信息时代对档案管理的思考

孙迪

摘 要：随着时代信息化的逐渐加快，许多行业开始通过信息技术等手段对企业的工作模式进行创新，从而提高整体的运行速度与工作效率。档案管理领域的工作是众多工作岗位中较为依赖信息技术的一种工作模式，档案管理在信息化发展如此快速的时代下，也涵盖了多个档案管理领域，本文便从信息时代背景下的文书档案管理、电子档案管理以及办公室档案管理这三大方面进行探究。

关键词：信息化;档案管理;办公室档案

一、信息时代下的文书档案管理

现如今，信息化的普及促使着我国各个领域的模式发展，对于档案管理方式中发展较早的文书档案管理领域来说，其技术的创新、模式的转变、理念的提升等方面，都需要工作人员对其进行不断探究和商讨，只有这样，才能够促使文书档案管理的工作能够紧随信息时代的潮流变化而逐渐繁荣。

从根本上说，文书档案管理工作在信息化背景下的发展是具备一定竞争力的，因为文书档案管理的信息资源和发展空间较大，其不仅能够对现有的档案管理资源进行整合，还能够对档案资源进行有效共享，这也在一定程度上标志着我国的文书档案管理工作能够适应信息化时代发展的脚步，并且在此基础上不断提高了自身的管理价值，追求更高、更优秀的技术管理能力[1]。这为文书档案管理领域的发展提供了一定生存契机，也是其发展过程中的一个重要转折点。

为了能够有效促进文书档案管理工作的有效提升和转变，我们必须要遵循以下几点转变方式：

（1）提升文书档案管理工作的业务基础能力。文书档案的基础管理工作是其日常工作中的重中之重，想要提高文书档案管理的有效工作率，使其紧跟时代的步伐，首先便要抓好文书档案的基础管理工作，比如信息的收集、整理、存放、搜索等环节，不能马虎在任何一个基础的环节，做好档案的分类与排版录入工作，在保证基础工作没有失误的情况下，加快信息录入等工作的速度，为档案管理工作打好地基。

（2）从根本上促进信息资源的整合与利用。文书档案工作的信息资源利用率相对于其他方面来说，稍有不足，原因是文书档案工作所需要的环节较多，其工作流程也较为复杂，所以无暇顾及对信息资源的开发与挖掘。在日常的基本管理业务中，工作人员在保证基础信息流程稳定的同时，有针对性地对文书档案信息资源进行合理开发和共享，这样不仅能够积累一定的信息管理资源，还能够提高自身的服务意识，促进文书档案管理工作的有效开展。

（3）增强工作人员的自身管理素质与意识。无论是信息时代下还是传统的管理工作中，工作人员的自身素质与管理意识是不变的服务宗旨，档案管理人员不仅要提高自身的工作理念和工作意识，还要不断完善自身的缺点，掌握基本信息技术理念，只有这样才能够从本质上促进文书档案工作领域的发展与繁荣[2]。

二、信息时代下的电子档案管理

现如今的信息化发展已经成为了我国社会经济发展方式中的一种必然趋势，在此时代背景下，档案管理领域在开展工作时便要逐渐适应时代背景的发展趋势，对档案管理进行自动化改革。电子档案管理便是在科技发展如此繁荣的社会背景下所产生的，人们可以利用电子档案管理对信息进行有效提取，从而提高档案管理工作中的效率。

（一）档案管理的重要性

档案管理的重要性不言而喻，其不仅能够收集大量的信息资源，还能够录入基本的档案信息，并对其进行分析，用在企业的发展决策管理之中。信息技术的快速发展已经渗透到了我国不同种类的行业中，档案管理在对信息技术的融合过程中，能够通过自身的基础信息与其结合，并对信息资源进行有效利用，提高档案管理中的工作实践水平，以保证电子档案管理在日后的发展中体现出应有价值。

