工程建设项目档案创新管理措施

李艳波

摘要：各类工程建设与我国发展有着密不可分的关系，在实际建设中应将项目档案管理工作有效落实，将工程实际情况与现场建设质量囊括在管理中，在此基础上有效结合现代化管理技术，进而使工程建设档案保存符合规定，为未来我国工程建设提供参考。项目档案创新管理能够在一定程度上提高建设效益，还能够为我国工程建设实现可持续发展提供有效推动力。基于此，本文对工程建设项目档案创新管理进行探讨，并提出了具体的创新管理措施。

关键词：工程建设;项目档案;创新管理;措施

前言：

工程建设必须以质量和效益为基础，使工程应用能够满足当前的市场环境需求。工程建设项目档案能够更加直观地反映工程建设项目的实际状况，且能够总结工程建设中的重点问题，因此需要有效开展项目档案管理工作，根据档案当中记录的内容，对建设工程项目进行改造和维修处理，并在此基础上根据实际情况制定相关措施方案，档案中需要囊括工程各环节，如详细的准备工作;工程施工应用技术;工程参建单位名单等，避免工程施工出现安全风险问题。在工程建设项目档案创新管理中，需要合理应用现代化手段做到图文并茂，以此方便相关人员的日常查阅，使管理更加规范化。

一、工程建设项目档案管理创新的意义

（一）服务项目工程建设

随着我国经济的不断发展，各类工程建设项目也在不断完善，进一步提高了工程建设质量。为确保工程建设活动的有序推进，需要对工程建设项目进行稽查、审计、监督、管理，落实项目档案过程式管理工作，使其贯穿于建设工程全过程，执行有关档案的法律法规制度与标准的强制性要求，以动态管理方式更新档案内容，保证工程建设能够顺利开展。项目档案是整个工程建设的真实记录，行业发展离不开档案资料的支持，其作为印证工程建设整个过程的原始凭证，在实际应用中能够为工程建设提供参考，服务于建设全过程，如立项、勘测、设计、审计、验收等各个环节，但要想真正实现档案创新管理目的，各单位必须协同配合，做到单位之间的相辅相成[1]。

（二）提高档案应用效率

工程建设档案中囊括项目全过程，在创新管理中需贯彻落实国家各项法律法规与标准强制性要求，使其在施工中应用能够发挥出实际效果，以此提升工程质量，确保工程建设的安全，并在此基础上推动行业发展。传统的工程项目档案管理存在一定弊端，如各项工程资料共享能力较差，无法在有需要的时候随时调取，应用中需要查找、核实等，整体较为繁琐，降低了档案的应用效率，而档案创新管理恰巧可以解决这一问题。在创新档案管理的过程中，可以配套相应的调取制度、应用制度等，并融合互联网技术将档案管理工作不断完善，使信息数据整理具有实效性，将相关数据参数有效应用在当前工程建设中，进而使管理能够制度化、规范化，提高档案的应用效率[2]。

（三）提供工程建设保障

当前我国工程建设单位正处于转型的关键期，需要对档案管理创新工作加强关注力度，以此使工程建设更加规范。但就目前情况来看，我国部分地区的工程项目档案管理仍然存在问题，其原因是由于相关人员未能重视管理创新，导致管理效果差强人意，如在档案资料收集中出现漏洞、档案相关参数存在偏差、档案内容施工性不足等，使得建设活动无法有效推进。因此，应基于档案资料制定可行性施工计划，领导者应充分发挥示范作用，高度关注施工企业档案管理工作，保建设工作在有效利用档案信息的情况下顺利推进。档案管理创新能够贯穿于工程建设的全过程，以此优化项目建设质量，在此基础上需要让相关人员正确认知档案的作用，将创新管理作为工程建设质量和效率的稳定保障，进而使工程建设更加符合时代发展需求。

二、工程建设项目档案管理的现状分析

（一）未能明确划分职责

建设工程档案对施工有着重要的影响，档案中不仅详细记录了建设全过程，且档案中明确了各个项目的责任人，如后期出现质量问题，可以要求负责人进行处理，因此必须保证档案的完整性和有效性，使职能作用充分发挥。档案能够明确项目中的各环节，反馈当前施工建设存在的问题，且可以积累建设经验，做到查缺补漏，但部分工程未能意识到档案管理的重要性，资料搜集、整合和归档未能有效执行，导致档案无法起到实质性的作用，且使得档案管理问题不断加重，影响了行业发展[3]。

