教育局档案收集工作中存在的问题及对策研究

摘 要：近年来，随着我国社会经济发展水平的不断提高，档案管理与收集工作的创新发展受到了社会各界的广泛关注。档案收集工作是档案管理的重要前提，教育局作为我国教育事业发展的重要环节，做好教育局档案收集工作对于提高教育局工作效率、促进我国教育事业发展质量的提升等方面具有极为重要的现实意义。本文即立足于现阶段教育局档案收集工作的发展现状，对其中存在的问题和有效解决对策两个方面作出了简单的分析和探讨，希望能为教育局档案收集工作质量的提高提供一定借鉴。

关键词：教育局;档案收集工作;问题;对策分析

中图分类号：G272 文献标识码：A 文章编号：2096-5079 （2020） 14-0-02

档案收集工作作为教育局档案工作的重要内容，在当前社会经济、科技等快速发展的背景下对教育局档案收集工作的规范化提出了更高的要求。档案收集工作即遵循教育局工作指导，将国内各学校的教师及学生的档案收集起来进行统一管理。由于档案数量较多、分布范围较广以及缺少统一高效的档案接收系统等因素的影响，当前教育局档案收集工作的难度较大，且存在较多明显问题，严重影响了档案收集工作的整体效率。因此，必须加大对档案收集过程中现存问题的重视力度，有力推动档案收集工作的发展。

一、教育局档案收集工作中存在的问题

（一）档案收集体制尚不健全，工作水平较低

从当前教育局档案收集工作的开展状况来看，档案收集与管理体制尚不健全，导致工作水平较低，是当前档案收集工作面临的主要问题。首先，教育局的档案收集，涉及到各地区及各学校的师生档案工作范围较大、内容较多，导致当然收集工作难度较大。缺少严格且系统的档案收集与管理体制，在具体的档案收集工作，实践中则表现为档案移交时间不规范，导致档案拖延移交等现象，进而影响档案整理、编目等其他环节的顺利开展。其次，对于所收集的档案，在内容规范性、格式标准性等方面缺少严格的体制要求，直接导致教育局收集上来的档案资料与原始性内容存在较大差距，不仅不符合教育局档案收集与归档的相关要求，同时也影响了教职工职称评定及学生学习等各项工作的顺利推进。

（二）档案收集工作队伍培训不到位，收集质量较差

教育局档案收集工作队伍培训不到位及专业人才的缺失，導致收集工作质量较差，是其面临的另一问题。较为明显的，是当前档案管理工作的创新与发展对人才提出了更高的要求，而当前，大多数教育局在开展档案收集工作中，往往是下文到各地区、学校，告知档案的归档范围，收集时间等内容，缺少对收集标准的针对性和专业性。而各学校在职的档案收集工作人员大多缺少对专业化档案收集与管理技能的熟练掌握和应用，甚至缺少良好的档案意识，不能正确理解档案收集工作的意义和价值，进而导致在档案收集工作中往往沿袭传统的单一收集方法，收集效率较低且在档案内容上也表现出了较多限制，影响了档案收集工作的整体质量。

（三）对教育局档案收集工作的宣传力度不足

基于现阶段教育局档案收集工作的开展现状，教育局对档案收集工作的宣传力度不足是影响其工作效率的另一问题。首先，档案收集与管理工作对教育局自身来说并没有直接的效益显现，因此档案收集工作往往处于被忽视的位置。在档案收集工作的开展过程中，对于收集档案的目的、途径、所需条件、作用和价值意义等内容，大多数人员并未有清晰的了解和认知，进而导致但收集工作开展过程拖沓，效率较低。另一方面，对档案收集工作的宣传力度不足及忽视，进一步限制了档案收集工作在人员培训、收集工作手段更新等工作上的发展，进而影响了档案，整理及后续环节的开展。

（四）缺少强有力的档案收集意识，收集工作效率较低

缺少强有力的答案收集意识，导致收集工作效率较低，是当前教育局在档案收集工作中面临的重要问题。档案收集意识作为现阶段档案管理工作中的重要理念，对于提升档案工作效率具有极为重要的现实意义。档案意识主要是指在档案工作中工作人员对档案性质、价值及档案工作作用的认知。若在档案收集工作中，相关工作人员缺少对其工作的正确认识，极易导致不重视、不了解档案或想占有档案的心理，进而导致贪图自身工作方便而扣留重要核心档案等问题的出现，不仅影响了档案收集工作的完整性，同时也进步影响了档案管理工作的创新发展。

