商业零售企业在财务集中管理下的现金管理探析

冯晓英

摘要：资金贯穿于企业生存和发展的全过程，资金安全性管理一向是企业财务管理的重要内容，而现金作为企业无法替代的一种支付方式，极易被侵占和挪用，甚至出现舞弊行为，相比于银行存款等形式的资金管理难度更大。本文介绍了H集团目前的财务管理模式和现金管理模式，分析了在财务集中管理模式下分支机构现金管理中存在的盘点不及时、未达账项原因查找不及时、不相容岗位未分离等原因造成的现金被侵占和挪用的风险，提出了分支机构从建立总收流动收款制度、三个层次的日清日结制度、未达账项每日查找制度、营收稽核每日汇报制度等几个方面完善公司现金管理制度和健全公司的内部控制制度，同时要优化组织架构和岗位设置，提高员工综合素质，制定现金安全奖惩制度，成立稽核小组等改进思路，进一步加强零售企业现金安全管理。

关键词：商业零售企业;现金安全;财务集中;总收管理

一、商业零售企业资金管理的重要性

企业管理的目标是生存、发展、获利，而贯穿于企业管理全过程的就是资金，为了满足经营活动中的流动性、获利性和投资性需求，企业必须拥有一定的资金储备。资金就是企业生存发展的“血液”，资金安全性管理一向是企业财务管理的重要内容。货币资金主要包括现金和银行存款，而现金作为企业无法替代的一种支付方式，极易被侵占和挪用，甚至出现舞弊行为，相比于银行存款等形式的资金管理难度更大。H集团是一所大型连锁零售企业，分支机构每天都会有现金收入，尤其是遇到节假日时，随着销售量的增长，现金量也在大幅增加，加之节假日银行不办理对公业务，现金不能及时存入银行，致使现金积存量会越来越大。由于区域财务人员也都处于休假状态，无人对现金进行盘点和检查稽核，使得现金安全风险也会随之加大，所以现金安全管理成为当前H集团财务管理的重中之重。

二、H集团现金管理现状

（一）H集团背景介绍

H集团为一家全国性扩张的零售连锁企业，主营大型综合连锁超市，在全国21个省市均拥有160多家分支机构，分支机构有母公司的分公司，也有下属子公司的分公司，分支机构数量较多且位置分散，不利于总公司的监控和管理。

（二）H集团财务管理模式

H集团目前财务管理模式为区域集中管理，属于分散管理到财务共享服务中心的过渡阶段，全国分为华北、华南、西北、西南、东北、华中、华东等7个区域财务中心，每个财务中心下辖所属区域内的若于个省区。区域财务中心设财务总监和业务模块财务经理，主要负责所辖区域的资金管理、账务核算、费用报销、印鉴管理等职能，相当于一个区域财务共享服务中心，而各省区主要负责当地的税务申报和沟通、当地现金的管理、当地税票收取，对当地经营的服务和监督等职能，省区内分支机构又分布在不同县市。单个分支机构不设置独立的财务人员，只有总收人员负责货款的收取和核对。由于省区财务或者区域财务中心财务人员对分支机构的现金只是定期检查和不定期抽查，做不到每日盘点，所以分支机构的现金管理存在风险。异地分支机构由于距离原因，省区和区域财务中心财务人员盘点和检查稽核的次数相对更少，导致异地现金安全问题更为严重。

（三）H集团现金管理现状

H集团分支机构的现金收入包含三大部分：一部分是销售商品产生的现金收入，一部分是分支机构收取的一些杂费等其他业务收入，还有一部分是外租区商户交回的租金。三大现金收入都会交给分支机构总收入员收取并进行系统核销，账务人员会在次日进行营收稽核并导入账务模块入账。H集团分支机构现金的管理模式经历了三个阶段的演变：

第一阶段：分支机構总收每店设置5-6人，排班安排同收银员一致，分为早班和晚班，而且每班都是双人双岗，考虑到员工休假等原因，一个分支机构需配备5一名总收人员完成现金收款及开票，核销等工作。

第二阶段：为了提高效率，节约成本，分支机构总收取消早晚班，改为长白班制，总收外室设置邮筒式保险柜，晚班收银员下班后将货款包和备用金包投入邮筒式保险柜，次日总收上班后由总收，安保和收银领班三方监点。这种模式下保证双人双岗，同时考虑到休假因素，每个分支机构总收人员配置是3人，比第一种模式节约近50%的人力成本。

