浅谈新时代事业单位档案管理信息化建设

于俊龙

摘要：新时代下，随着社会的进步和人事制度改革的不断深入，档案管理交流工作日趋频繁，而传统的管理方式因为方法陈旧，已适应不了新时代下社会发展的需要。近年来，在新型信技术息的带动下，档案管理信息化建设革新更快，尤其是档案数字化管理开展的如火如荼。此外，在经济社会发展过程中，新型档案管理是必不可少的重要战略资源。增强档案管理信息化建设完全符合新时期社会发展的客观需求。

关键词：档案管理;信息化建设;对策

一、档案管理信息化的意义

（一）内需动力——提高档案管理工作的内在效率

在过往的事业单位档案管理中，很多事业单位的管理方法和方式比较陈旧，并且某些单位没有严格审核档案管理，导致档案管理工作中不仅会消耗大量的时间，同时也会导致档案管理的效率低下。在信息化的新时代背景下，利用信息化技术对档案工作进行管理，提高档案管理工作的内在效率。真实性强的档案在工作中起到决定性具有重要作用，是工作资料的重要参考，在档案管理中加强对信息化的应用，能够提高工作内在效率，为档案管理人员进行档案真实性和可靠性的查询工作提供正确时间，促进档案的发展，帮助档案的准确真实。而且，利用信息化技术，能够准确掌握档案大数据化，为档案管理工作提供了方便条件，促进增强档案管理工作的关联性。

（二）外需放置——促进档案管理工作的保存和使用

在过往的档案管理工作中，档案硬件条件水平不足，纸质档案盒是主要是保存形式，这种纸质档案盒的保存是有时间限制的，如果保存时间太长，就可能需要重新调整档案和放置档案，甚至有可能会影响档案的完整性。利用档案信息化技术，能够有效避免这些问题，延长档案管理的使用时限，更有利于档案管理人员掌握档案的信息，在档案阅读过程中会很少受损，对档案管理的工作进行了有利的补充。除此之外，利用信息化技术中的科技技术，还能够提高档案管理工作的融合性和扩展，为档案的质量和要求提供技术支撑。

（三）与时俱进——增强档案管理工作的时代发展变化

提高档案管理的技术水平信息化、数字化、网络化是未来事业单位发展的大方向，各个事业单位都应该在档案管理工作投人更多的人力。只有顺应时代发展变化，实现档案管理工作的信息化，才能和事业公司的发展相协调，适应不断变化的外部环境。

二、档案管理信息化面临的主要问题

（一）档案管理人员专业素养不足

随着时代的不断发展，人们对传统档案管理人员提出了更高的要求，特别是在信息化大数据时代，档案管理者需要不断完善自己，不断提升专业素养和掌握信息化的能力，并且需要综合性稿。利用现代信息化工具和互联网可以实现新时代档案的管理和使用。目前，事业单位档案管理人员缺乏专业的档案综合知识，在现代信息技术方面还差强人意。尽管部分管理人员对人事档案的传统管理技能有一定的了解，但对网络技术缺乏深入了解，对档案信息化技术的掌握不够，导致档案管理的信息化技术存在问题。

（二）档案管理硬件设施不足

为了完成人事档案信息管理工作，势必离不开一些硬件设备作为方法导向，比如，电脑、打印机、光盘、打印仪器等硬件设备，只有基础设备健全，才能安全、快速地传输档案相关信息，但目前，许多事业单位基础设施不够完备，大大限制了档案管理信息化建设工作。

（三）网络化管理发展太慢

相对于其他先进地区，我所在的地区的信息技术起步较晚，发展较慢。近些年，很多事业单位已经将纸质档案转换为电子信息化档案，实现了电子信息共享和存储管理。虽然网络有了一定的发展，但是事业单位的档案却没有跟上新时代的步伐，档案和信息记录的存储仍然都是纸质记录的形式。据相关部门统计，一是电子信息档案缺乏先进的管理经验;二是在经济成本方面，许多事业单位人力物力不足，信息化发展太慢。

三、事业档案管理信息化建设工作的几点建议

（一）改进理念，更新思想

目前，各行各业信息化发展可以说如火如荼，事业单位应把档案信息化建设纳入发展规划，纳入日常工作管理日程。经过思想理念转变，将档案工作的定位由纸质档案整理向信息化管理的模式过渡，进而加大投入，积极建立先进、适用、高效的档案软件系统，把档案资源的加以开发和利用，助力工作长久发展。

（二）人才建设，培训先行

影响事业单位档案是否良好的管理工作在于管理人员的综合能力，当今大数据时代，档案管理人员提高信息化能力是必然趋势。应将档案信息化专业培训纳入重要日程，有针对性地开展专业培训，尤其是档案管理人员对档案信息技术应用，试行激励机制，促进档案管理人才快速成长。

（三）保证硬件，创新技术

要建立科技先行的观念，提高档案管理信息化软硬件设施的投入。先进齐全的硬件设施，为工作的开展提供最大的服务。要大力引进先进软件技术，以科技理念为指导，不断创新实践。选用一套健全完善的网络信息管理系统，从而助推档案信息化管理效率的不断发展。

四、结语

综上所述，新时代背景下档案管理工作有了新的发展方向，在传统的纸质档案管理方式中，档案管理工作存在很多问题，在档案管理的效率和安全方面都存在一些问题，利用信息化技术进行档案管理，能够有效提高档案管理的效率，保障档案的完整性，为事业单位的工作提供完整的档案资源，同时也能够增强档案的安全性，因此在进行档案管理工作中，应该加强对信息化技术的应用，为建设与发展中档案管理工作打下坚实的基础。

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