关于国企档案规范管理分析

摘要：随着国有企业与外界合作交流日益频繁，加之当前社会信息化发展迅速，传统的国企档案管理和当前管理需求不符，因此，需要充分借助技术优势，变革管理方式。只有通过规范化管理档案，才能将档案服务这一职能充分发挥出来，助力国企档案管理工作持续发展。本文对于当前国企档案的管理工作存在问题简要分析，并提出档案管理的规范化建设路径。

关键词：国企;档案;规范管理;信息化

引言：当前，国有企业在发展过程规模逐渐扩大，国际交流以及国内合作越来越多，企业管理模式逐渐向信息化以及网络化等层面发展。计算机技术不断发展过程，社会逐渐步入信息化时代，大量的档案数据和信息对国企内部档案管理工作提出的要求更高。档案管理相关人员需要与时俱进，更新思维，积极探索全新的管理模式，打造规范化的管理形式，为国企档案管理工作有序进行奠定良好基础。

一、国企档案的管理现状

（一）重视度不足

当前，管理人员以及领导者对于国企内档案管理的重视程度不足是影响档案规范化管理主要因素之一。缺乏重视，使得管理过程责任分工不明确，人员工作态度不积极，管理制度不完善，且难以有效落實，缺乏顶层规划，难以结合企业发展，制定与之相匹配的档案管理模式，使档案管理整体可操作性不足，难以形成系统化管理。

（二）制度不完善

国企内部档案管理制度的完善性不足主要指档案编研相关工作开展过程分散进行。主要由业务负责主体进行档案资料的归档，由于其缺乏归档经验，可能导致重要的信息出现遗漏，档案信息获取不全面等问题。

（三）信息化水平低

部分国有企业内部的管理逐渐向国际化以及一体化方向发展。管理工作开展期间，利用OA软件、ERP软件，将管理渗透到各个工作细节。部分企业内部档案管理，仍然使用纸质文件为主要方式，部分档案在检索期间过度依赖手工，查找不便，对于档案利用的价值产生影响[1]。

（四）利用效率不高

受到档案信息的收集以及编研多项工作的影响，档案内容记录的完整性不足，在一定程度上对于其利用价值产生影响。加之利用制度存在不完善的问题，导致部分企业当中档案的利用效率不高，难以将其服务功能有效发挥出来。

二、国企档案的规范化管理路径

（一）高度重视档案管理

从国企的领导人员角度出发，需要高度关注档案管理工作，营造良好的管理氛围。确保档案的规范化管理，需要落实顶层设计，按照领导人员管理范围，划分责任，使其对于管理工作提高重视，保证相关制度能够有效落实。立足于企业实际发展，展开管理工作的总体规划，将档案管理相关配套设施不断完善，使管理过程的操作性更强，对于档案信息展开系统化管理。

同时，只有领导人员高度重视，才能健全国企的档案管理机构，为管理工作规范化进行奠定基础。国企当中管理层级相对较多，因此，档案内容复杂，需要建立主要负责人、层级负责人和档案管理责任人为一体的管理组织，齐抓共管，确保不同管理层级责任明确，组建完善的管理网络。

（二）完善管理制度

国企档案管理过程制度的完善，可保证管理工作规范化进行。国有企业需要制定统一化的管理细则，对于内部档案展开归类，明确档案的归档流程，保证档案信息的收集、内容编制、档案归档以及后期管理具备制度支持，让档案管理更加标准化。为提升人员管理意识，还可将档案管理工作质量和其绩效考核相互关联，确定考核指标、方法等，使相关制度能够落到实处。

比如：制定奖惩制度，为管理工作表现优异的员工提供物质激励，促使其主动展开各项管理工作。同时，还可起到约束作用，联系绩效考核，约束人员管理行为。在管理过程，还可通过质量监督，重点对人员管理过程、工作效率等展开监督，及时考核，获取反馈，不断优化管理方案，将管理薄弱环节持续完善，提高档案的规范化管理水平[2]。

（三）更新管理模式

1.建设信息化管理系统

为改善以往管理工作低效的问题，需要国企积极利用信息技术以及网络技术等优势，开发内部资源的利用价值，建立与档案规范化管理需求相符的信息化系统，对于国企所有档案展开统一化管理。管理系统既可为档案使用者提供查询服务，而且还可展开信息化档案管理，将系统和企业OA系统相互对接，使档案信息获取更加及时、高效。将企业内部所有档案信息电子化，并通过集中方式统一管理，在档案的存档和利用过程，展开实时监督，提高管理工作信息化水平，为企业内部档案管理以及服务效率的提升奠定良好基础。除此之外，信息化系统的建设，还能进一步提高管理效率，让档案管理灵活性更强。

2.使用一体化管理模式

国有企业档案管理可融合文秘制度，在内部设置文书档案管理岗位。立足整体，保证档案信息生成、信息收集和归档整个过程数据信息真实性、内容信息的完整性，使企业内部文书与档案之间信息畅通。利用文档一体化的管理模式，可提高文书岗位人员档案意识，在重要文件流转期间，对于文本及时归类和存档，并按时上交档案管理部。人员还需明确档案的归档范围，使文档完整性能够得到保障。高度利用文书处理环节的重要信息，为档案部门人员提供支持，降低档案管理期间重复劳动。此外，还需要在文书文件收发、流转以承办等过程，和档案收集、归档和使用等融为一体，对于文件展开精细化处理，形成系统化案卷，为信息查找提供便利。在一体化管理模式之下，能够降低档案人员的工作负担，有助于推动规范化管理进程。

（四）培养人才提高档案利用效率

国企还需从档案人才的培养角度出发，积极为其组织相关培训活动，要求人员对于信息技术、档案管理信息化流程以及专业化知识等全面学习。可向内部聘请专家，指导人员利用管理系统展开管理工作;还可组织人员到其他企业当中，学习优秀管理经验。在交流过程，不断提高管理水平。发挥人才在规范化档案管理中的价值，能够收集到全面的信息资料，把控管理期间信息接收环节，对于重要的档案信息，设置专业档案，明确管理重点，革新管理模式。将以往单一化管理模式逐渐转向集中化管理，高度整合国企内部档案资源，开发其利用价值，对于普通档案资源共享，对于机密档案做好保密工作，挖掘档案信息价值，提高管理工作有效性。除此之外，还需要求管理人员对于《档案法》及时学习，提高其法律素养，对于档案规范化管理重要性有明确认识，为国企档案的规范化管理提供人才保障[3]。

结束语：总而言之，国有企业当中，档案信息十分重要，其中记录了国企发展重要信息，属于其内部无形资产。在国有企业不断发展过程，档案管理工作模式也出现了诸多变化。使用以往管理模式和当前档案管理切实需求出现不相符的问题。对此，需要国有企业面临现实问题，寻找档案管理的规范化路径，与时俱进，更新观念，探索出切实可行的管理之路，为企业档案的规范化建设提供支持。

参考文献：

[1]杨祎.关于国企档案规范管理探讨[J].大科技，2020，（08）：14.

[2]管海鸿.关于新时期国资国企档案规范化管理的几点思考[J].城建档案，2020（6）：28-29.

[3]秦振萍.浅谈特大型国企档案的规范化管理[J].青年时代，2018，（16）：286-287.

作者简介：

刘婷婷（1988-），女，汉族，四川省绵阳市，本科，档案管理，国投新疆罗布泊钾盐有限责任公司。