煤矿企业文书档案管理的信息化建设策略

陈娜

内容摘要 在各个行业的发展中，档案管理工作是企业管理中的关键内容，档案直接记录了人类社会的理论和实践活动。随着社会文明水平的提升，档案工作逐渐渗透到社会的各个领域，并发挥着重要作用。因此，在煤矿企业的运营、管理和发展过程中，管理部门需要强化档案信息的规范化、法制化、科学化，强化文书档案管理信息化基础建设力度，文章主要针对煤矿企业文书档案管理的信息化建设策略进行了分析。

关键词 煤矿企业 文书档案管理 信息化建设策略

1 引言

在煤矿企业的发展过程中，文书档案是企业发展最原始、最基础的资料、信息，它可以减少风险问题的出现，为煤矿企业的持续、稳定发展提供支持。在社会经济的发展中，档案管理工作逐渐成为企业整体管理活动中的关键内容，有助于将纸质档案转变成数字化、网络化，确保档案的真实性、有效性。基于此，文章介绍了档案管理信息化建设的相关内容，阐述了煤矿企业文书档案管理的信息化建设意义，总结了煤矿企业文书档案管理的信息化建设策略。

2 档案管理信息化建设的相关内容

档案管理信息化建设属于抽象概念，其主要是将传统档案管理模式转变成信息化管理模式的过程，确保档案的数字化、网络化，传递、接收、存储、利用各项档案信息，实现档案信息的高度共享[1]。档案管理信息化建设指的是利用现代化技术，如数据压缩技术、数据库技术、高速扫描技术，将传统纸质文件、声像文件转变成电子档案，存储到计算机数据库中，存储到移动硬盘中，存储更多的档案信息。

3 煤矿企业文书档案管理的信息化建设意义

在现代化社会经济的发展中，信息技术、数字技术逐渐渗透到各个行业的发展中，尤其在煤矿企业文书档案管理中发挥着重要作用，从档案管理前期内容整合到内容处理与输出，利用大数据技术，为煤矿企业提供更多服务。但是，很多煤矿企业实行传统的管理办法，无法满足现有的数据记录，而信息化管理建设可以针对文书档案进行重新管理、备份，避免出现丢失问题，还可以建立企业数据库，为企业提供更多优质服务，确保企业的持续、稳定发展。

3.1 实现信息交互

在传统的文书档案管理过程中，管理人员普遍利用纸质档案记录各项信息，这样会出现档案记录不完善、损失丢失情况，导致纸质档案被人为破坏。另外，纸质档案存档内容中存在很多问题，而现代化信息存储可以有效地解决这些问题。因此，在煤矿企业文书档案管理过程中，管理部门需要根据信息化操作，设立电子档案管理系统，如此可以节省很多空間，为管理人员提供很多便利，有助于企业内部工作人员查询、存储更多的信息。这是因为，在电子档案管理系统下，查找过程很少出现失误问题，工作人员在查询档案过程中，无须花费很多的时间，只需利用计算机技术输入更多内容，便可获取更多想要的结果，利用现代化信息技术可实现信息共享、交互。

3.2 提高工作效率

在文书管理、信息技术融合的过程中，各项信息技术都会连接各个程序，避免管理人员工作过程中出现失误，提升文书管理工作的整体效率。在煤矿企业文书管理过程中，管理人员利用计算机技术针对档案进行调取、核算和管理，在修改档案时利用预设的计算机程序完成修改，有效地解决档案管理问题。

3.3 实现传输方式的多样性

在传统的企业档案管理过程中，管理部门往往通过邮寄方式确保双方之间的传送，这样会导致内容互动时间比较长，极易在邮寄过程中出现档案遗失问题，给企业带来经济效益[2]。在新时期的社会发展中，很多现代化信息技术已融入各个行业的发展中，为人民群众的学习、生活提供了很多便利，电子邮件既能够利用网络传输更多的文件内容，又可以确保接收双方存储更多资料，减少文件丢失问题的出现，且网络传输可以让双方在短时间内接受更多的文件内容，提高信息传输的时效性，为文件存储提供安全环境。

3.4 确保信息存储的稳定性

在现代社会的发展中，信息技术会对企业文书档案带来一定的影响，信息管理以不同方式存储，不会受外界环境的影响，只需根据一定格式进行存储、归档，为后期查询、提取提供更多便利。另外，管理人员需要存储现有的档案，充分发挥出现代化信息技术的作用，收集更多的信息内容。

