国有企业档案管理信息化建设研究

2020-09-10 19:25刘婷婷
看世界·学术下半月 2020年10期
关键词:国有企业档案管理意义

摘要:基于信息化时代背景下,国有企业要重新审视其档案管理工作,由于传统档案管理模式已经无法满足时代的发展需要,致使国有企业要注重档案管理信息化建设,积极探索出全新的管理模式,以此来增强档案管理工作的效果,提高档案管理效率与质量,为国有企业的发展提供重要的保障。基于此情况下,本文主要对国有企业档案管理信息化建设的意义进行了阐述,重点对国有企业档案管理信息化建设策略展开深入研究。

关键词:国有企业;档案管理;信息化;意义;策略

引言:档案管理作为国有企业管理重要内容,同时也是其管理的重点及难点,国有企业方案管理水平的高低,直接影响着国有企业的经济效益。随着国有企业的快速发展,以及信息技术的快速发展,传统档案管理已经无法满足当前的发展需要,对于国有企业的发展产生较大的影响。鉴于当前这种情况下,国有企业要认识到信息技术的有效运用,实现档案管理的信息化建设,充分发挥出档案信息化的作用,使其更好地为国有企业而服务,进而促进国有企业的良好发展。

一、国有企业档案管理信息化建设的意义

在信息化时代背景下,国有企业档案管理要坚持与时俱进,注重档案管理的信息化建设。档案管理作为国有企业重要部分,主要对企业运营进行追踪,为企业的战略规划提供重要的数据信息。由此可见,档案管理对于国有企业发展的意义。在这种情况下,国有企业要认识到信息技术的重要性,并且要注重档案管理的信息化目标,其建设的意义具体主要体现在:其一,在信息资源共享的时代,国有企业无论出自于政治的角度,还是发展的角度,都需要注重信息化管理工作的开展,充分发挥出国有企业的表率作用。国有企业要注重创新和开拓,不断拓宽国有企业的发展渠道。其二,通过信息技术的有效运用,能够对国有企业的发展起到助推的作用,同时可以实现档案管理信息化建设,为国有企业改革提供重要的数据保障,以此来实现国有企业改革的最优化。其三,档案信息化管理目标的实现,在一定程度上推动了国有企业的文化建设,国有企业通过档案管理工作的开展,实质上也是对固有企业运营的记载,清晰的记录着国有企业的文化及发展。鉴于此情况下,国有企业要认识到档案管理信息化的优势,使其更好地服务于国有企业各项工作的开展,进而促进国有企业实现又好又快的发展。

二、国有企业档案管理信息化建设的优化策略

(一)建立档案信息化管理系统

国有企业在档案管理信息化建设过程中,需要重点加强档案信息化管理系统,具体主要包括两方面内容:其一,提高档案管理效率:在档案管理过程中,档案信息化管理成为提高其管理的重要保障。国有企业要根据档案管理的需要,结合国有企业当前具体实际情况,深入分析具体业务流程,结合国有企业的行业特点,要有针对性的设计档案信息管理系统,将相关档案信息纳入到档案信息管理系统当中,实现档案的信息化管理目标。其二,完善文件信息管理系统:实现藏纸质档案信息化,通过扫描、影像等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化档案,建立电子档案管理系统。针对当前这个系统而言,能够兼容不同文件格式的存在,兼容国有企业使用的各类软件。通过当前管理信息化建设,有助于提高国有企业档案管理水平,使得档案管理效率得到提升,促进国有企业的长足发展。

(二)完善档案信息化管理安全管控

随着信息技术的快速发展,先进的信息技术促进了各行各业的信息化建设,实现了管理方面的网络化与数字化。但信息化也逐渐暴露出一定的漏洞,对于国有企业的信息安全造成威胁。众所周知,国有企业档案涉及到诸多企业商业机密以及商业信息,要想保证信息的安全,避免商业机密外泄,则需要注重完善档案信息化管理安全管控,在当前这个过程当中,国有企业除了要注重完善相关管理制度以外,还需要注重发挥出信息技术的优势,采取信息化的管控手段。国有企业管理者必须要高 度重视信息化建设安全工作,建立健全网络安全理制度,加大信息化建设的投入,加强网络安全技术防范措施,采取切实可行的安全措施,确保档案信息数据的安全。

(三)建立档案信息化管理的安全体系

档案管理不同于其他管理工作,往往有着一定的特殊性与保密性特征,尤其其自身的性质所限制和影响,要求国有企业档案管理信息化建设,以此来满足档案管理工作的开展需要,这就要建立超强的安全保障体系,具体主要包括:(1)硬件设施安全保障:国有企业在实际经营管理中,要意识到档案管理的重要性,在档案管理信息建设过程中,必须确保档案管理信息系统的环境安全、线路安全和设备安全。一旦出现不可预知的问题时,能够对档案信息进行很好地保护,避免信息丢失对国有企业造成较大的损失。(2)网络安全保障:网络具有开放性的特点,在国有企业档案管理中发挥着重要的作用,但也存在较大的威胁,一旦黑客、木马等病毒对系统进行攻击,将会造成国有企业档案信息被窃取的风险,严重威胁着档案信息的安全性。鉴于当前这种情况下,国有企业可注重防火墙技术的应用,通过该技术部署内外网安全策略,定期对文件等进行扫描。与此同时,还需要进一步完善数据库建设,安装先进的数据库系统软件,只有做好当前方面的工作,才能够保证网络的安全性,进而实现对国有企业档案信息的安全管理。

(四)加强档案管理人才队伍建设

针对档案管理信息化建设而言,往往涉及到诸多方面的内容,并且囊括了多科知识,则需要多专业进行相互配合。国有企业档案管理信息化建设,对于相关工作人员的信息素养提出了较高的要求。其不但需要专业的档案素养,还应该具有丰富的档案管理经验,更应该具备的就是信息化才能。鉴于此,国有企业要根据档案管理信息化建设的要求,注重对相关工作人员进行专业培训,通过培训教育工作的开展,不但能够增强工作人员的知识水平,提高其整体管理意识,而且还有助于保证工作人员的信息素养,进而提高其档案信息化管理水平。与此同时,国有企业还需要结合实际培训的结果,有针对性的进行专业考核,对相关工作人员进行全面考核,针对部分考核成绩较为突出的人员,则需要给予相应的奖励,以此来督促其他人员不断提高专业能力。

三、结束语

档案管理作为国有企业重要管理内容,能否提高档案管理水平,直接影響着国有企业的发展。在这种情况下,国有企业要根据自身的发展需要,注重发挥信息技术的优势,实现档案管理的信息化建设,提高国有企业档案管理水平,充分发挥出档案管理的优势,使其更好地为国有企业而服务,以此来促进国有企业实现又好又快的发展。

参考文献:

[1]刘晓楠.浅谈国有企业中档案信息化管理出现的问题及对策[J].办公室业务,2018(23):45-46.

[2]刘宁宇.浅谈国有企业档案管理的信息化建设[J].消费导刊,2019(20):137+140.

[3]刘相楠.试论国有企业档案管理的信息化建设[J].当代旅游,2018(19):218. [4]孙大伟.国有企业中档案信息化管理问题分析[J].环球市场,2018(22):53+55.

作者简介:

刘婷婷(1988-),女,汉族,四川省绵阳市,本科,档案管理,国投新疆罗布泊钾盐有限责任公司。

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