（二）档案管理缺乏规范

由于工程档案具有一定的复杂性，且随着建设各项记录会不断变化，因此管理不规范这一问题较为严重，大多数工程普遍存在这一问题。在工程档案记录中，其内容会逐渐增多，若想保证档案管理的有效性，需要针对档案管理建立规范化标准，适应档案被不断变化的需求，使相关记录标准化、合理化。但就目前情况来看，现阶多数工程在实施档案管理的过程中未能意识到规范化管理的重要性，因此没有针对档案管理建立相关标准，导致工作人员在档案记录时无法依据标准进行参考，受到了限制因素的影响，出现了各类资料数据档案丢失的问题，阻碍了工程后续建设及档案应用[4]。

（三）质量目标不够清晰

在建筑工程施工阶段的档案管理工作中，部分人员不具备专业素养，导致档案管理的质量目标未能明確。同时，在管理过程中，未能按要求对工程施工全过程进行记录，无法依据施工质量目标来制定工程各部分的施工质量标准，导致质量目标过于模糊，无法发挥出实际作用。除此之外，各类施工建设的质量要求差异较大，如档案管理缺少明确的质量目标，全过程记录则无法落，最终使得工程建设出现施工质量问题，为工程后期应用埋下了安全隐患。因此，应将人员持证情况、机构设置、人员配置、质量管理等，都需要囊括在管理体系中，避免档案管理出现漏洞。

（四）档案管理不够细致

档案管理的首要目标是提高工程建设质量，需要在此理过程中保证施工方案的有效落实执行，避免各类工程建设质量隐患的出现。但就当前情况来看，部分工程的档案管理不够细致，档案记录未能贯穿工程建设全过程，导致施工作业、施工技术应用出现了不规范的问题，降低了工程建设质量。如开始前未进行图纸审核、技术交底等档案记录，影响了工程施工前准备参考，导致作业环节出现质量问题，降低了工程的建设效益。同时，由于部分监理人员的综合素质较低，质量监控仍然局限于资料审核，建筑材料取样检验、施工材料入场、施工技术应用等方面却未能细致记录，导致档案管理流于表面。

三、工程建设项目档案创新管理的资源体系建设

在当前的工程建设项目中，档案橙黄新管理的资源体系建设十分重要，其能够使管理更加规范，以此为工程建设提供帮助，具体如以下几点[5]。

（一）收集档案、管理档案

工程档案内容涉及文书、科技、图片、视频、资料等，属于工程建设的全过程记录，能够反映出工程在建设过程中各个阶段的实际情况，对于后续完善有着重要意义。工程建设企业每年都会产生大量的文档资料、图片资料、视频资料，如仍然以传统的方式进行管理，难免会出现资料遗漏的现象，丢失各种重要信息。而在创新档案管理中应用数字化技术则可以解决这一问题，可以说档案管理创新是当前时代工程建设项目发展必不可少的重要环节，使各类资料能够整合储存，以此提高管理，优化档案结构。

（二）完善各档案归档范围：

档案归档范围顾名思义，指的是档案应用后的归档，即档案整理和编制。在完善归档范围的过程中，需要建立健全文件材料归档制度，将归档工作纳入各项业务规章制度和工作流程，以此实现档案工作与业务管理同步推进。同时，应摒弃传统的归档模式，创新完善归档范围，利用计算机制定或修订文件材料归档范围，使相关建设工程项目资料的保管期限表更加明确，实现应归尽归、应收尽收，落实从业务管理层面，使档案管理效果进一步提升提升[6]。

（三）加强重点领域归档

当前部分工程在档案管理中存在重点领域归档缺失的问题，且对重点领域归档的控制缺少可操作性，对建设工程项目档案应用造成了一定的影响。因此，应加强重点领域归档，提高归档管理的可行性，如工程建设相关活动、重大工程建设项目、重点技术应用等，并在归档中对施工设计到的领域、专业、机构等进行详细记录，提高建档归档的有效性，实现“应建尽建，应收尽收”。同时，在创新管理的资源体系建设的过程中需要实现工程全面覆盖，使重点领域的归档能够发挥出实际作用，做到“应归尽归，全面归档”，为行业实现可持续发展提供有效推动力。

