浅谈多媒体会议系统建设

摘要：现代信息技术的发展，为多媒体会议系统（以下简称系统）带来了新的变革，会议类型和功能变得更加多元、更加智能、更加便捷。如何建成先进的会议系统，除要理解系统建设目标，熟悉系统设备，更需要在设计、项目实施阶段做好组织计划。本文结合自身经验就当前多媒体会议系统建设的特点进行了阐述。

关键词：多媒体;系统;子系统;建设目标;项目管理

一、建设背景

近年来，伴随信息技术的不断发展，系统也随之产生了一些变革，从早期的模拟数字化，逐渐转变成当下的网络化、智能化、集成化;从单一的以收听收看和汇报为主的场所，变化为具有多功能的、跨地域性的、综合性信息资源分享的交流交互平台。技术的变革更新促使系统对各行各业的辅助作用愈加凸显，更好满足了现代化会议办公需求，并得以广泛应用。

二、建设原则

结合本人参与建设和改造的多媒体会议系统所获得的心得、经验，可归纳总结为以下两点建设原则：

（一）先进性原则

同等投资条件下，新建和改造后的系统必须体现出先进性，能够代表当下先进的行业发展水平。早年间建成运营的系统相对孤立，各子系统间集成度不高，操作程序繁琐，一个会议室可能需要多人配合才能完成开会的准备工作。而目前主流的系统集成度高，不仅各子系统间能互联互通，集约控制，还能将会场的灯光、窗帘、空调等环境进行远程集中管控。技术的高速发展，给系统带来了更多的可行性，多会议室之间既可实现独立控制，也可实现分布式节点控制。以会议室为单位独立组网，各个子系统之间（如音频系统、视频监控系统、视频会议系统、投票系统以及会议室窗帘、灯光、空调等环境系统）通过中控系统集中控制，实现便捷，智能化的操作。

（二）实用性原则

先进的功能须以最大程度满足用户实际工作需要为前提，要求操作方便、维护简单、管理简便。当下流行的系统建设模式为分布式控制管理，它统一组网，实用性强。可实现所有会场互通，既可进行共享与传输，把主会场的信息分享到其他会场，也可独立运行。还能通过定制系统软件，实现会议室网络化预约，实时监测到各个会议室的使用情况、空余情况，管理上更加集约化、可视化、智能化。同时，充分考虑未来拓展升级可能，预留足够空间与接口。

三、建设依据

系统建设首先要满足相关法律法规以及国家、部、省标准、规范，再通过用户需求和预算并结合用户单位有关文件精神来拟定。

各子系统均要符合相关国家技术标准和规范。如音频扩声子系统主要参照《中华人民共和国国家标准 厅堂扩声系统设计规范》（GB 50371-2006），网络子系统建设则要严格遵照《网络安全法》及其关联的各网络技术标准规范等。在系统建设过程中逐一根据标准规范来进行选择和搭配，各项标准的制定均有其成熟的应用价值，绝不仅仅是纸上空谈。

四、建设过程

（一）建设规划设计阶段

系统建设规划设计，是基于用户单位信息化建设的现状和多媒体会议系统的实际需求来进行的。在明确客户需求的基础上，结合国内外最新发展趋势，国内先进的智能化多媒体会议系统建设的特点确定建设目标，规划建设框架，系统地、全面地指导系统建设。它经过可行性研究、方案初步设计、系统产品初步选型等。

（二）基本功能需求分析

根据用户单位实际需求，精准剖析系统建设的基本功能。包括不限于大屏显示、视频会议、集中控制等子系统。对每个子系统的功能需求进行独立分析，一并考虑与其他子系统的关系。如视频会议子系统不仅需考虑供配电、照明等电气工程;空调、新风等空调排风工程;灭火、报警等消防工程;会议室桌椅布局摆放、会议发言，会议扩声等会议室功能。还要考虑机房控制室的设计，包括机柜布局、设备摆放、线缆走向，通风温湿度等环节。

