现阶段石油企业档案数字化管理的相关思路论述

徐慧

摘要：在全球信息技术不断发展及档案数字化建设工作的进一步深化的时代背景下，石油企业档案管理工作即迎来了新机遇，也迎来了新挑战。基于此，本文将从石油企业数档案数字化管理意义入手，分析档案数字化管理对于石油企业迎接新的时代课题的必然性，并在此基础上谈几点开展石油企业档案数字化管理的新思路。

关键词：石油企业;档案数字化;管理思路

一、石油企业数档案数字化管理意义分析

随着全球经济的不断发展，石油等能源需求不断扩大，我国也面临着石油供不应求的现实局面，且石油企业内部一些管理问题逐渐凸显。而档案管理作为石油企业有形资产的凭证，是对其商标权等无形资产的有力证明，但是面对工作量巨大的档案管理工作，为提高档案管理的工作和效率，需要加快企业自身档案管理数字化。利用档案，规范石油企业生产经营，并实现维护自身合法权益及职工应得利益。石油企業在充分认识到档案管理数字化管理重要性基础上，积极探索行之有效数字化管理方式，进而不断提升档案管理工作效率，并最大限度发挥档案对石油企业不断发展的应有价值。

二、石油企业档案数字化管理的必然性分析

石油企业作为能源保证环节中的重要一环，通过加强档案数字化管理，利于更好维护自身的利益。档案数字化管理主要体现为以下几个方面：一是，保护档案的现实需求。档案能真实反映石油公司发展状况，但受到档案材料特质、保管条件等方面影响，有些档案出现纸张变黄、纸张破损等现象。二是，档案保管载体的转变。受到计算机网络影响，档案信息实体发生了巨大变化，如数字信息记录载体，而不同载体的保管方式及要求也不尽相同。而电子档案可以最大限度不受纸质载体影响，提高数字记录信息可读性。三是，档案量增加，保存场所紧张。实施档案数字实现以数字信息形式记载档案，不仅利于查阅，还能有效解决保存场所紧张的现实问题。四是，档案信息化建设符合时代大势。档案信息化管理将利于拉近档案和用户的距离，实现档案资源共享。

三、石油企业档案数字化管理的几点思考

（一）制定完善的档案数字化管理规划

鉴于档案数字化管理工作的复杂性，开展该项工作需要结合石油企业发展现状开展档案管理工作。对此，需要制定完善的档案数字化管理规划，统筹部署开展档案管理工作。盘点馆藏是实现石油企业档案管理数字化统筹部署工作的第一步，这需要站在全局角度，部署安排数字化档案管理工作。此外，还需进行档案数字化定位，优先考虑“珍贵、重点、利用率高等方面档案管理数字化。并对加快历史档案的抢救和保护工作，实现档案保护和档案科学有效利用奠定基础。而这些工作的有效开展都需要在统一管理规划下进行。

（二）加快档案数字化管理体系建设

为进一步规范档案数字化工作，在国家统一规范化以及标准化下开展档案数字化工作。而这也将成为石油企业数字档案信息不断发展的基础。通过加强石油企业档案数字化来更好适应新时代档案信息资源的共享。实现档案资源共享共用，加快数字化管理体系建设具有十分现实的意义。

（三）确保档案数字化管理安全性

确保档案数字化管理安全是档案工作开展过程重点开展的工作内容之一。常常出现因企业计算机安全网络存在问题而引发病毒袭击档案系统等现实问题，造成大量电子数据受损，也需要各个处档案室利用备份电子文件进行数据上传，但是这不仅增加了档案人员的工作量，还大大降低了档案数字化管理的效率。为保证档案数字化工作的安全，对此，需要做好档案实体管理、信息管理以及数据管理等方面。强化对档案全过程流动监控，确保其安全性;做好档案内容的保密工作，重视档案借阅数据汇总及管理，严防档案内容泄密。为加强数据管理可以通过加强数据丢失、被盗、消除电磁辐射、病毒侵袭、硬件损坏等管理工作。图一为数字化管理安全工作网络。

（四）合理的资金投入

石油企业实现自身档案数字化管理，需要大量先进的设备投入，如打印机、查询机、扫描仪（图二）等设备。电子档案受到读受机器影响，需要借助计算机技术来实现数据录入等工作。但是计算机硬件、软件更新速度快，并且硬盘以及光盘等使用寿命有限，无法永久性保存材料，对此定期需要对档案信息进行复制或制作。基于此，需要一定资金支持来维护档案数字化工作的开展，去解决一系列派生问题决。

结束语：

随着信息技术的不断发展，石油企业电子文件数量越来越多，内容越来越复杂。为更好应对知识更新速度，顺应潮流、适应时代发展。对此，必须以全新的管理理念，在实践工作中不断创新管理模式和工作方法，完善档案各项管理制度，形成与之相适应的档案安全管理体系，以迎接档案数字化管理大变革，进而促进石油的持续健康发展。

参考文献：

[1]张雨. 现阶段石油企业档案数字化管理问题研究[J]. 现代企业文化， 2018， 000（005）：179.

[2]付丽. 石油企业档案数字化建设的分析与思考[J]. 管理学家， 2014， 000（011）：486-486.

华东油气分公司勘探开发研究院