新形势下企业单位档案管理信息化建设策略

黄晓茹

摘要：在企业单位信息系统中，档案资料是极为重要的组成部分，对档案信息进行科学管理具有举足轻重的意义。由于当前档案管理领域中存在管理水平落后、信息化建设缺乏长远规划、安全性不达标、人员素质不足以及信息化专业水平低等问题，企业单位的发展受到了一定的不利影响，因此必须采取针对性措施，提升信息化建设质量。本文探讨新形式下企业单位档案管理工作的信息化建设，具有重要的现实借鉴意义。

关键词：企业单位档案管理;信息化建设

引言

企业单位档案信息化建设是企业单位信息战略的关键部分之一，是利用现代信息化技术对企业单位档案进行统一的智能化整理和科学管理工程。企业单位档案信息化建设能够提高档案使用效率，以更加便捷的方式面对用户;能够极大节省企业单位人力、物力资源，大大降低企业单位档案管理成本，提高企业单位经营效益，提升企业单位核心竞争力。

1、新形式下企业单位档案管理实现信息化的意义

信息化的手段作为当前时期企业单位档案管理工作的主要实现途径，有着极其重要的作用。首先，有助于提高档案的安全稳定性，将传统的纸质档案经过处理转化成电子档案的形式，加密储存于硬盘中，并做好备份处理，不仅减少空间的占用，通过安全网络传输数据，避免了文件丢失毁损的问题。其次，有利于减轻管理人员的工作强度，改变传统人工收集、整理、编辑的模式，只需一次数据档案录入，就可以重复查询使用。再者，有利于提高档案管理的工作效率，传统的纸质档案管理程序冗繁，效率低且容易出错，而信息化运用科学的处理方式，大大提高了工作的效率。

2、企业单位档案管理信息化存在的问题

2.1管理水平落后。企业单位内部用于档案管理的专业网络系统、信息平台建设不够完善，尚未引进足够先进的文件管理软件，这使得信息管理的方法相对滞后，员工对信息的搜索与提取更多地依靠手工模式，这就造成了严重的人力、物力浪费。此外，在对档案进行归档处理时，缺乏专业的档案分类步骤，因此许多存储在数据库中的档案并没有设置准确的目录号、其标题规范性、案卷完备性都得不到足够的保证，使得各类档案乱为一团，最终造成档案丢失等严重后果。

2.2制度建设欠完善。一直以来，企业单位并没有形成长效的运行机制，成为档案管理信息化的严重阻力。由于我国信息化建设起步较晚，应用于企业单位档案管理中的信息化建设模式不够成熟。在实际工作中，缺乏行之有效的信息化落实保障制度，对企业单位档案的管理没有统一规范的标准，难以满足日益增加的档案管理需求。长久以来，企业单位没有专门档案信息化管理的运营维护机构，资金、规划、监管都不能有力保障进行，导致信息化发展缓慢，且秩序混乱。

2.3信息化意识薄弱。当前许多企业单位的管理层缺乏档案信息化建设的意识，没有从根本上认识到档案信息化建设对企业单位发展的深远意义。一些企业单位简单地认为档案信息化就是建设档案信息管理系统;还有部分企业单位的经营规模较小，认为档案信息化建设没有必要，并且为了节约成本还依赖于纸质档案的保存和使用。

2.4软硬件设施落后。由于缺乏足够的重视和资金，用于档案管理信息化的软硬件设施落实不到位，数量不足且配置较低，亟待替换和升级。硬件设施一般功能不足，识别度较低，应用到档案管理中的存储等软件和技术，水平落后技术含量低，不仅存储安全性能差，存储量与占用量大，跟不上新形式下企业单位档案信息化高密度处理的步伐。

3、档案管理信息化建设的创新思路

3.1重视档案管理工作，对档案进行电子普查。企业单位单位在长期的信息化建设过程中，需要对档案的信息化管理保持一定的关注，并且通过完善相关机制体系来推动信息化成为现实。因此，企业单位要推动档案电子普查工作的步伐，通过对海量档案信息的查缺补漏，删除内部无价值的内容，借助信息平台及电子技术等对档案展开全面清查，对档案各自的内容及价值进行清晰界定，确保全部的档案资料足够实用。从总体上看，这能够帮助企业单位单位有效节约资金、人力成本，提升档案管理的准确性及经济性。

3.2加强对企业单位档案信息化的规划和指导。为了更好地促进企业单位档案信息化建设的水平，在今后的企业单位档案管理优化和升级过程当中，应该在国家相关部门颁布的企业单位档案管理条例的指导下，不断在企业单位档案信息化的规划和指导方面进行系统的优化。一方面，结合企业单位自身的档案管理实际制定相应的档案管理政策和体系，为企业单位档案管理信息化建设指明方向。在具体的规划与指导过程当中，应该充分发挥信息化的技术手段，促进企业单位档案信息管理的科学化水平。另外，还应该从宏观的顶层设计以及微观的应用细节等方面来进行实施，从而为今后企业单位档案管理信息化发展提供方向层面的指导。

3.3强化企业单位档案信息化基础设施建設。企业单位档案信息化建设是一个整体工作，需要多方面的软件、硬件支持，所以企业单位要加大这方面的资金投入，强化基础设施建设。在硬件方面，不同企业单位应根据自身的资金能力和发展需求，配置一定数量的基础设施设备如计算机、打印机等;在软件方面，要根据自身发展需要来选择适合的各种文书档案软件、科技档案软件、财务会计档案软件等。

3.4强化企业单位档案管理团队专业技能培训。人才是推动企业单位档案信息化建设的关键因素;加快企业单位档案信息化建设进程，需要培养更多的高素质档案人才。传统的档案管理方式较为简单，档案管理人员只需要具备一定的档案管理知识基本就可以胜任，但是现代档案管理信息化建设则需要全方位的复合型人才。企业单位在选拔、招聘档案管理人才时，要有一定的专业性门槛，选拔人员必须要掌握熟练的计算机技术;在进入企业单位后，要进行档案管理方面专业技能的培训，让他们掌握档案信息化建设的流程和要求，将自身的计算机技术与档案管理知识相结合。同时，要加大对企业单位现有档案管理人员的知识技能的培训，比如定期开展一些知识讲座，聘请专业人才来进行现场指导等。

3.5推进档案信息安全保障建设。互联网的推广运用改变了群众的生活方式，为企业单位工作提供了巨大的便利，但网络系统内也存在巨大的安全隐患。企业单位的档案管理不善将可能导致内部信息的泄漏，进而影响企业单位的经济收益。为此，需要对信息系统运行状况进行全面监控，保障档案信息安全。

4、结束语

现代信息技术的飞速发展给企业单位档案管理工作带来了巨大的发展契机，如何利用信息化的手段来提高企业单位对档案资料的收集、整理和开发是当前我国诸多企业单位档案管理工作改进的主要方向。

参考文献：

[1]何所惧.对企业档案管理信息化建设的思考[J].才智，2014（11）：305.

（作者单位：锡林郭勒盟山金白音呼布矿业有限公司）