系统操控方便程度也是一项重要指标。如大屏显示系统的设计，要充分考虑现有环境、现有需求，结合现有技术，搭建一套视频还原度、清晰度俱佳，同时功能性齐全的系统。在操作界面使用户单位进行信号源处理、切换、显示布局简便易懂、易操作。

（三）实用性需求分析

当下主流的系统建设，在享用最新技术产品成果带来各种便利应用的基础上，也须高度重视其实用性。具体包括建设中所选用的产品要安全可靠，基本功能必不可少。如：视频会议子系统的建设，便对网络环境提出要求，须保证网络的稳定，达到高带宽、低延时、安全保密的要求，以保障视频会议系统不间断、高效、稳定运行。另一方面，系统建设要按照用户业务的重要程度，规划设计各子系统设备的冗余能力。如视频子会议系统，要考虑有足够的冗余能力，包括视频处理能力，视频备份能力等。

（四）维护性需求分析

由于系统建设中所涉及各子系统设备繁多，系统整体结构较为复杂，故建成运营后将存在繁重的会务管理任务。所以要在需求分析时充分考虑其可维护性，比如设备的集中化管理，设备的实时监测运行状况，设备摆放位置，线缆走向的合理性及预留量等，以简化管理人员的维护负担。

（五）系统详细设计

在历经系统建设可行性研究和各项需求分析，同时用户单位已确认其具体需求后，方可进入系统详细设计阶段。本阶段将完成系统总体结构、各子系统结构的设计;确定拟选用的各类产品设备型号、参数、数量、位置布局;编写设计文档并绘制详细图纸，包括不限于拓扑图、接线图、设备清单。最后制定投资预算，形成详细的工程量清单。

（六）系统实施阶段

良好的项目管理是项目实施成功的重要保障。在施工阶段，系统包含的子系统较多，不同子系统之间存在交叉作业的情况，因此建设管理存在一定难度。要结合本项目建设的特点，不论本系统项目承包人是一家或是多家单位，都应严格服从用户单位或建设管理单位的统筹安排，相互协调、配合。同时，系统建设阶段可引入专业监理单位，建立总监理驻地办公室，对项目质量、安全、投资、进度加以全方位现场跟踪管控。并由其确立系统建设项目整体工作计划，编制监理大纲，建立健全沟通、事件處理、工作汇报等工作流程机制等。

系统建设的进度控制，难点在于协调各承包单位因施工界面问题产生的推诿扯皮。如装修单位与其他单位的线缆铺设配合，隐蔽工程的配合，如网络单位与视频会议系统之间的配合，分配IP，给予一定的网络权限开放或限制。这些工序都需要某一方做出时间上的让步，因此，科学的调度以及及时的现场会议显得尤为重要。针对系统建设项目进度管理，要按照项目横道图逐步分解，按照总体工期及时跟进进度，确保与计划一致，有序推进。

质量管理是所有项目管理中的重中之重。在系统建设过程中，要求用户单位或建设管理单位的现场人员明察秋毫，严格按照建筑工程和信息化项目验收标准规范执行。如开箱验收、现场抽样检测、隐蔽工程抽检、装饰装修材料破坏性试验、各子系统试运转等。其中，隐蔽工程的因不易肉眼察觉而容易受到忽视。因此，用户单位或建设管理单位、监理单位应重点进行隐蔽工程施工旁站，并重视隐蔽工程实施资料的抽查，对于质量不达标不符合验收标准的，一律返工。

系统建设期间的风险管控也是一项重要工作。在项目实施过程中，须充分考虑项目质量、安全、进度、投资、制度等各类风险，要提前做好各种应急预案，使项目风险得到有效控制，避免出现各类事故或变更，有效保障各方权益。

参考文献：

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[2]朱梦聪.多媒体音视频会议系统工程的建设[J].数字化用户，2018（25）：24-25

[3]顾如峰.现代多媒体会议系统的设计及其趋势[J].城市建设理论研究，2012（32）：1-5

作者简介：

刘权，湖北省交通运输厅通信信息中心。