事业单位档案管理工作的优化路径探讨

方冲

摘要：事业单位的档案所涵盖的范围广，对于人才的考核选拔以及事业单位的其他工作帮助都很大，工作人员可以在档案中获取有用的信息，以此来应对所要做的工作。从我国改革开放起，事业单位的档案管理工作取得了不小的进步，然而欠完善，仍然存在着一些问题。如果不对这些问题加以妥善解决，会对事业单位形成一些不利的影响，因此事业单位一定要加大对于这些问题的关注力度，满足时代发展的要求，取得更好的发展。

关键词：事业单位;档案管理;工作;优化

引言

事业单位需要紧跟时代发展的脚步，努力打造现代化办公模式。事业单位应转变观念，对档案工作有足够的重视，总结出一套更符合实际的档案管理工作模式，构建一个全新的工作标准，从而克服目前存在的问题，最大限度地提高档案管理工作的效率和质量，更好地发挥档案及档案机构的作用，促进事业单位的发展。因此，提出有效的对策解决当下事业单位档案管理工作中存在的问题是十分有必要的。

一、事业单位档案管理工作中存在的问题

当前事业单位档案管理工作中还存在一些问题，不利于事业单位档案管理工作的正常发展，影响档案和档案机构作用的发挥。

（一）管理制度不完善

当前我国大多事业单位对于人事管理档案缺乏重视，虽然大多事业单位开设有专门部门和职工进行管理，但是由于没有合理并且可行的管理对策，导致档案管理工作混乱不堪。另外，工作中由于职工信息搜集不准确、不完整，不仅不能清楚了解每一职工的背景，也使得档案管理工作不能很好推进。不仅影响工作质量，也导致档案管理缺乏实效性。

（二）管理手段过于传统

传统的档案管理工作往往依托于纸质档案，并进行人工管理。虽然这种管理方式有一定的优势，但随着时代的发展，在现代化办公手段已经普及的今天，不符合社会的发展需求。目前许多事业单位固守传统档案管理工作模式，没有一套现代化的档案管理模式，缺乏相应的现代化设备支持，采取传统的人工管理，工作效率低下，还容易出现工作失误，让事业单位的档案信息丢失或者泄露，给事业单位带来了一些麻烦。

（三）设施设备陈旧不足

一些事业单位档案用房不足，有的无独立的档案库房，有的档案库房面积明显不足，有的缺乏必要的阅览室;一些单位档案装具不足，或者仍然使用陈旧的档案柜架，不利于档案保存与长久保护;一些单位未能及时配备或者更新档案信息化设施设备，档案信息化、数字化管理的设施设备明显不能适应工作的需要;一些单位缺乏必要的档案安全防护设施设备，档案安全防护的技术措施明显不足。

二、事业单位档案管理工作的优化路径

（一）建立完善的管理制度

若要进一步提高事业单位档案管理水平，就应从最基本的制度抓起，建立起一个良好的管理制度，让档案管理人员在制度中不断提高工作效率，也提高员工彼此间的默契配合度。要达到整个档案管理更加有效，就需所在职工作人员明确自己的职责所在，在自己职责范围内更加出色的完成本职工作。同时职工也要了解违反管理制度后的处罚，以致能更好推动工作的完成。对于建立完善的管理制度，有关领导人员可以听取职工的意见，采取民主的方式制定相关要求，如是否需要模仿优秀事业单位的档案管理来提高工作效率;如果事业单位处理造成档案管理总负责人不满该如何处理等。为每一工作中存在以及浅存的问题提出解决方案，增加档案管理职工对管理制度的认可，提高工作效率。

（二）将传统与现代做法紧密结合，保证档案信息的完整性和安全性

传统档案管理模式并不都是缺点，它也有其优势，而现代化的管理模式也存在一些不足之处，如果只是用现代化模式进行档案管理，也存在着一定的风险。因此，事业单位应注重传统与现代的紧密结合，保证档案信息的完整性和安全性。事业单位在建设办公区域时，应建立纸质档案室，将所有纸质档案进行妥善管理，进行信息的备份登记。同时应加大投入，研发适合实际工作需要的档案信息处理系统，并在每一个计算机中安装相应的防盗安全软件，让员工在工作时既可以享受现代科学技术带来的便利，快速进行档案信息的分类、处理、存储和管理，提高工作效率，又能够杜绝员工盗窃、泄露档案信息的行为，使员工在计算机上的操作透明化，避免不当操作。通过现代与传统做法的结合，可以让档案信息有多重备份，大大提升事业单位档案信息的安全性和完整性。

（三）加大资金等资源投入，推进信息化基础设施建设

完善的基础设施，是每一个事业单位开展工作的必要前提。事业单位要想让档案管理工作现代化，自然也要构建一个完善的信息化基础设施，让工作人员能够在一个更好的环境下进行日常工作。因此，事业单位应加大资金等资源投入，大力推进信息化基础设施建设。应采购配备信息化设备，如计算机、电子签到系统、监控系统等，打造一个信息化的工作环境。事业单位还应注意工作区域的合理划分，设立档案管理工作中心，让其尽可能处于核心工作区域，有一个开阔的工作环境，又紧靠各个工作部门，便于工作联系，让事业单位的各个部门积极配合档案管理工作，让工作人员能够更好地进行档案信息的收集、整理、保存和利用，推进事业单位的档案管理工作。

（四）强化档案管理人才队伍建设

当前档案管理职工素质较低也是影响档案管理发展的重要因素之一。推动档案管理工作效率提高的过程中首要做的是加强职工对当下主流思想的学习，提高职工各方面素质水平;之后再加强对职工的相关技能培训，培养出一批高素质、具有优秀技能专业人才，双管齐下，共同推进档案管理的进程。在事业单位提高档案管理职工素质时，可以采用集中学习、研讨交流、自学等多种形式。除此之外，事业单位还可以定期组织职工收看专题讲座，邀请有关领导或专家做专题辅导管理职工提高自己思想道德素养以及专业技能，增加职工对管理工作的了解。进行相关讲座时领导班子应要求职工写出一篇到两篇高质量的学习体会文章或报告，通过对讲座内容的总结推动自身发展。但是，在此过程中事业单位要意识到人才才是发展的第一资源，也是重要的资源，事业单位能否有效推进档案管理主要取决于对人才的利用和人才队伍的建设。因此，在开展优秀管理人员队伍建设时，事业单位可以有效引入竞争机制，通过职工之间的对比提升人员学习的动力，激发职工管理能力的提升;除引入竞争机制外，事业单位也可实行“按需培训”的人才培训战略，在培养方式上，采取业余和脱产相结合，“走出去”和“请进来”相结合、理论和实践相结合的形式，努力造就一批有真才实学、动手能力强、有实际管理能力的专业档案管理人才。

结束語

提高档案管理的工作效率是十分有必要的。工作中，相关事业单位要紧跟时代步伐，满足当今社会对档案管理的要求。同时也要认识到档案管理的重要性，从而从外部条件对管理职工创造良好的工作制度，激发职工的工作激情，进一步提高工作效率。另外，也要注重提升档案管理职工的素质，从内部因素提高职工对档案管理的认同感，从而不断推动其发展。

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