信息时代高校电子档案与纸质档案并存管理的思考要素探索

谭畅

摘 要：在高校日常管理过程中，档案管理是非常重要的内容之一。科学的档案管理工作，既能够为高校教学管理工作提供详实的数据资源，同时也能够明确高校发展的方向和目标。在信息时代，高校档案管理的信息化进程不断加快，电子档案与纸质档案并存将成为常态。整体提升高校档案管理的整体成效，应该明确现阶段的档案管理特点，继而运用科学的档案管理思路和方法。

关键词：信息时代;电子档案;纸质档案;并存管理

中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：2096-3866（2020）11-0-02

在信息时代，高校在档案管理的过程中，积极利用信息技术手段，积极创新档案管理方式，依托于电子档案的形式来整体提升档案管理的成效与质量，这不仅提升了档案管理的效率，同时也整体优化了档案的利用率。现阶段，高校档案管理工作呈现出了全新的特点，电子档案与纸质档案并存。在档案管理信息化的进程中，绝不能因为有电子档案的存在而忽视了纸质档案的重要性，应该充分整合它们各自的优势，以此来不断提升档案管理工作的整体质量。

一、信息时代高校电子档案的特点

档案管理是高校各项管理中的基础内容，在信息时代背景下，高校档案的数字化、电子化、信息化进程不断加快，电子档案成为档案管理中的重要形式，电子档案是高校档案管理中的重要介质，相比传统的纸质档案，高校电子档案具有非常鲜明的特点。

（一）电子档案的优点

电子档案是高校档案管理中的重要介质，相比传统的纸质档案，电子档案具有非常鲜明的优势。第一，档案内容多元化。纸质档案可作为平面化的文字材料等而存在，电子档案的介质或者形式是更加多元化的。纸质档案只能记载一些静态的资料，而电子档案则不同，影像资料、视频记录、图片信息等等动态信息，都可以作为电子档案保存下来，这本身也丰富了档案的内容，而这些是纸质档案无法做到的。第二，信息传输高效化。在传输以及利用的过程中，电子档案同样具有突出的优势。电子档案打破了纸质档案有形、场所固定的限制，人们依托于互联网以及移动互联网平台，就可以在不同的时间、不同的地点，通过复制、下载、移动网盘、远程传递等方式，实现电子档案的快速传递以及高效共享。第三，极大的便捷性。纸质档案一般存储在高校档案资料库，当需要利用时可以随时进行查询和调阅，当然，这其中是需要大量的人力资源的。电子档案则免去了工作人员立卷、归档、整理等复杂程序，大大节省了人力、物力资源，提高了档案管理的效率，并且需要利用信息时，即可以方便快速地查找。第四，经济环保性。电子档案可以有效地节约纸张，与纸质档案相比较而言，电子档案可以多次重复地被传递和使用，而不必消耗物力资源，极大地节省了打印需要的纸张，为环境保护做出了贡献;并且电子档案节省了文件的存储空间，大大提高了空间的利用率。

（二）电子档案的劣势

任何事物都具有两面性，电子档案也不例外，它也会存在一定的不足之处。第一，系统依赖性较强。电子档案具有较强的系统依赖性，只有在系统内部才能够识别出来。电子档案则存储在计算机系统内部，依托于数据库的形式而存在，一旦脱离了数据库，那么电子档案将失去赖以存在的基础，也无法被人们识别出来。因此，在电子档案的管理过程中，应该有效保护它的完整性以及安全性。第二，安全性较低。电子档案的安全性明显低于纸质档案。在电子档案的管理过程中，由于它是可以复制、粘贴、下载以及传输等，在这个环节中极容易滋生不安全行为，继而出现数据失窃、丢失，或者被人恶意篡改。因此，在电子档案的管理过程中，有必要强化安全管理工作。相较之下，纸质档案虽然管理难度比较大，但安全性能相对比较高。第三，电子档案存在一定的不稳定性。电子档案在使用的过程中，如果遇到计算机故障或者计算机病毒入侵，而当下没有保存好信息，那么档案信息就可能遭到丢失和损坏，严重的会造成无法挽回的后果。

二、信息时代高校电子档案与纸质档案并存管理的思考

在信息时代，高校在档案管理的过程中，逐步实现了信息化进程，也积极推动了电子档案的发展。但要从纸质档案完全过渡到电子档案是一个相对漫长的过程，现阶段普遍是电子档案同纸质档案并存的局面。为了整体做好档案管理工作，不断优化档案管理成效，有必要结合这种特点，积极采用科学的档案管理方式，使档案管理效益最大化。

（一）积极推进档案管理电子化进程

在信息时代，高校在档案管理的过程中，完全可以借助于信息系统等来实现档案管理的电子化和信息化。实践证明，档案管理信息化是必然的发展趋势。在现阶段，虽然高校档案中包含着电子檔案和纸质档案等多重性的内容，但为了整体优化档案管理的成效，不断提升档案资源的利用率，应该积极注重将纸质档案转变为电子档案。相较之下，电子档案的整体管理效率更高，无需投入大量的人力资源，也无需设置专门性的档案管理室，仅仅需要一台电脑，就可以将所有的档案包含其中。同时，在档案调阅利用以及传输共享的过程中，也可以借助于信息平台来实现信息的高效快速传输，这些都能够在很大程度上优化档案资源的利用率。为此，高校应当思考以下几点。第一，建立全校性的档案管理部门，并努力提高计算机技术人员活力，增强服务能力，提高团体凝聚力。第二，发挥档案管理部门投资资金的使用效益，降低档案管理的成本。科学管理投资资金，努力做到不分散、不浪费。第三，提高档案的标准化和规范化水平，充分发挥档案管理硬件的功能，规范档案业务，建立健全档案标准，并努力推进档案规范化的实施。第四，抓好数据库的建设，循序渐进地提高数据库的完整性和自动化效率，进而提高数据库系统的整体水平和综合素质。努力推进档案管理电子化进程，大势所趋，任重道远。

