南京图书馆读者决策采购模式的应用探索

孙华

关键词：项目管理;读者决策采购;图书馆

摘 要：文章以南京图书馆的“陶风采”为例，基于项目管理的视角剖析了读者决策采购模式应用中存在的问题，并提出了相应的解决方法，以期为其他图书馆的读者决策采购应用提供参考。

中图分类号：G258.2文献标识码：A文章编号：1003-1588（2020）07-0084-04

近年来，读者决策采购（Patron-Driven Acquisitions，以下简称PDA）在我国图书馆界得到了推广和应用。由于受不同供应商、图书馆、实施方案及PDA模型等因素的影响，导致PDA在具体的实施过程中存在诸多问题。图书馆应用PDA模式不仅需要内部各个部门的协作，还需要加强与读者的沟通，因此，图书馆可基于项目管理的视角，采取科学的管理方法，指导PDA模式的应用，解决PDA应用过程中存在的问题，以实现经济效益与社会效益的最大化。项目管理是项目负责人和项目组织者为了实现项目目标，运用系统的理论和方法，对项目进行全过程和全方位的策划、组织、控制、协调的总称，包括项目的整体管理、范围管理、时间管理、费用管理、采购管理、风险管理、人力资源管理、沟通管理和质量管理。

1 南京图书馆读者决策采购的基本概况

为了响应十九大号召，落实江苏省文化厅的“文化惠民，精准服务”的政策，南京图书馆（以下简称“南图”）在借鉴其他图书馆读者决策采购经验的基础上，联合江苏新华发行集团于2016年4月23日“世界读书日”推出了具有本馆特色的PDA模式品牌项目——“陶风采”，将南图的“惠风书堂”、新街口新华书店和湖南路凤凰书城作为该项目的首批试营点，提出了“你选书，我买单”的宣传口号，获得了广大读者的积极响应和媒体的跟踪报道。统计结果显示，“陶风采”项目的三处试点每月采购图书10，000余册，每年支出码洋500多万元，满足了读者的多元化需求，实现了经济效益与社会效益的最大化。

1.1 “陶风采”的工作流程

“陶风采”的实施改变了南图单一的馆员采购图书方式，读者需求与图书采购实现了有效对接，具体工作流程如图1所示：读者在“陶风采”试营点选择所需图书，将图书和读者证交给书店工作人员;工作人员采集读取读者信息，并将符合采购规则的图书贴上条码和RFID芯片，录入“陶风采”平台系统，完成图书信息录入和外借手续;在规定期限内读者通过自助借还机将图书归还图书馆;图书馆工作人员收到图书后进行再加工，补充录入书目信息，并贴书标上架流通。

1.2 平台架构和后台系统

“陶风采”涉及南图和新华书店两套独立的系统，因此，南图需要对两套业务管理系统进行整合，构建安全独立、功能强大和操作便捷的云服务平台系统。该系统基于典型的云计算分层架构，包括底层的IaaS基础设施、中间的PaaS平台和上层的SaaS软件。在此基础上，南图还开发和添加了面向读者的各种终端软件，如“陶风采”App、微信客服端及PC浏览器等。底层IaaS是“陶风采”管理系统运行的基础，包括硬件设备和服务设备。中间的PaaS是“陶风采”管理系统运行的软件环境，涉及身份认证、数据共享交换和安全服务等。“陶风采”管理系统的核心层是上层的SaaS软件，包括4个业务系统：一是图书馆业务管理系统，主要功能是对采购的图书、读者信息、财务信息进行管理和统计。二是RFID自助借还系统。RFID是一种射频识别通信技术，目前已在图书馆领域得到广泛应用，主要功能包括读者身份识别、图书定位和自助借还等。RFID是连接信息和实物的载体，在“陶风采”管理系统的运行过程中起着关键的“纽带”作用，负责连接图书馆、书店和读者。三是书店图书信息管理系统，包括新华书店的图书信息管理系统和銷售信息管理系统。南图需要开发数据接口，将云服务平台上的各种信息系统与书店图书信息管理系统进行有效对接。四是智慧云服务系统。该系统是云服务平台上各种信息系统之间的桥梁，负责连接图书馆业务系统、书店业务系统和读者信息系统，以实现实时的数据交换和共享。