（二）电子档案的应用优势

电子档案相对于我国其他的档案管理方式来说，是具备一定优势的，比如电子档案能够在信息录入平台进行数据库建立，并且电子档案能够容纳大量的档案管理信息，且在提取与查询的过程中较为方便，不需要太多繁琐的工作流程。电子档案数据库能够提高工作人员的工作效率，提高档案整体的管理效率，降低工作人员的操作难度[3]。电子档案还能够恢复一些不小心删除的数据，在档案信息遭到破坏或是丢失的情况下，电子档案会存有备份，不会出现信息泄露或是遗失等问题的出现。

（三）信息时代电子档案管理工作存在的问题与解决方式

从如今我国的电子档案管理工作环境来说，很多企业的电子档案管理方式相对欠缺，其操作人员对于档案管理工作的重要程度不够，并没有以一个正确的态度对待电子信息管理工作，导致了其发展过程中出现了很多不妥之处。所以各企业要对电子档案管理工作给予相应关注，并把其放在一个重要的发展位置，不能够按照传统的档案管理模式去运营，而是要深刻认识到电子档案管理在工作中的便捷度，并加以利用，以此来改善现如今我国档案管理中存在的不足。

三、信息时代下的办公室档案管理

档案工作的发展历程是较为曲折的，因为工作的局限性导致了档案管理工作一直没有受到相应重视，管理工作也很难实现高效率、高质量的目标，下面作者便主要探讨办公室档案管理在信息时代下的发展方式及其发展问题。

（一）办公室档案管理工作存在的问题

现如今我国的办公室档案管理体系并不完善，且在实践的过程中会出现下面几种问题：

（1）办公室档案管理规划不全面

办公室档案管理在实施的过程中，要按照具体的管理规划进行，然而现如今的办公室档案管理规划体系并不完善，从而导致了信息规划中会出现脱节的现象，且办公室档案管理这一领域相对于其他领域来说局限性较大，这种具有一定地域性和空间性的管理空间，会受到资金与管理方面的限制，从而导致了档案管理工作很难有效展开。

（2）缺乏信息化管理理念

目前，我国的办公室档案管理体系无法正确的发挥其原有价值，在实际的操作过程中很难得到相应的信息管理资源，且工作人员缺乏相关的管理理念，在后续的管理过程中便会流于形式，很难得到正确的管理规划。

（3）管理方式落后

传统的办公室档案管理工作是通过工作人员的实际操作进行的，这种人工方式存在着效率慢、出错率高等问题，操作人员无法及时的对档案进行录入与归纳，并且查找相关档案信息的过程较慢，这种传统陈旧的管理方式也在进一步局限着办公室档案管理的发展。

（二）解决途径

在实施办公室档案管理的工作流程中，要不断给操作人员灌输一个统一思想，那便是高效率、低出错、高素质，在此基础上，通过对管理环节的优化与提升，摒弃传统办公室档案管理中的固有思想，突破传统管理局限，紧跟信息时代背景下的步伐，更好地满足新时代背景下的档案管理工作需要。另外，档案管理工作效率的提高是档案管理工作实现规范化与制度化的基础条件，也就是要以高效的工作实现档案的收集、整理及归档。为此，档案管理工作的信息化是实现档案管理工作高效开展的基础条件，也是实现制度化的保障。

四、结语

在档案信息化管理过程中，随着信息化发展的趋势和要求，必然会在实际工作中出现各种新情况、新问题，这就需要在解决这些实际问题中不断推动档案信息化建设进程。所以，要给予档案信息建设一定关注，要具有针对性的对档案管理进行全面剖析，以适应如今的信息化时代发展。

[参考文献]

[1]杨靖梅.信息时代档案管理工作创新研究[J].中国管理信息化，2020（8）：192-193.

[2]王丹.信息时代背景下办公室档案管理工作[J].智库时代，2019（22）：130-133.

[3]傅艷华.信息时代背景下电子档案管理探讨[J].中国管理信息化，2019（1）：155-156.

（作者单位：潍坊市军队离退休干部服务中心，山东 潍坊 261000）