（二）充分强化对纸质档案的管理工作

在信息时代，电子档案的产生和发展是时代的产物，是高校创新档案管理方式的直接体现。但不可否认的是，纸质档案仍是非常重要的内容，占据着非常重要的位置。从某种程度上来讲，纸质档案不是电子档案可以完全取代的，毕竟这其中涉及到的一些签名、印章、手印、字迹等是非常重要的材料。因此，在电子档案同纸质档案并存的过程中，不断强化和提升档案管理工作的整体质量，有必要充分注重纸质档案。高校可以思考如下几点。第一，如今，现代档案学不仅发展成为一门独立的科学，而且已经建设成包括档案管理学、档案编撰学、档案保护学等若干分支学科构成的科学体系，高校可以加强对档案管理人员的现代管理学的理论指导，学习其下分科的大量研究成果，努力改善纸质档案的收集、编撰、保管、传递等工作。第二，现代物理学、化学、气象学、光学等现代科学的发展，为妥善保管直至档案提供了一系列的客观条件，可以充分利用这些条件，调节档案管理室的环境，适当延长纸质档案的使用寿命。第三，在实践过程中，应该加强纸质档案的分类，将可以录入信息系统的，及时进行整理录入，而那些无法录入的，可以通过扫描、拍摄等方式来留存好电子介质，并充分做好纸质档案的管理工作。第四，计算机编目和检索的功能，使得纸质档案的整理和查找更加方便快捷。高校可利用计算机的该项功能，提高纸质档案的管理效率和利用率。

（三）积极采用新颖高效的信息技术手段

在信息时代，面对电子档案以及纸质档案并存的现状，为充分做好档案管理工作，有必要积极创新管理方式，不断采用新型的档案管理技术，以此来全面提升档案管理的整体成效。比如，在档案管理过程中，可以充分利用计算机检索系统，帮助人们快速进行档案资料的检索和利用;档案存储的缩微技术，将纸质档案制成缩微复制品，也使得纸质版档案的存储、传递和使用变得更加便捷、经济和快速。再比如，在构建电子档案和纸质档案并存管理的过程中，应该积极采用科学的安全管理技术，不断提升档案管理的整体成效。高校档案管理人员也可以利用科学的安全防火墙技术、安全过滤技术等，及时筛选系统中的不安全行为或者其他非法访问等，保护电子档案的安全。另外，最近风靡的CAD软件，也可提高电子图纸的共享性、继承性和重用性，运用专业技术减少电子档案管理过程中不必要的重复工作，极大提高了工作效率。目前的CAD技术，在使用方面依旧有很大的不足，存在有一些问题，相关科学技术人员仍在对其进行不断的发展和探索，但是未来的CAD技术在经过不断的完善之后，必将克服其问题和不足，以全新的面貌为高校的电子档案管理提供更多更便捷的服务，减轻档案管理人员工作分担，提高档案管理工作的效率。

（四）不断提升档案管理人员的专业素养

无论是在电子档案的管理过程中，还是在纸质档案的管理过程中，管理主体都是人。只有不断提升管理人员的综合素养以及业务能力，落实科学全面的教育培训机制，才能更好地提升档案管理成效。因此，高校图书馆应该着重加大培训力度，引导广大档案管理人员具备扎实的技术应用能力和较高的思想政治素养。第一，档案管理是一项非常严肃、具有一定机密性的工作，因此，管理人员必须具备较高的政治素养，对档案内容守口如瓶，并且管理人员需要具备较强的事业心和奉献精神。第二，档案管理人员要拥有一定的专业综合文化知识和熟练的专业能力，能够综合运用不同的档案管理技术，综合性提升档案管理的整体水平。高校應当不断提升档案管理人员的管理意识，促使他们在工作实践中认真做到纸质档案的管理，不断推动电子档案的发展和应用。第三，档案管理人员要具有一定的协调能力，积极做好与其他各部门的交流协调工作，以达到各部门的协调统一;认真学习档案管理的新的理论知识，不断掌握并熟练应用新技能，拓展知识面，适应与时俱进的管理工作，积极采用现代化的管理手段和技术，为高校提供更优质的档案服务。

三、结语

在信息时代高校档案管理中，电子档案和纸质档案是并存的，整体优化档案管理工作的成效与质量，切实提升档案管理的整体水平，应该充分整合二者的优势，既做好电子档案的管理，同时充分利用好纸质档案，提高各种档案的管理效率和利用率。

参考文献：

[1]朱焕芝.信息时代高校电子档案与纸质档案并存管理的思考[J].河北联合大学学报：医学版，2012（2）.

[2]李洪伟.对信息化时代电子档案和纸质档案长期并存的思考[J].才智，2017（26）.