办公自动化环境下医院档案管理探讨

张飞

摘要：档案管理办公自动化的实现对医院管理者及工作人员乃至对整个社会来讲都极为重要，医院相关领导一定要重视档案管理的办公自动化，加大投入力度，建立完善的办公自动化档案管理系统，健全医院档案管理制度，推进办公自动化建设，增强档案管理人员自身素质，促进档案管理的现代化，只有做到以上几点，才能真正的实现档案管理的办公自动化，为医院、为社会做出贡献。

关键词：办公自动化;医院;档案管理;探讨

引言

近年来，我国的科学技术不断发展，国内各行各业也深受其益，享受着科技的发展带来的好处。其中，医疗卫生行业尤为突出，医院的工作性质要求其必须保持高效优质的运转。在医院，处处都有档案管理的影子，它需要对病人的病情和医生的诊治情况进行记录归档。还需要对医院内部的人事变动、医院的各类基建进行归档，这一切一切都是医院维持正常运转的工作基础，包含着重要的信息。办公自动化的普及和应用对医院档案管理来说极为重要，至此，办公自动化环境下对医院档案管理的探讨势在必行。办公自动化的档案管理可以帮助所需者快速找到需要的资料，提升档案管理质量。管理人员可以利用信息化和自动化特征，开展后续的管理，为决策人员在进行决策的时候，提供有力的参考依据。非专业性的档案管理人员从事这一项工作，他们自动化意识淡薄，缺乏基本的操作技能，无法熟练应用相关的档案管理系统，这就使得办公自动化环境下的档案管理难以有序开展，提升医院档案管理人员的专业素质是实现办公自动化、信息化的关键。随着医院业务的发展，档案管理作用十分明显。现阶段，依托先进的信息技术，醫院业务通过网上传输方式进行信息交流，使医院的办公效率大大提高。医院需要应用信息技术加强档案建设，发挥其归档、储存和管理作用，做好档案管理基础工作，从而提高医院档案管理质量，使之有效促进医院发展。

一、目前我国医院档案管理现状

（一）档案管理人员的综合素质水平有待提高

我国的很多医院都存在着“重专业而轻管理”的现象，很多医院的管理者都会比较重视对医生医术的提高，重视先进仪器的使用却忽视了对医院的运营管理。而档案管理是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种管理工作，是一项尤为繁杂且见效期较长的工作，更是不被很多医院管理者所重视。故而医院档案管理部门的人员配备也往往不是那么的精良，专业能力较差，综合素质有待提高。

（二）医院档案管理制度有待完善

由于思想上的认识不足，很多医院都对医院档案管理工作没有一个完善的制度和执行的标准，医院体系的庞大，工作任务的繁重，致使很多档案管理工作难以落实的部门，使档案管理的工作存在着混乱。因此，由于电子化档案制度管理的不完善，很多时候让很多档案管理执行人员也会感到无所适从，造成档案管理部门的工作松散，打压其工作积极性。

（三）档案管理工作办公自动化效果有待提高

目前，虽然很多医院已经将档案管理的办公自动化纳入到工作任务内，但是其自动化效果依旧有待加强。造成这种结果的原因首先是因为医院对档案管理工作的认识不到位，常常会忽视它的作用，对档案管理工作的经费和精力投入不到位，致使缺乏精良的、先进的信息化设备。其次，档案管理部门缺乏专业的档案管理人员，使档案管理工作办公自动化效果不佳。

二、医院档案管理办公自动化的有效措施

加大投入力度，建立完善的办公自动化档案管理系统医院档案记载着医院的所有重要信息，是确保医院信息安全的重要工作，医院的有关负责人应充分认识这一点，利用移动化联网技术可以在一定程度上提升电子档案管理的实效性和安全性。在医院具体的实践过程中，可以建立针对于医院的档案管理工作内容，有针对性的建立一个电子档案管理系统，利用网络平台电子档案的内容，提高档案调取的便捷性和高效性。

（一）健全医院档案管理制度，推进办公自动化建设

医院要健全档案管理制度，完善管理体系，推进办公自动化建设。院内各人员要严格的按照管理制度和技术实施，确保其档案的真实性、安全性和完整性。加强对文件的形成、积累、鉴定、归档及档案的保管实行全过程管理，由电子档案管理人员统一协调负责，保证管理工作的连续性。院内各部门要明确分工，确认在档案的形成和管理方面的职责，要形成全面的、严格的档案管理网络。此外，要建立统一、规范的办公自动化操作和工作模式，以便于后续的档案整理与归档工作，提升档案管理工作便捷和高效。

（二）增强档案管理人员自身素质，促进档案管理的现代化

要适当加大对于档案管理部门的资金投入，配备先进的档案管理相关的仪器设备。另外，管理人员的自身素质是影响档案管理的重要因素。医院应有意识、有计划、有目标的去增强档案管理人员的自身素质，加强管理队伍队伍建设。医院要聘请专业的、经验丰富的档案管理人员对本院的档案管理人员进行相关的技术培训和自动化档案管理培训，加强档案管理人员的事业心、责任感。

结束语

综上所述，在信息技术高速发展的今天，人们无时无刻不在享受着信息技术带给我们的便利。办公自动化这个主题在信息技术发展之初就一直被人们所提出，并不断地为之进行实践研究。现今，档案管理的重要性不断地被人们所认识，对于如何办公自动化来进行档案管理工作，使人们所需要的探讨的一个十分重要的话题。档案管理是办公发展的重要组成部分，它记录着相关主体发展的历史进程，客观反映了问题处理、决策、建设、研究和发展的过程和结果。随着办公室改革的不断推进，如何提高档案管理水平，及时、准确、完整地提供档案信息，满足需求，适应新的发展形势，是档案工作面临的新课题。在信息时代背景下，医院档案管理工作逐渐发展成自动化档案管理。如果可以在办公自动化背景下加强档案管理工作，这将意味着医院管理水平和工作效率将有所提升，从而可以促进医院档案工作的发展。但是现阶段部分医院还存在一些问题，没有认识到办公自动化档案管理的作用，这些都会阻碍档案管理工作的开展。

参考文献：

[1]办公自动化环境下医院档案管理研究[J].李军.  江苏科技信息. 2020（34）

[2]办公自动化环境下医院档案管理分析.刘念奇.决策与信息[中旬刊].2019

[3]办公自动化环境下医院档案管理工作的相关要点探讨.于丽.世界最新医学信息文摘.2019