二、教育局档案收集工作问题的解决对策

（一）加大对档案收集体制的完善与强化

针对当前教育局在档案收集工作中出现的档案收集与管理体制不健全等问题，不断加大和强化对档案收集工作体制的完善，是当前档案管理工作发展的有效策略。首先，教育局自身及相关领导与管理部门要加大对档案收集工作的重视力度，针对收集工作中所需要的交接时间、档案收集标准及格式要求等具体内容作出严格规定，并以规范化体制的形式应在档案收集工作的各个阶段，有效保证所收集到的档案的完整性和规范性。同时，针对原有档案收集工作中出现的档案缺失等问题可制定规范的奖惩制度和惩罚措施，比如对于按规定时间移交档案，且档案收集质量较高的单位可予以表扬。而对于未按约定时间移交档案或出现核心档案缺失等重大问题的单位相关部门要给予通报批评。或可建立严格的规则制度一旦发生问题，严格追责到人，然有效确保档案收集工作的规范性和时效性。

（二）强化教育局档案收集工作的培训与人才引进工作

重视并强化教育局档案收集工作的培训人才引进工作，是提升现阶段教育局档案收集工作效率的另一有效策略。首先，相关部门要充分认识到，教育局档案收集工作，与其他文件材料收集工作的区别性和特殊性，比如在档案系统性、成套性以及完整性上的较高标准，来有效开展和提高专业档案收集工作队伍的培训。比如，针对现有的档案收集工作人员，教育局自身及相关部门可通过座谈会、演讲会、外出培训或进修等综合性活动来有效培养其对档案收集工作意义和作用的正确认识，充分引导其学习并掌握专业化档案收集手段和理念。另一方面，加大对新型专业化档案管理人才的引进力度，不断规范档案收集工作的程序和具体操作，最大程度上有效保证教育局档案收集工作的顺利开展。

（三）加大对教育局档案收集工作的宣传和重视力度

从当前教育局档案收集工作实践中表现出的较多问题来看，不断加大对教育局档案收集工作的宣传和重视力度，对于提高档案收集质量和效率也具有重要作用。比较明显的是，当前影响教育局档案收集工作质量的主要问题是收集效率慢、档案标准化问题突出等。因此，教育局自身及相关部门要将档案收集工作始终摆在突出位置，并通过活动展板、讲座以及学习交流等途径积极开展宣传活动，也可通过单位内部杂志及互联网等媒体手段，引导各级学校或个人了解档案收集工作的程序和重要意义。更为重要的是，相关领导与管理部门要加大在资金、技术及人才等优势资源上的投入力度，有效改变以往档案收集工作中工作环境差、硬件设备不健全或缺少统一的档案接收系统等问题，为教育局档案收集工作的顺利开展提供良好的外部条件。

（四）逐步建立良好的档案收集意识，提高收集工作效率

在教育局及各级学校内部建立起良好的档案收集意识对于提高档案收集工作的效率同样表现出了不可替代的重要作用。因此，在原有人才培訓及宣传活动的基础上进一步开展档案意识培训活动，尤其注重对普通师生及相关人员的影响和学习。比如，充分利用微博、微信以及短视频等群众喜闻乐见的形式积极开展档案收集知识问答、档案收集标准调查问卷等活动，在趣味性的基础上引导普通师生逐步建立起良好的档案收集意识，从而有效降低在教育局档案收集工作中各学校的抵触和懈怠心理。更为重要的是，在良好意识的指导下能够严格按照档案收集标准及程序要求进行，最大程度上提高档案收集工作的整体效率。

三、结语

教育局档案收集工作对于改善教育局档案管理工作质量、提高教育局工作效率具有重要的现实意义。因此，教育局自身及其相关领导与管理部门必须加大对现阶段档案收集工作人员的管理与培训力度，有效提高收集过程中人员协调与配合的效率，同时引导各级学校及教师加大对档案收集工作的重视与支持，有效推进档案收集工作的顺利开展。

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作者简介：李慧敏，女，汉族，山东邹城人，一级教师。研究方向：档案管理。