第三阶段：为了进一步提高效率，节约成本，重新评估了总收每天的工作量后，进一步将分支机构总收改为每2个分支机构设置3人，相当于每个分支机构1.5人，相比第二种模式又节约将近50%的人力成本，但是本次改进主要效果是节约了一半的人力成本，但是不能保证双人双岗，这样会存在一定的现金风险，相当于在接受了一定风险的前提下追求成本费用的大幅度节约，以达到利润的提升。

三、H集团分支机构现金管理中存在的问题及成因

（一）H集团分支机构现金管理中存在的问题

1.节假日时的现金持有量不断加大

由于节假日金融机构不办理对公业务，而零售企业节假日销售也正是高峰，现金又不能及时送存银行，导致零售企业的现金持有量不断增加，存在很大的安全风险。

2.现金盘点稽核不及时

区域财务中心或省区财务对分支机构的现金做不到及时盘点稽核，如果被侵占或挪用，不能及时发现。

3.未达账项查找不及时

账务人员以月度为单位编制银行存款余额调节表，这就会导致如果有总收人员私自更改营收稽核报表（比如将现金收款方式改为银行存款）并私自挪用公款，不能及时发现，只有到月度编制银行存款余额调节表时才能发现未达账项，给总收人员有一定的时间差可以挪用。

4.不相容岗位未分离

首先，系统核销和收款是同一个人操作，如果收款人员将所收款项同时做系统核销并将现金挪用，区域财务中心只要未到现场盘点，在账上也不会体现欠缴，在银行做不到每日上门收款的情况下，如果此笔资金被挪用，也不能及时发现。

其次，收款和开具收据是同一人操作，导致收款并开具收据后将此笔款项挪用，而恰好系统上并没有录入应收费用的情况下，将此笔款项挪用，也不能及时发现。

再次，操作资金和导出银行对账单由一人操作存在风险，如果出纳私自挪用资金并将银行对账单篡改，银行存款余额调节表也发现不了问题。

（二）H集团分支机构现金管理问题的成因

1.财务区域集中导致现金盘点不及时

由于财务区域集中的管理模式，分支机构只设总收人员，导致财务中心对分支机构现金盘点稽核不及时。

2.财务的惯性思维导致未达账项查找不及时

由于一直以来财务规定的以月度为单位编制银行存款余额调节表，造成月末结账时才会查找未达账项产生的原因。

3.由于压缩成本造成的不相容岗位未分离

随着零售企业竞争的加剧，销售收入方面的突破会遇到瓶颈，这样企业必然会从压缩成本费用方面来提升利润。因分支机构一般规模不大，因此为节约人力成本，可能忽视了一些最基本也最简单的货币资金管理原则，造成了一些不相容岗位由一人兼任，导致了操作风险，给侵占资金的职务犯罪带来了可乘之机，存在极大的资金安全隐患。

四、H集团分支机构现金管理问题的改进思路

（一）完善公司现金管理制度和内控体系

1.总收实行流动收款制度

分支机构现金管理经过以上三个阶段的演变，人力成本己经比最开始节约了75%，但是到第三阶段，在节约成本的基础上，存在了一定的现金风险，所以现考虑第四种解决方案，总收实行流动收款制度：即一个地区只设两名总收人员进行流动收款（分支机构较多的地区视工作量情况适当增加人员编制），在一家分支机构点完款并同班结（收银台系统销售数据）核对无误后将现金存放金库，之后直接到下一个分支机构点款核对。这样由于双人在岗，可以避免现金风险，同时由于完成一家分支机构的点款和核对后直接流动到下一家分支机构，也避免了总收人员长期在一家分支机构总收室工作的舞弊操作时间和空间。此外，对于人力成本来讲，也会成倍的下降。对于门店杂费的收取，可尽可能地采用转账或微信支付宝等支付方式。

2.现金管理做到三个层次的日清日结

企业资金安全是第一位的，要做到三层日清日结。第一层日清日结应该在业务运行中完成，例如当天该入机的销售全部入机，做好班结并交回总收，防止出现当天收到的货款不入机，系统上没有销售，现金也挪作他用等情况;第二层日清日结在资金管理模块，要核对所有的账面收入同银行收入是否一致，收入差异在一个工作日内识别及处置，对于资金安全来讲，也能最及时的发现问题;第三层日清日结是财务识别业务风险的能力，每天通过分析对比日数据，找出重大波动，警示业务团队。通过三层日清日结机制的运行，驱动业务真实性、合规性的提升，这是财务部更有价值的进步，也是财务最大的成长机会点。