1.3 “陶风采”采购规则

“陶风采”不仅转变了采购主体，还提高了馆藏资源的利用率。为了进一步增强图书采购的规范性和馆藏资源的合理性，南图制定了一些采购规则：一是荐购图书的范围。教辅、20页以下的绘本、50页以下的成人书籍、64开以下尺寸图书、异型书、填色书、漫画、影印书籍、标准、字帖、字典、辞典、地图、挂图、儿童贴画及超过4册的多卷本图书都不在荐购范围内。二是荐购图书的借阅期为30天。读者须在规定时间内到一层还书处或自助还书处归还所荐购的图书。三是荐购图书的副本量、册数和赔偿金额等。读者每次最多荐购2册图书，每月不超过12册图书;读者荐购图书的单价不能超过100元;同一种图书不超过2个复本;2册以下的多卷本图书须整套荐购;少儿证仅能借阅少儿图书;读者须遵守南图的借阅规则。

2 主要问题分析

“陶风采”虽然吸引了众多读者积极参与，受到了读者的一致好评，取得了显著的效果，但仍存在一些需要正视的问题。笔者基于项目管理的视角对南图PDA应用中存在的问题进行了分析。

2.1 项目实施中的问题

2.1.1 项目质量：文献结构不合理。统计结果显示，读者荐购的图书大多是文学小说类，影响了馆藏资源建设和“陶风采”项目的质量。

2.1.2 项目范围：采购图书类型单一。国外图书馆PDA采购的图书一般分为纸质图书和电子图书两种类型，甚至有的图书馆更倾向于采购电子图书。“陶风采”项目主要采购读者荐购的纸质图书，并没有涉及电子图书的采购，降低了读者参与PDA的积极性。

2.1.3 项目沟通：采购方式不便利。采购方式主要有以下三点不便利：一是地点不便利，“陶风采”的采购地点仅有3处。二是采购手段不便利，仅支持书店现场采购。三是还书地点不便利，读者必须到图书馆还书。

2.1.4 项目成本：成本控制较难。“陶风采”的成本控制存在以下两个问题：一是图书馆平衡各类图书采购经费的问题，二是PDA经费持续性的问题。“陶风采”项目能否得以长期运行并不断发展完善，不仅需要巨额的经费维持，还需要高素养的人员支持。因此，南图的PDA成本控制是项目持续运行的关键。

2.2 项目实施问题的分析

2.2.1 图书馆。笔者从图书馆角度对项目实施中出现的问题进行了分析：一是采购渠道单一。“陶风采”仅提供书店现场选书，虽然提供了舒适自由的决策采购空间，但缺乏更多的采购终端，如手机App和微信等采购终端。此外，读者在书店现场荐购的图书种类有限，采购效率不高。二是预设文档较难把握。“陶风采”仅限定了不适合馆藏的图书，并没有对书商书目文档进行预设，缺少书目的筛选环节。预设采购文档是一把双刃剑，合理的采购文档有利于增强馆藏资源建设的合理性，反之，不合理的采购文档将降低读者的参与积极性。三是辐射面有限。读者荐购图书的书店仅有3个，仅能覆盖周边地区的人群，无法满足更多民众的阅读需求。四是项目成本控制较难。一方面，PDA由读者按自身需求采购图书，由于采购内容无法提前预测，致使图书馆很难平衡各类图书采购经费的比例;另一方面，如果出现PDA经费被提前用完的情况，就会影响读者的荐购感受，降低读者的参与积极性。

2.2.2 读者。笔者从读者角度分析了项目实施中出现的问题：一是读者没有专业的图书采购背景和经验。读者荐购图书一般从自身的现实需求出发，具有较强的随机性。二是读者荐购的图书缺乏代表性，不能充分发挥PDA的优势。以上两个因素都影响了图书采购的质量，在项目实施中也影响了馆藏资源建设的质量。

2.2.3 书商。书商是项目的重要参与者，在南图馆藏资源建设过程中扮演着重要角色。该项目的图书供应商是江苏新华书店集团，因此笔者从书商角度分析了存在的问题：一是图书类型单一。传统书商主要负责销售纸质图书，如新华书店等。电子图书供应商一般采用数据库打包的方式销售电子图书资源，属于卖方市场，图书馆的话语权较低。二是市场的逐利化。书商追求利润和市场的最大化，因此，不论是纸质图书书商还是数据库供应商，通常会将利润高的图书打包销售。读者决策采购方式与传统的打包销售方式相背离，书商看不到有利的销售前景，不愿意配合。

