人事档案信息化管理与服务工作探究

沈朝阳

摘要：本文通过对人事档案信息化管理模式建设的重要作用进行详细阐述，对当前信息化管理活动和服务环节中存在的问题进行深入分析，结合企业档案工作实际情况，探讨科学的档案工作开展策略，合理利用信息技术优势，推动管理质量和服务水平的提升，为企业发展提供有效支持。

关键词：人事档案;信息化;管理;服务

一、引言

人事管理是企业管理活动的重要基础，对推动人才价值的高效实现起到积极作用，人事档案是保障人事工作高效开展的关键依据，信息技术在档案工作中的运用实现了管理效果的提升，实现档案价值的高效发挥，但是在实际的信息化建设中存在着许多问题，需要档案管理部门结合企业发展需求，对管理模式进行科学优化，提升档案管理和服务水平。

二、人事档案管理信息化建设的重要性

人事档案管理是企业管理活动的重要内容，对人事工作的高效开展提供基础保障。随着信息技术企业经营管理活动中的广泛应用，实现了管理效率的提升，大量的管理工作已经实现了信息化执行，需要档案工作对相关的数字化信息进行全面收集和管理，推动信息化管理模式建设已经成为档案部门的重要任务。特别是人事档案的作为人事管理决策的重要依据，对干部职工的身份信息、工作经历、能力水平进行直观的呈现。信息技术的运用能够有效提升管理效率，实现档案资料的实时更新，保证资料的时效性，提升管理活动的科学性。特别是随着改革的不断深化，企业管理模式和职工的岗位工作发生了很大的变化，职工流动不断频繁，对档案工作提供更高的要求，而信息技术的运用能够实现对相关资料信息的实时共享，提升档案资料的流转效率。同时利用技术手段，能够对档案利用环节进行科学优化，充分满足使用需求，为企业管理活动提供可靠的依据，推动档案管理水平和服务质量的提升，为企业发展提供有效支持。[1]

三、人事档案信息化管理与服务工作中存在的问题

（一）缺乏有效的重视和投入

人事档案对企业人事工作提供可靠的依据，为人力资源管理工作的高效开展提供有效支持。信息技术的运用对提升档案管理水平起到积极作用，但是在实际对管理工作中，管理部门对信息化管理模式的转型缺乏有效的重视和支持，资金和政策投入力度相对不足，缺乏有效的宣传教育，使得工作人员不能充分认识到信息技术优势，无法营造积极的管理模式转型环境。同时当前的管理思路较为传统，不能结合企业发展形势和人事工作需求进行管理模式的科学优化，不能对相关的档案管理制度进行针对性的调整，不利于管理效果的提升。同时档案工作涉及到企业管理活动的各个环节，需要进行有效的协作，而管理部门与相关职能部门缺乏有效的协调沟通，无法实现对人事信息的高效收集，相关的管理制度不能实现有效的落实。[2]

（二）缺乏服务意识

信息技术在档案工作中的广泛应用，实现了管理效率的提升，但是对档案利用环节缺乏科学的优化，无法实现档案资源利用效率的提升。管理部门缺乏服务意识，不能充分结合企业发展需求对资料使用环节进行科学的优化，利用模式较为单一，职能提供一定的查询和调用服务，检索机制不够科学，不能实现对资料数据的准确定位，不能为管理决策的制定提供有效的数据支持。

（三）管理人员的专业素养相对不足

信息化管理模式对工作人员的信息知识水平要求较高，而当前工作人员的信息知识技能相对不足，不能对相关的专业设备和技术进行合理的利用。管理部门对工作人員缺乏有效的培训教育，培训内容和形式相对固定，不能推动其专业技能水平的提升。[3]

四、人事档案信息化管理与服务工作的开展策略

（一）加强重视和投入

信息技术的科学应用对提升档案管理水平起到积极作用，管理部门要对信息化管理模式的转型起到形成正确的认识，转变传统的管理思路，合理运用信息技术优势，对管理工作流程进行科学优化，实现管理效果的提升。同时要加强信息基础设施建设，使工作人员能够借助专业信息设备实现管理活动的高效执行。要加强网络环境构建，为相关信息数据的传输提供高速通道，实现资料的高效共享，提升档案工作服务水平。同时要建设完善的信息化管理机制，对传统的管理制度进行针对性的完善，实现对信息化管理流程的科学规范，并对管理活动进行全面的监督，及时发现管理活动中问题，实现对管理制度的针对性调整。

（二）建设完善的信息化管理平台

管理部门要利用信息技术手段，对管理流程进行高效整合，建设完善的信息化管理平台，实现对管理环节的全面覆盖，推动管理效果的提升。利用平台优势，实现管理活动的高效开展，工作人员通过对平台的操作，实现管理工作的高效执行。同时要加强安全防护体系建设，制定完善的身份识别机制，切实保证系统信息安全，防止外界安全威胁的入侵，防止数据遭到破坏和篡改，保证档案安全存储。

（三）优化服务环节

管理部门要利用技术优势，对档案利用环节进行合理优化，提升档案服务水平。要对档案资料进行深入的分析利用，提取其中的关键信息，建设完善的资料数据库，对检索机制进行完善，强化检索能力，充分满足使用需求。同时要合理利用网络途径，实现资料的远程访问，使用者通过网络对管理系统进行远程访问，实现对档案资料的远程调用，提升服务质量。

（四）强化队伍建设

管理部门要积极引进优秀信息技术人才，充实技术队伍，实现对信息管理系统的科学开发和维护。要加强对档案管理人员的培训教育，结合实际工作中存在的问题，制定针对性的培训内容，强化信息知识能力培训，使工作人员能够熟练运用信息设备和相关技术，实现管理效果和服务质量的提升。

五、结语

人事档案管理是推动企业人事工作高效开展的重要基础，档案管理部门要充分认识到信息化建设的重要性，转变传统的管理思路，合理利用信息技术优势，对管理模式进行科学优化，建设完善的档案管理体系，创新档案服务形式，推动管理效率和服务水平的提升，为企业发展提供有效支持。

参考文献：

[1]张蓓. 新时期人事档案信息化管理工作探析[J]. 卷宗， 2019（23）：44-44.

[2]孙楠. 关于新时期人事档案管理信息化建设探析[J]. 卷宗， 2018（27）：21-21.

[3]史立娜. 关于新时期人事档案管理信息化建设探析[J]. 中国航班， 2019（7）：89-89.