公路项目档案管理存在的问题及建议探析

郭存存

摘要：本文通过查阅相关资料。对公路项目档案管理中不重视档案工作、档案管理工作在工程施工前期的投入和管理不足、人员素质不足、档案管理体制和制度不健全、管理模式不一、管理机构对档案管理重视不够等管理工作上存在的问题进行了总结，提出了相应的管理措施，以保证档案管理工作的质量。

关键词：公路项目;档案管理;问题;措施

一、研究的背景及意义

工程档案是在公路项目建设活动中直接形成的，公路项目建设项目的档案资料有立项、可研、设计、决策、施工、验收到试运行等过程形成的资料组成，是具有保存价值的各种载体的文件材料。这些文件资料不仅是公路项目规划与建设的重要依据，同时也包含着建设过程中的诸多经验教训。完善公路项目档案管理体系不仅有利于这些宝贵资料的保护，还有助于相关部门和建设单位正确的做出决策。对我国公路项目档案管理工作比较滞后的现状进行分析，对其中存在的问题采取相应的解决对策，对促进水利事业跨越式发展具有重要意义。

二、公路項目档案管理存在的问题

（一）不重视档案工作

工程档案是伴随着公路项目而形成的，然而就目前来看，许多公路项目企业在工程建设过程中看重的是进度管理，对工程建设过程中产生的资料、信息往往不重视，导致许多档案信息不能及时地记录下来，甚至出现许多档案信息都是临时、随意撰写的，使得公路项目档案信息不真实、不全面。

（二）档案管理工作在工程施工前期的投入和管理不足

很多公路项目的档案管理在施工的前期并没有相应的投入和管理，而且对于档案管理工作十分不重视，导致很多重要的档案都被忽视。在工程项目的建设后期，才逐渐的认识到档案管理工作的重要性，并开始着手进行档案资料的收集和整理，但是这样收集档案容易出现施工前期内容的缺失。而且很多收集的档案都是复印件，导致档案存在较为严重的缺失问题。

（三）人员素质不足

实察各参建单位主要人员的专业，基本上都是工程技术类，缺少专业的档案管理人员。现在各单位承担档案工作的人员基本上也都无档案工作经验，只是临时担任档案管理人员，平时主要负责一些资料的正常收发以及一些日常资料的收集，至于在收集过程中关于资料的质量以及资料的整理则不在他们的负责范围之内，根本没有真正发挥档案管理人员的责任，无法做到对收集的资料质量进行把关。

（四）档案管理体制和制度不健全

目前很多公路项目档案管理单位都在进行法规的宣传，但是仍旧存在体制和制度不健全的问题，所以在开展档案管理业务时，存在力度较小的问题。很多档案资料的流向都无法控制，再加上工程建设技术人员频繁调动，所以导致档案出现了流失和遗留问题。

（五） 管理模式不一

各个单位的档案管理模式存在差异，有的单位档案员只负责综合管理资料的管理，而工程质量检验资料则由相应专业的工程师管理，有的单位所有资料由档案员统一管理，还有的单位档案员只负责统一指导，所有的资料分散在各个专业工程师手里，因此，使得档案管理比较混乱。

（六）管理机构对档案管理重视不够

近年来，随着公路项目建设项目数量的迅速增加，国家档案行政管理部门加大了公路项目档案管理力度，加强了对公路项目档案管理的指导与监督。但是各参建单位对档案管理的重视程度还远远不够，大多数单位没有设置专门的档案管理部门。部分单位工程档案管理仍由单位的安全、财务、人力资源等部门的行政人员兼职管理，这直接影响到建设单位的档案管理水平。此外，由于基层单位的档案管理机构缺乏专业性，而国家层面的档案管理机构又没有条件全程参与公路项目建设，两层管理机构之间无法衔接也直接影响到公路项目的档案管理质量。

三、公路项目档案管理的处理建议

对工程档案管理过程中存在的问题，采取科学有效的处理措施，对我国公路项目的建设具有重要意义。

（一）正确认识档案管理工作

公路项目档案管理是一项重要的工作，它与公路项目整体效益息息相关。对此，工程企业应当高度重视档案管理工作。在公路项目项目确立之初，档案就已经产生，工程企业只有具备了良好的档案管理意识，才能更好地收集、整理这些档案信息。一方面，工程企业要将档案管理工作上升到战略高度，将档案管理提上日程，加大宣传，使得相关人员了解公路项目档案在整个工程建设中的重要作用;另一方面，要结合档案管理需要，构建与之相匹配的档案管理机制，明确档案工作流程，确保档案及时记录、及时归档。

（二）加大投入，实现档案管理手段的现代化

目前很多以往的公路项目档案管理技术都在进行革新，主要是目前的电子技术的广泛运用，改变了档案的收集和整理方式。目前现代化档案管理方式，主要是从载体材料的现代化管理入手，提升档案的整体收集水平，做好多方面数据的综合管理和网络化管理，确保公路项目的档案管理从多个方面进行控制。提升整体档案的处理水平，实现档案的高效管理，改变原有的管理方式。

（三）强化对工程建设档案管理人员的培训力度

通过邀请档案专家培训指导、组织档案管理人员积极参加档案部门组织的培训、参观优秀单位档案等方式，提高档案管理人员的理论知识水平，使之在实践工作中能做到灵活运用专业知识;同时，在培训过程中逐渐提高档案人员对档案工作的重视程度和增强责任性，严格把关工程档案质量管理工作。

（四）完善公路项目档案管理制度

建设单位在工程开工建设初期就应按照国家档案管理的有关规定，结合工程实际情况，制定相应的档案管理制度，形成一套完整的档案管理网络，并坚持统一领导、分级管理的原则，将档案管理制度落实到个人。档案管理制度应覆盖工程相关的各个单位，包括施工、监理、设计、监控等单位，明确各个单位的档案职责和档案责任人。

（五）推行统一的档案管理模式

从众多成功的工程管理模式中提取一套有效的档案管理模式，在工程中统一推行，有利于档案管理工作的开展，确保档案管理的规范。

（六）健全基层档案管理机构

公路项目参建单位在其项目部内设立档案管理部门，配齐所需设备和专职档案管理人员。对于重特大公路项目，各参建单位要建立由直接领导参与的档案管理领导小组，对本项目的档案管理工作负责。通过建立基层档案管理机构，实现领导统筹、各单位分管、档案部门具体负责、全员参与的四级档案管理网络，为公路项目档案管理系统化、科学化和标准化提供有力的组织保障。公路项目档案管理是贯穿工程建设全过程的复杂工作，仅仅依靠建设单位加强档案管理是不够的。需要国家档案部门以及水务部门加强对建设单位档案管理的监督和指导，提高档案材料的收集管理质量，确保档案材料的准确性和完整性，提高基层档案管理工作质量。

四、结语

公路项目档案管理工作对于工程建设是一项不可忽视的工作，只有认真做好档案工作，工程中间过程检查、交工验收以及档案工程验收才能顺利进行，工程的整体质量才能有所保障。因此，统一公路项目档案标准，使公路项目建设的整体质量管理水平有一个更大的提升，将是档案管理工作努力的方向。

参考文献：

[1]陈玉兰.工程档案管理对促进建设工程质量作用的研究[J].城建档案，2014（06）：57-59.

[2]曹珍珍，张玉.加强工程档案管理对促进建设工程质量的价值探讨[J].智能城市，2016（05）：145.