3 基于项目管理的南图读者决策采购应用研究

3.1 加强项目质量管理

PDA实施的质量不仅关系到图书馆的馆藏资源建设质量，还影响着图书馆的服务质量。图书馆在应用PDA的过程中可借鉴国外图书馆的经验，制订质量管理方案，合理预设文档，进而提升馆藏资源建设的合理性和完整性，提高采购经费的使用效率。虽然“陶风采”印证了PDA实施的有效性，但南图过于宽松的采购规则会影响馆藏资源建设的合理性。因此，南图可采取以下两点措施：一是根据馆藏规划，合理控制各类采购书目，保障馆藏各类图书布局的合理性。二是做好PDA的数据收集、分析，为今后制订图书采购计划提供参考。

3.2 扩大项目采购范围

项目范围是项目运行的基础，决定项目实施阶段具体工作的分解。因此，图书馆应在项目可行性报告和实施方案中将PDA模式的范围作为基础要素突出体现出来。为了扩大PDA模式的范围，南图需要拓宽采购渠道和增加采购面，具体措施如下：一是增加图书供应商的数量，提供更多的采购渠道，为荐购者提供丰富的图书资源，保障馆藏资源建设的合理性和完整性。二是采购电子书，完善PDA模式的应用。受历史和版权等因素的影响，我国的图书供应商不具备同时销售纸质图书和电子图书的能力。因此，南图应选择多个纸质图书供应商和数据库供应商，确保采购渠道的畅通，提升读者参与荐购的积极性，满足读者的多元化阅读需求。

3.3 加强项目的沟通管理

项目的沟通管理涉及图书馆、供应商和读者，具体体现在以下三个方面：一是图书馆内部各部门之间的沟通。在项目实施前期，南图内部各部门应对PDA模式进行调研，并制订实施计划;在项目实施中期，南图内部各部门之间应对PDA模式的应用情况进行沟通，并形成项目实施进度报告;在项目收尾期，南图内部各部门之间应对PDA模式的实施效果进行沟通，并形成项目实施效果报告。二是图书馆与供应商的沟通。在项目招标期，南图应与供应商进行资源内容及价格方面的沟通，形成合同文本;在项目实施期，南图应与供应商进行业务流程和数据内容等方面的沟通;在项目收尾期，南图应与供应商进行财务和质量效果等方面的沟通。三是图书馆与读者的沟通。读者是PDA模式正常运行的关键因素之一，因此，南图应建立功能强大、使用便捷的沟通平台，加强与读者的沟通交流，为读者提供更多的书目信息，满足读者的多元化阅读需求。南图还应开发更多的荐购终端，充分发挥PDA模式的优势，提高读者的参与积极性，提升读者选书的效率，降低图书采购成本。

3.4 加强项目的成本管理

项目的成本管理是项目实施的核心内容之一。PDA模式的成本管理主要有以下两点：一是项目投入成本管理。南图应制订科学的采购计划，确定馆员采购经费与读者采购经费的分配比例，不仅要保证馆藏资源建设的合理性和完整性，还要满足读者的多元化阅读需求。二是项目申请资金。近年来，我国不断提升文化在国民建设中的地位，出台了若干重要的文化发展政策，加大了政策倾斜力度。因此，南图应深入研究PDA模式与这些政策的契合点，不仅要争取上级单位的资金支持，还要加强与社会机构的合作，拓宽资金获取渠道，吸引社会力量参与，为PDA模式的持续运行提供资金保障。

3.5 注重项目的评价工作

评价是项目运行不可缺少的一部分，图书馆应及时收集、分析数据，总结经验，为今后的项目实施提供参考。PDA模式的项目评价工作主要体现在以下三个方面：一是读者需求评价。南图应对荐购图书的种类、采购经费、读者信息、参与记录及使用感受等数据进行收集分析，获取读者的荐购意见，及时调整措施，满足读者的实际需求。二是服务质量评价，主要包括图书借还服务评价、图书加工上架速度评价、图书质量评价及工作人员服务质量评价。三是馆藏效益评价，主要包括馆藏资源利用率的评价和馆藏资源建设合理性和完整性的评价。

4 结语

项目管理的科学性和系统性已被各行各业接受，并被当作项目的指导思想和管理工具，以不同的形式和内容呈现。图书馆作为公益性文化服务机构，应基于项目管理视角开展各项业务。PDA是新兴的图书采购模式，图书馆基于项目管理视角应用PDA模式，不仅可提高采购和服务的效率，还能实现读者需求与信息服务的有效对接。因此，图书馆基于项目管理视角开展PDA模式的应用研究，是一个值得继续深入探讨、实践的课题。

参考文献：

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（编校：孙新梅）

收稿日期：2020-06-06

作者簡介：孙 华（1980— ），南京图书馆馆员。