试析基层档案管理员如何做好文书档案管理工作

阿茹娜

【摘要】文书档案管理工作是通过图表或文字等方式，为公共管理活动提供完整档案，为需求者提供准确的档案信息，在企业的发展中占据重要地位。本文分析了基层档案管理员文书档案管理工作的现状，并且提出有效的优化措施，为档案管理人员提供借鑒参考，使其不断地创新与改革档案管理模式，合理分类档案资料，提高档案管理水平，从而为企业提供规范性指导。

【关键词】管理制度  一体化文档管理  技能水平

引言：改革开放以来，市场经济的快速发展，提高了信息技术的水平，使文书档案管理模式向智能化发展。虽然文书档案管理工作无法增加经济效益，但是确是企业的基础内容，为其长久发展提供重要保障。然而，在实际发展中，部分企业缺乏对文书档案管理的重视，面临日益严重的难题与挑战，因此，规范文书档案管理的方法，已经成为档案管理员研究的课题。

一、基层档案管理员文书档案管理工作的现状

根据基层文书档案管理工作的调查结果显示，主要有两点原因影响了档案管理的工作效率。

第一，缺少完善的管理制度，档案管理人员的沟通交流存在一定偏差。在工作过程中，文书与档案工作之间配合协调、互相干预，二者之间存在着紧密联系，形成了特有的内部管理体系。然而，各个部门之间缺乏协调配合，对档案管理工作的分配缺乏默契，以至于难以达到预期效果。同时，在企业进行归档工作时，需要整理各个部门的信息资料，但是部分人员为了自己的利益，并不愿意将档案资料统一交给管理人员保管，为档案管理工作增加了难度。由于缺少各个部门之间的配合，导致档案管理陷入混乱的状态。虽然存在认真负责的档案管理人员，但是经过多次催促无果后，也只能放弃，久而久之，出现了重要文件丢失的情况，甚至丢失的概率逐年增加，而对相关负责人的惩治措施也较为模糊，极大程度影响了档案管理工作的运转。

第二，档案管理人员缺乏专业的技能水平，以及良好的道德素养。其中，部分档案管理人员无法正确解读文书工作，在工作认知层面尚未达到理想效果，容易出现一定偏差，使公文格式不规范，甚至是处理程序工作出现失误，其中包括装订不规范，纸张不合理、附件不完善、版面不完整等。此外，档案管理人员没有经过专业的技能培训，无法熟练掌握档案的立卷与分类。虽然取得了职业资格证书，但是缺乏专业的素质教育，降低了档案管理的水平，在现代信息技术快速发展时期，对先进管理技术的适应能力与接受能力较差，无法做到与时俱进，跟上时代的脚步，基于此，档案管理人员的素质教育与技能培训工作具有重要作用。

二、基层档案管理员做好文书档案管理工作的措施

（一）建立完善的管理制度

1.做好文书档案管理工作的基础

档案管理记录企业发展历程的建设与经验教训，体现出行政管理的具体内容，因此，需要建立完善的档案管理制度体系，提高各项工作的运转效率。从大体上而言，需要吸取先进的档案管理经验，不断完善管理制度，满足企业的发展需求，定期审核企业制度的执行效果，严格规范档案管理工作的具体内容。基层文书档案管理工作主要分为两个方面，一方面是本级组织，另一方面是上级组织，为开展文书档案管理工作提供重要保障。鉴于此，需要规范文书档案管理工作，将其落实到每个档案管理人员身上。同时，需要满足文书档案管理的基本条件，其中包括公文的种类、文书档案的格式、相关的处理程序等。在部分档案管理的过程中，需要将文书与档案管理进行合理分配，确保二者之间的协调，从而提高档案管理的工作效率。

2.建立一体化文档管理模式

文件资料是档案管理的基础，确保其具有一定的准确性与完整性，进而提高档案的质量等级。在规范化处理文件档案的基础上，需要建立高水平的档案管理，故而，档案管理人员需要强化档案管理意识，树立正确的档案管理观念，采用有效地辅助措施，加强文书资料的立卷整理工作。在处理信息资料时，需要具备专业的职业素养，实行文书与档案相同的工作方式，从而建立一体化文档管理模式。首先，需要规范化文体的格式，以及统一纸张的规格，在进行起草、修改、审阅文件、誉印等工作时，禁止使用红墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等进行修改。其次，需要及时准确地处理文件资料，以最快时间登记收发文件，若是出现文件丢失的情况，需要立即查缺补漏，尤其是外带会议、领导会议报告等账外资料信息，更是需要确保文件资料的准确性与完整性。最后，需要加强文书部门的立卷工作，作为档案管理的第一道工序，以及文秘工作的最后程序，具有一定的过渡作用，因此，需要强化档案人员的管理意识，确保资料的准确性与完整性。

3.加强各个部门之间的配合

各个部门之间的档案信息，具有一定的利用价值，档案管理人员需要维护各个部门之间的关系，形成完整的内部构架体系，从而提高档案管理水平。首先，需要与各个部门之间的员工积极配合，掌握近期的执行情况与工作动态。其次，企业的管理人员需要定期检查，深入基层部门，咨询工作情况。最后，根据实际情况，制定科学合理的资料采集流程，为企业长久发展提供有用的信息，充分发挥出档案管理人员的价值。

（二）提高档案管理人员的技能水平与综合素质

对于档案管理的工作模式，需要不断地进行改革与创新，增加对档案管理的重视，充分调动档案管理人员的工作热情与积极性，使其完美完成档案管理工作。

在管理过程中，需要及时整理档案资料，将其录入管理系统，防止出现档案信息丢失的情况。在信息化社会，档案管理工作逐渐向智能化发展，因此，企业需要加强档案管理团队建设，建立专业的培训模式，提高档案管理人员的技能水平，使其掌握先进的管理方法。还需要加大人才的培养力度，引进管理方面的人才，为企业增加新鲜血液。此外，档案管理人员需要主动参与到团队建设，积极学习各项专业技能，不断学习先进的知识与技能，采用科学的管理方法，为企业做出自身的贡献。

三、结论

综上所述，在新时期背景下，企业需要创新档案管理的模式，充分调动档案管理人员的主观能动性，为其提供优越的工作环境。同时，档案管理人员需要与时俱进，提高技能水平与综合素质，解决档案管理中的问题，确保档案管理工作的准确性与规范性，推动社会文明的进步，从而构建和谐主义社会。

参考文献：

[1]王桂娥.试析基层档案管理员如何做好文书档案管理工作[J].经济师，2019（10）：271+273.

[2]金惊哲.浅谈基层档案管理员如何做好文书档案工作[J].赤子，2019，000（020）：175.