分析如何做好归档文件的前端控制

文/山东省千佛山医院 秦静

文件在归档前是杂乱、无序、存放在各个部门的，比如收发文，比如工程在竣工前的基建归档文件，比如在结题前的科研课题文件、安装验收以前的设备归档文件等等，都是分别存放在各个相关人员处，而且也不可能保证他们都有很好的档案意识，不可能考虑到文件的最终是要归档的。特别是重大活动，如新冠肺炎疫情防控工作的归档文件涉及各个部门，且包含纸质文件材料、声像文件材料、电子文件材料和实物等类别，若不及时做好归档前的控制，很容易造成文件的丢失，造成归档文件不齐全、不完整，从而降低了归档文件的价值，影响了归档文件的利用。

那么怎样做才能保证文件在平时工作中既能正常运行又能安全完好地归档呢？下面从收发文件、科技档案、照片、重大活动、实物等方面，来谈谈我们归档文件的前端控制。

一、关于收文的归档前端控制

收文工作一般由综合办公室进行，收文的运行涉及各个部门。归档工作一般是来年初才进行，在文件入档案库房前有较长的时间存放在各处，如果不考虑文件的专人专管，收文的归档率会不言而喻。多年前我单位的收文在管理上就不尽人意，每年归档时各部门总是有找不到的文件。

针对此问题，档案科协调办公室及各兼职档案员制定了收文领取流程，即由各部门兼职档案员负责本部门收文的领取、保管。办公室一名专职人员负责处理单位的收文，制定年度收文登记表格，在平时工作中，当收文由分管领导阅完后，先将收文转至相关部门的兼职档案员（各部门兼职档案员名单由档案科提供），兼职档案员在登记表上注明科室、签名，然后转交本部门办理人员，完毕后再转交到兼职档案员保管归档。由于兼职档案员的认真负责，这种收文工作程序运行至今，基本上保证不丢失。

为了进一步地做好收文及归档工作，充分利用网络信息化平台，档案科建立了档案管理工作微信群，专职及各部门的兼职档案员、综合办公室负责处理收文的同事为微信群成员。为了方便领取文件，要求各位将本群昵称改为部门+姓名，办公室人员在本群@相关人员领取收文。为了不影响工作，要求兼职档案员收到@后及时领取文件，并及时做好本部门的收文登记。各部门收文的运行过程：兼职档案员领取文件→做好本部门的收文登记→转交给办理工作人员→回到兼职档案员保管归档。既保证了文件的正常运行，也避免了文件的丢失，保障了归档文件的安全归档。

二、关于发文归档前端控制

例如，我们单位的发文分千医党字、行字、院字、人字、工字、团字。行字、院字，由综合办公室统一签发、核稿、打印、登记备案。党字、人字、工字、团字经综合办公室秘书科审核后分别由相关部门按要求编号、登记、保管、归档（包括正式红头文件、签发头、底稿）。千医行字、院字发文，一般由起草形成部门保管、归档，但必须在办公室登记、备案。如千医院字发文登记：

序号发文日期发文字号发文部门文件标题(包括附件标题)主送机关或部门打印份数备注1 3 2 0 1 8年2月9日千医院字〔2 0 1 8〕1 3号 教育处 关于印发《山东省千佛山医院住院医师规范化培训专业基地管理办法》（修订）等制度的通知各部门、科室 3 1 4 2 0 1 8年2月2 5日千医院字〔2 0 1 8〕1 4号 财务处 山东省千佛山医院财务收支情况审计整改工作方案 各部门、科室 5 1 5 2 0 1 8年2月2 6日千医院字〔2 0 1 8〕1 5号 运营办 2 0 1 8年度综合目标管理修订方案 各部门、科室 5

三、档案科负责年度收发文登记的整理

每年底，年度工作结束后，档案科负责将一年的收发文登记用Excel表格按部门顺序排列整理，剔除不归档的文件，如会议、培训等通知，并将整理好的各部门的收发文登记表发给各部门兼职档案员，以方便其对照本部门的收发文件，查全、补齐，以备文件的归档工作，而且此项工作也是责任到人，保证做到应收尽收，应归尽归。如整理后的财务处部分收文登记：