4 煤矿企业文书档案管理的信息化建设问题

4.1 缺乏对文书档案管理信息化的认识

在新时期煤矿企业的发展中，管理部门还未认识到文书档案管理的重要性，缺乏对信息化建设的认识，普遍将文书档案管理作为一项基础性文职工作，导致企业对档案管理部门的要求相对较低，甚至会出现兼职管理的情况，造成人员短缺、管理滞后问题的出现。

4.2 文书档案管理不够安全

在文书档案管理信息化建设中，管理部门普遍利用网络平台进行管理，但网络的开放性比较强，文书档案普遍以电子化、数字化、网络化形式存在，缺乏一定的安全性、稳定性，在网络病毒侵入的情况下，很难确保档案资源的真实性、完整性。

4.3 档案管理队伍有待优化

目前，很多煤矿企业档案管理部门对人员素质、知识层面的要求相对较低，管理人员自身的基础知识、专业技能还有待更新，尤其在计算机设备遭到异常、病毒、黑客侵袭的情况下，管理人员不能及时维修、拦截，引发一系列档案泄露、丢失问题。

5 煤矿企业文书档案管理的信息化建设策略

5.1 加强各部门之间的合作

在煤矿企业的运营、管理过程中，档案人员需要主动了解各个业务部门的实际工作，根据中心工作进行档案管理，强化档案管理部门、相关部门之间的协调、沟通，及时、完整地收集更多档案资料。另外，企业可以成立以公司领导的档案工作小组，各个部门也可以设立专门的兼职档案员，更好地收集、传递档案资料，确保档案收集的及时性、完整性。

5.2 加强网络安全防护力度

在煤矿企业文书档案管理过程中，管理部门需要做好安全防护工作，为企业内部安全管理工作的有序进行提供支持，并制定完善的信息安全管理方针，根据档案内容明确安全保管方案。煤矿企业需要制定完善的管理规定、管理制度，文书档案管理人员要严格按照各项规章制度做好管理工作，还要加强对文书档案管理工作的认识，不能轻易泄露资料、信息，提高管理人员的综合素质。另外，档案管理人员还需要明确自身的岗位职责，做好自身的本职工作，学习优秀员工的工作方法，形成和谐的工作氛围，并加大档案管理人员的监督和管理，为文书档案管理工作提供安全保障。

5.3 强化文书档案管理人员教育和培训

在煤矿企业文书档案管理过程中，管理部门需要严格考核、审查工作人员人品、知识、技能的掌握程度，并遵循择优录取的原则，针对在职人员定期开展思想教育培训活动，向管理人员传达先进的管理理念、管理模式，及时转变管理人员的思想，定期开展专项培训活动，提升管理人员的专业技能，使其尽快适应更新速度快的可行技术，更好地分析、判断企业和市场发展形势，以满足信息時代的发展需求。

5.4 增加对文书档案信息化建设的投入力度

在煤矿企业文书档案信息化建设过程中，管理人员既要注重档案管理的安全性，还需要强化档案管理建设基础设施，做好资源保存整理工作，并安排专业人员做好防火、防电、防高温工作，成立专业的监督稽查小组，加大文书档案管理工作建设力度，提升档案管理工作的整体效率，并制定完善的奖惩制度，监督档案管理人员的日常操作，确保办公室行为、存储内容的规范性，促进煤矿企业文书档案管理信息化建设[3]。

6 结语

综上所述，在档案管理信息化建设过程中，管理人员需要注重煤矿企业档案管理工作效率，为后续管理工作的有序进行提供支持。在煤矿企业的发展、运营过程中，相关管理部门需要认识到档案管理信息化建设的重要性，强化档案室软件、硬件设施建设，并大力开发档案信息资源，提升档案管理人员的专业技能和综合素质，提升煤矿企业档案管理整体水平。

【参考文献】

[1]唐小红.加强煤矿企业文书档案管理信息化建设研究[J].办公室业务，2019（6）：93-94.

[2]王珍.浅析如何加强煤矿企业文书档案管理的信息化建设[J].才智，2018（27）：200-201.

[3]李曼.煤矿企业文书档案管理的建设思路分析[J].内蒙古煤炭经济，2017（10）：77+96.