着更加严峻的管理形势，多样化的工作类型使得人们对于档案管理也有了一套与传统意义上的档案管理工作有着诸多不同的工作标准。为达到这一目的，将现代化的信息技术融入至日常的档案管理工作过程中极为关键，在改善管理现状的同时，也能凸显出一直以来存在于管理过程中的隐患，为工作效率与质量的进一步提升奠定坚实的基础。

1将信息化技术融入至档案管理工作中的重要作用

纸质档案是传统档案管理工作所针对的主要对象，这使得工作人员必须小心呵护纸张，并对其进行妥善处理与保管，不仅工作难度较大且由于纸质档案中的信息特殊性需要耗费大量的人力物力满足工作需求。但保存的过程中，难免会出现一些不确定因素使其完整性受到影响，例如火灾、地震这些不可抗力因素，又或是由于人员疏忽导致档案丢失，均会影响到档案信息的正常使用。再加上大多数的纸质档案出于保密性考虑只有一份，不仅安全性较低，若是有经常查阅的需求很容易使得档案被损坏[1]。而将信息化技术融入至档案管理工作过程中，能够快速的完成纸质信息至电子数据的转化，并在互联网的辅助下实现对信息的有效存储，使得工作展开更加高效。这种方式在将档案资源利用效果充分发挥出来后，也为后续工作推进创造了更多的管理价值。

2信息时代下档案管理工作所面临的主要问题

2.1无法保证档案管理安全性

对电子档案进行管理通常需要以手机验证码或是账号密码等作为安全辅助形式，从而提高档案信息的安全等级。但若是密码泄漏或是不法分子将密码破译就可以很轻松的进入到档案内部系统对档案信息进行修改或是删除，从而影响到档案管理安全性，致使数据失去真实性与完整性的应用效果。另外在电子档案使用的过程中也极易遭受到病毒攻击，一旦影响到日常工作展开将直接使应用该处档案信息的部门受到经济效益或社会效益损失。

2.2档案管理工作无完善体系支持

由于档案的自身特性使得其具有较高的实用价值，因此构建一套完善的档案管理体系极为关键，也是确保其展开更为顺利与高效的关键因素[2]。但从实际情况来看，当下所应用的档案管理方式却依旧处于无完善管理体系支持的状态，相关的法律法规也不具有工作约束性，这也是当下的档案管理工作无法达到预期管理目标的主要原因，对于企业的未来可持续发展极为不利。

2.3档案管理人员工作水平不一致

档案管理人员的工作水平决定了档案管理工作质量与服务效率，尤其是在信息时代下更需要工作人员具备足够的信息技术应用能力，以满足时代对于档案信息的使用要求。但当下多数档案管理人员不具备足够的工作能力，工作水平不一致的现象较为明显。再加上工作人员没有意识到信息技术融入至日常档案管理工作的重要意义，在其管理理念严重落后的情况下，会使得工作效率被降低。

2.4软件兼容性差

信息化技术的普及使得大多数企业逐渐开始应用不同类型的档案管理软件，但由于其兼容性较差使得虽然能够在一定程度上提高服务水平与工作效率，但由于企业所应用计算机的类型与系统等具有一定差异，致使想要实现资源共享目标较为困难。

3解决档案管理问题的措施

3.1建立信息匹配的数据库

将信息技术融入至日常的档案管理过程中却依然没有达到预期工作目标，主要原因是工作人员没有意识到信息技术应用的重要性，再加上無匹配数据作为工作支撑，致使工作效率迟迟无法提升。因此，必须构建与之相匹配的信息数据库，结合工作实际情况与人们的数据查询习惯，做好数据库的定期更新与维护升级等工作，确保后续档案管理工作能够顺利展开。

3.2保证软件的兼容性

为充分发挥电子档案管理的应用效果，对所应用技术进行创新极为关键。档案管理人员应以档案的不同类型为依据，对其进行准确分类以选择出对应软件，从而避免出现软件不兼容现象影响管理效率。

3.3提高档案管理安全系数

档案管理在当下的信息时代具有不可忽视的重要作用，而想要充分发挥出档案查询与各类信息的共享效果，制定与之对应的安全措施以提高档案管理安全系数极为关键。未达到这一目的首先需要改变传统的档案管理的认知观念，让人们充分认识到档案管理对于日常工作与生活的重要意义，从而避免不法分子盗取档案信息的现象出现[3];其次是进行严格的身份验证，例如可以添加语音或是人脸识别等安全验证方式以提高系统安全等级，保证其使用安全。

3.4提高工作人员的水平

档案管理人员是否具备足够的专业技术水平决定了档案管理工作效率与质量，因此，企业应定期组织培训活动，并将考试成绩作为绩效考核的一部分，从而充分激活工作人员的学习积极性。但需要注意的是，对于成绩优秀与成绩较低的员工实施对应的奖惩措施时，一定要注意鼓励与批评的尺度，在不伤害员工自尊心的基础上才能保证员工工作热情的有效提升。另外企业也可以组织人员到其他企业进行参观学习，从而吸取到先进的档案管理经验，为自身管理制度的完善奠定基础，促进管理工作效果的有效提升。

4结语

综上所述，从当前的档案管理工作实际情况来看，存在的多种问题不利于后续工作任务的顺利展开。因此，作为企业管理人员，应提高对档案管理工作的重视，以问题的主要原因为依据，制定对应的解决措施，确保问题发现与解决的及时性，为全面提升档案管理水平奠定坚实的基础。

参考文献

[1]赫轰.信息化时代科技档案管理的创新研究[J].信息记录材料，2019，2002：107-108.

[2]杨亦丰.信息化背景下科技档案管理存在的问题与对策[J].陕西档案，2019，02：48-49.

[3]廖彦飞.基于信息化时代浅析传统档案与新生电子档案的管理利用[J].城建档案，2017，01：66-67.