（四）完善档案管理制度

在工程的建设阶段，档案不仅需要负责记录建设合同管理、施工安全管理等工作，且需要以档案为基础进行工程建设协调，拉近各参建单位间的工作关系。同时，完善档案管理制度能够对工程的建设投资、建设工期及整体质量进行严格控制，对于工程项目建设施工的顺利完成具有着非常重要的意义。在社会高度重视建筑工程质量的今天，需要以合规、高效为原则，控制工程建设各项措施的应用，并在此基础上结合国家有关档案管理相关政策，将现有制度进一步完善，使其能够与档案管理电子化接轨，满足时代的发展需求。

四、工程建设项目档案创新管理的服务体系建设

服务体系建设的意义在于发挥档案的基础服务作用，使档案做到物尽其用，具体如以下几点。

（一）整合档案资源

若想发挥档案的基础服务作用，必须有效进行服务体系建设，如档案管理相关标准与制度建设，以因地制宜为原则，并在此基礎上做好档案资源体系规划，使档案机构和档案资源架构合理[7]。同时，应结合内控关键控制点，努力实现跨全宗统一管理和资源共享，在此基础上建立集中统一管理的档案资源管理架构，以此为标准进行配置优化，减少重复归档和重复保存，不断提升档案创新管理的服务功能，使资源能够被高效利用，完善相关制度中对文档管理的要求。

（二）档案利用工作

在工程建设项目档案创新管理的服务体系建设中，档案利用工作的开展十分重要，在工作开展过程中需要牢固树立和贯彻落实创新、协调、绿色、开放、共享的发展理念，在此基础上简化档案资料的利用手续。首先，应推动网络利用，摒弃传统开据手续前往档案室调取资料，使档案能够通过网络进行传输;其次，需要按照方便利用的原则，在确保档案信息安全的前提下，进一步提高利用效率和满意度，最大限度地发挥档案信息服务的作用。

（三）创新利用服务方式

服务体系建设与服务方式有着密不可分的关系，因此必须创新档案的利用服务方式，做到档案物尽其用。在创新过程中，需要结合档案利用需求，提供多样化、个性化、常态化的档案服，并在此基础上根据实际需求进行分类管理，将各类数据有效归档，从而转变服务方式。同时，在创新过程中需要将传统服务方式与现代网络服务方式相结合，可通过网络获取所需档案资源，建立线上线下融合数据库，根据专题形成专题汇编，突出档案的作用，促进工程行业的发展。

（四）开展档案编研工作

档案编研工作十分重要，其能够分析档案中的多项内容，不断挖掘档案价值，发挥其基础的服务作用。在档案编研过程中，需要按照《集团工程建设企业史志工作规定》严格执行，努力把“档案库”变成“思想库，汇总档案的各类施工成果，使服务体系进一步完善。同时，为更好地服务企业核心工作，必须要按时完成年鉴、大事记等通用性编研，将档案库转变为技术库、知识库、建设库、信息库，发挥工程档案的价值，提高后续工程建设的质量。

结束语：

工程建设项目档案创新管理有着十分重要的作用，其能够采取措施有效解决工程建设中的各类问题。因此，需要相关人员健全管理制度和体系，通过事前控制、施工全过程记录等方面进行加强，采取合适的策略提高档案创新的效果。同时，在档案创新管理的过程中必须结合实际情况，选择适合的档案管理方案，并有效应用现代化技术，如互联网、电子档案系统等，积极完善服务体系与资源体系的构建，以此提高工程建设效益，为我国工程行业实现可持续发展做好铺垫。

参考文献：

[1]周明.数字化档案在水利工程管理中的应用 ——以宁夏中南部城乡饮水安全连通工程档案管理为例[J].卷宗，2019，9（30）：113.

[2]何卉.浅谈新形势下项目档案管理的模式思考——基于项目管理的工程档案管理模式[J].卷宗，2019，9（32）：4-5.

[3]徐宁，薛鹏程.特高压输变电工程档案管理标准化与规范化[J].甘肃科技，2019，35（22）：108-109.

[4]慕秀娟.新时期水利工程档案信息化管理建设初探[J].卷宗，2019，9（31）：109.

[5]郭友青.精细化管理在工程档案管理中的应用研究[J].卷宗，2019，9（31）：62.

[6]何丽.工程档案管理在建设工程中的重要性及对策研究[J].建材发展导向（上），2019，17（11）：323.

[7]范彩萍.浅谈水利工程档案管理工作——以宁夏中南部城乡饮水安全水源工程档案收集整编为例[J].卷宗，2019，9（32）：7.