序号收文日期收文字号来文单位文件标题分管领导转至部门签收备注1 2 0 1 8年1月5日鲁卫函〔2 0 1 8〕2号山东省卫计委（下载）关于政府采购、公开招标、集体决策等规章制度落实情况督导检查的通知 张某某 财务处 朱某某2 2 0 1 8年1月9日鲁财会便〔2 0 1 8〕1号山东省财政厅关于上报2 0 1 7年度行政事业单位内部控制建设工作总结的通知 张某某 财务处 朱某某3 2 0 1 8年1月1 7日山东省卫计委（下载）关于请提供2 0 1 7年省级对下专项绩效考核评价结果的通知 张某某 财务处 朱某某

四、关于基建、科研、设备等科技档案的前端控制

基建项目在竣工前形成了大量的文件资料，并且工期长，如果不及时收集、保管，极易造成文件的丢失。因此，在施工期间档案科要经常和基建科相关工作人员、兼档员交流、沟通，制定相关措施、收集管理方法，严格按照基建档案归档范围收集。每个施工阶段的归档文件责任到人，即在施工过程谁负责哪项基建工作谁就得保证所管工作的归档材料齐全完整，档案科专职人员定期检查督促，并不定时督促检查基建兼档员对文件的保管情况，如因工作需要借资料的，必需履行借阅登记。例如，立项的可行性研究报告、相关申请、批复等工程准备阶段的所有文件，均由基建兼职档案员负责收集保管，工作需要借阅的，登记签字，并负责催还。其他施工阶段的归档文件，均由负责此阶段工程的责任人负责收集保管，并按归档范围、时间归档，保证齐全、完整。

科研成果的研究也是一个漫长的过程，兼职档案员要及时跟进文件的保管，比如任务书、研究计划、变更课题负责人的发文等，及时归入课题卷宗内。根据研究进度，兼职档案员还要督促指导课题秘书整理、保管好归档文件，结题后及时收集、整理好相关资料。

设备档案，也要充分发挥兼职档案员完全负责的作用。在设备开箱安装验收前，归档文件完全按照归档范围积极主动收集齐全完整，保证保管无缺。尤其是安装验收单的填写，一定要按规定将设备名称、金额、厂家、型号、合同号、进货单位、使用科室、验收情况、说明书及保管人等内容填写完整。因此，设备档案，要求兼职档案员做个有心人，从设备申请、招标材料、开箱、到安装验收，整个过程的文件都要收集齐全、完整，并保管好。

五、关于照片档案

单位的拍照工作一般由宣传部门的专人负责。并由拍照者按照归档范围和要求负责照片的整理、归档工作。首先，要求对照片的有效性和完整性进行审核，将反映事件全貌的或典型细节的图像文件归档，对同一场景有多张图像的，尽量只保留一至二张，对图像不清晰、角度不佳的要剔出，以保证质量，节省存储空间。其次，要求每件事要保存一套完整的电子照片，并精选出有代表性的若干张冲洗以备插册保存。最后，所拍事件结束一周内必须完成电子照片的整理工作。

六、关于重大活动档案

按照《山东省重大活动档案管理办法》，根据本单位的实际情况制定重大活动管理方案，保证按要求及时、完整地收集整理每一次重大活动档案。如2019年的新冠肺炎疫情防控工作，档案科在档案管理工作微信群里，通知每一位兼职档案员，要及时收集新冠肺炎疫情防控工作中形成的文件和收到的文件。档案科按照上级关于做好新冠肺炎疫情防控档案工作的要求，根据本单位工作的实际情况，及时制定新冠肺炎疫情防控工作归档范围，归档范围包括在疫情防控工作中直接形成的有利用和保存价值的各种门类和载体记录的纸质文件、声像、电子文件和实物等。建议兼职档案员单独存放疫情防控工作文件，以方便整理，待疫情过后，按要求集中整理归档。

七、关于实物档案

为确保实物档案的安全，我们单位的实物档案实行按月移交制度。各处、科室一般在每月的上旬将上月接收的实物档案由兼职档案员移交档案科，并在OA系统办理移交手续。为确保实物应归尽归，档案科工作人员会通过多种渠收集有保存价值的实物信息，如在医院工作群、网站、院报等看到发表彰、获奖的信息，档案科工作人员会主动和相关部门联系，提醒移交实物。

综上所述，只要做好归档文件的前端控制环节，归档工作不可能做不到齐全完整；只要有兼职档案员很好的前端参与，归档文件肯定会做到应收尽收；只要档案科工作人员积极主动与各部门配合、沟通，档案工作一定能做到应收尽收、应管尽管。因此，做好归档文件的前端控制工作，是做好档案工作的有力保障。