3.企收银未收账项每日查找

做到每日核对并查找未达账项原因，及时发现企收银未收款项。

4.营收稽核情况每日汇报机制

每日的营收稽核情况定时向财务总监汇报，这样各级员工会更加重视此部分工作，从而及时发现问题。

5.加强往来对账管理制度

企业不少往来账因业务频繁，极易成为货币资金舞弊的控制薄弱点。很多货币资金舞弊事件是通过对往来账做手脚，或者直接收取客户货款不入账，达到把挪用公款的目的。因此，企业应该加强对分支机构往来账项的对账管理，把分支机构的往来账目纳入总公司或区域财务中心的严密监控之下，加强威慑力。

6.加强对分支机构日常报表勾稽关系的监控

通过对分支机构日常报表勾稽关系的监控，发现可能存在的异常，对异常数据追查，以发现可能存在的资金舞弊。区域财务中心设置专门的岗位，每日检查分支机构财务报表，特别是对现金余额长期偏高、银行未达账项偏多，个别往来账过大等异常事项给予关注，设置专用勾稽关系检查报表，此岗位的人员一定由对账务非常熟悉且有丰富经验的员工来担任，才能对于异常保持应有的职业敏感。

（二）优化组织机构及岗位设置

1.建立分支机构驻店财务主管委派制度

由总部或区域财务中心直接委派驻店财务主管，加强对分支机构的现金安全管理和分支机构经营业务的支持和监督。分支机构财务主管的薪资和晋升由总公司或区域财务中心决定，从而提升分支机构财务主管的独立性，形成分支机构财务和业务的相互监督。在强调财务对业务监督的同时，也应建立业务对财务的监督机制，以避免财务在分支机构处于无人监督的真空地带，通过互相监督，以避免或减少现金舞弊带来的损失。分支机构驻店财务主管同时也负责帮助店长分析门店财务状况，对区域财务中心的制度做现场培训和解答，这样在监督的同时还提高了对分支机构经营的服務和支持。

2.加强不同岗位对收据管理的互相监督

账务每日核对收据同账面现金的余额是否一致，有没有收据己经开具，但是账上没有体现现金收入的情况;收据用完后有没有将存根联交回税务岗，税务岗稽核所有收据是不是联号，防止私自收取现金开具收据给对方的情况出现。

3.加强不同岗位对银行存款余额调节表的编制控制

银行对账单的导入工作由出纳变成账务人员，为账务人员办理网银查询密钥，仅有查询权限，从网银系统中导出银行对账单并导入ERP系统，并编制银行存款余额调节表，这样可以避免出纳既操作资金又导出银行对账单造成的篡改风险。

（三）建立资金安全管理的奖惩机制

将资金安全与各部门职责挂钩，逐级进行现金安全管理考核，层层落实，责任到人。对因管理不善，控制不严造成的资金损失，要追究相应的责任，激发各管理层级对现金安全的重视，最大限度地规避现金安全风险。

（四）提升员工的综合素质

1.招聘员工的担保机制和背景调查

招聘所有同现金有关的岗位时必须让应聘人员提供担保人，对招聘通过的员工做一定的背景调查，背景调查通过后方可入职。

2.加强员工培训

员工培训分为以下几个方面：一是企业文化方面，加强优秀企业文化的宣导，让员工增强对企业的认同感和主人翁意识;二是法律意识和职业道德方面，让员工时刻秉持应有的执业操守，让员工知道触犯法律将会受到的法律制裁;三是业务方面，定期为员工培训不同模块的业务知识，增强员工的业务能力，使其明确职业规划而不是混沌度日甚至破罐子破摔;四是系统方面，由于企业ERP系统的上线和不断更新，使得有些员工跟不上系统的脚步，所以应当定期为员工培训系统操作，使其工作得心应手，获得工作上的成就感;五是经营方面，定期为员工培训经营业务，让员工成为懂业务的财务，从而更好的支持和监督业务，综合素质得到全面发展。

3.对员工定期轮岗

给员工定期轮岗，不仅员工的业务水平得到全方面的锻炼和学习，对公司来讲，定期轮岗也能规避很多因员工长期在一个岗位工作而产生的操作风险和利益风险。

（五）加强对分支机构现金的稽核检查

区域或省区财务部成立专门的稽核小组对分支机构的现金进行定期稽核和不定期抽查，对分支机构形成一种威慑。

五、结语

随着零售企业规模的扩大，分支机构不断增多，其分支机构一般数量较多且位置分散，总公司或区域财务中心在日常管理中往往鞭长莫及，例行的检查稽核和审计都是事后的监督，不能有效地做到防患于未然，因此，财务集中管理模式下，总公司或区域财务中心对分支机构现金安全管理除了应加强审计及检查稽核以外，更应该加强和完善日常的财务制度建设，健全内控体系，加强制度地执行力，优化组织架构和岗位设置，提升员工的综合素质，不断提高安全管理水平，更多地做到事前和事中的控制，最大限度地规避现金安全风险。

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