政务照片档案拍摄、归档管理以及利用初探

许跃飞

[摘 要] 政务照片档案是照片档案中所占比重较大的一类档案，它具有可视化和纪实性的特点，能够起到资政、育人和记录历史的作用。近年来政务照片档案在服务政府决策推动社会发展当中起到的作用越来越明显，因此受到了党政部门越来越多的重视。文章围绕政务照片档案的拍摄、归档管理和利用展开研究和探讨，通过分析研究其中规律帮助提升各级部门政务照片档案的拍摄和管理水平使其更好地服务我国经济社会发展。

[关键词] 政务照片档案；拍摄；归档；利用；管理

中图分类号：G271 文献标识码：A

政务照片档案又被称作公务照片档案，是各级党政领导视察调研以及记录各级党委政府会议、庆典、执法等政务活动的原始影像记录，是声像档案中非常有价值的一类档案载体。掌握政务照片档案拍摄、归档以及利用规律有利于档案工作者更好地拍好、管好以及用好政务照片档案使政务照片档案的价值得以充分展现。

一、什么是政务照片档案

由各级党政部门主办的并且有党政领导出席的正式公开场合活动称为政务活动，而记录这些政务活动的照片档案就可以认为是政务照片档案。每年各级档案部门都会收集到大量的照片档案而当中大多数都是属于政务照片档案范畴[1]。

政务照片档案是政务活动的原始影像记录相较于文书档案有着一图胜千言的突出优势，历来受到各级党政部门的重视。随着智能手机的普及和数码照相机价格的下探，拍摄政务照片较过去方便容易得多，因此很多单位在开展政务活动期间都安排专人进行拍摄和归档，为日后业务工作的开展保存宝贵的档案。

二、政务照片档案的价值

政务照片档案作为一种档案形态既有着一般档案的共性也有着其独特的价值。政务照片档案第一个突出的价值就是资政作用。政务照片档案用定格影像的方式客观真实地记录一个政务活动的主要内容和大体经过，它具有客观性、可视性的突出特点，能够为党政部门开展业务工作提供决策参考，所谓一图胜千言。有了政务照片档案作为参考，各级部门在开展工作时就有迹可循，办事效率必然能够大大提升。政务照片档案的第二个突出价值就是凭证作用。当前各地都在加大推行绩效考核力度，政务照片档案因为记录了各部门开展业务工作的真实情景是最为直接有效的工作业绩凭证。政务照片档案的第三个突出价值就是留存历史的作用。文字记录的历史是可读的历史而照片记录的历史则是可视的历史。一些政务照片档案记载着重大历史事件是真实的历史见证，其价值是无法估量的。老一辈摄影家拍摄的毛泽东、周恩来、邓小平等党和国家领导人的政务活动照片既是共和国的珍贵记忆同时也是宝贵的历史财富，这对后人了解历史并继承党和国家领导人的优秀品质有着重要的意义。

三、当前政务照片档案拍摄、收集和归档中存在的突出问题

虽然各级党政部门对政务照片档案的作用越来越重视，但是在政务照片档案的拍摄、收集以及归档中都存在着各种各样的问题，影响了档案最终运用[2]。其中较为突出的问题首先照片的质量不高。拍摄者的拍攝技术不过硬导致拍摄出来的照片存在着对焦不准、画面模糊、画面主体不突出、曝光过度或不足。二是照片著录的信息不完整。照片拍摄者或档案人员在归档时没有认真撰写照片记录的时间、人物、事情、地点、结果、影响、拍摄者等关键信息，对日后档案的编研利用造成了障碍。三是归档工作不规范。部分拍摄者或档案工作人员不重视归档工作，没有严格按照照片档案归档标准认真填写照片档案归档条目，并且没有对政务照片档案实行备份归档，对档案安全性重视不够。

当前存在的种种问题说明了一些档案部门和档案工作人员对政务照片档案的拍摄、收集以及归档工作重视的程度是不够的，其工作方式也是不科学的。政务照片档案拍摄和归档中存在的种种问题需引起档案部门和档案管理者的高度重视，档案业务指导单位要进一步加强照片档案相关业务知识的培训力度，加大政务照片档案拍摄、收集和归档工作的业务指导，使政务照片档案拍摄、收集和归档走向科学、走向规范。

四、政务照片该如何拍摄和收集

政务照片档案的来源主要以由档案部门专人拍摄和有关单位自行拍摄，然后归档移交两个渠道为主[3]。随着经费的日益充裕，很多地方档案馆都招聘了专业政务摄影师负责辖区重大政务活动的拍摄工作。专业摄影师开展政务摄影工作有两个突出优点，首先经过专门的摄影专业训练其拍摄的照片技术过硬，拍摄的照片构图更好，画面曝光也更加精确。其次专业人员对政务活动规律有一定的理解因此他们拍摄的照片景别更丰富，内容更加完整，较为符合党政部门的工作要求，更具有档案保存价值。

影像技术的进步促进档案工作的发展，扩展了政务照片的来源渠道，记录政务活动的门槛已经降低很多，但是拍好政务照片依旧不是一件容易的事情。拍好、收集好政务照片既需要熟练掌握一定摄影技术也需要学习丰富的档案专业知识。没有良好的摄影技术和丰富档案知识储备是很难做好政务照片档案的拍摄和归档工作的，所以各级档案工作者在日常的工作当中应当提高对政务照片档案重要性的认识，通过各种渠道学习摄影技术，努力提高摄影技能，掌握政务活动拍摄手法，拍摄出质量过硬的政务活动照片，为提升政务照片档案质量而不断探索前行。

五、政务照片该如何归档管理

政务照片档案作为声像档案的一个组成部分其归档首先要符合照片档案归档标准。当前新产生的政务照片档案绝大多数都是由数码照片拍摄并且以数码文件方式保存。数码照片档案的保存需按照国家标准《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）进行规范归档。为了方便日后利用在归档前期特别要做好照片的著录工作，归档人员要认真撰写照片的时间、地点、主要人物、内容等要素。新闻照片的图片说明方法简短而要素俱全，可以作为政务照片档案的归档著录参考。我们可以把每个政务活动当作一个新闻事件，然后在照片著录上根据“何时”“何处”“何人”“何事”“结果”在内的各种关键要素进行逐项填写。这样的著录方式要素齐全便于日后搜索调取和编研利用，是值得提倡的一种著录模式[4]。

当前大多数政务照片都是以数字化的形势存在的，相较于传统的纸质照片，数字化的政务照片具有便于存储利用的优点但也有容易篡改和丢失的缺点。因此，数码政务照片档案应该采取备份的方式分别存储在光盘、电脑和存储硬盘等不同的存储介质当中，并且在保存时保留照片完整的信息以便日后验证。

六、政务照片档案该如何开发利用

政务照片档案和其他档案一样都有着资政、留史、育人的社会功能，利用政务照片档案也应该围绕着这三个功能展开。传统上政务照片档案一般有三种用途，一是用于新闻报道，二是作为有价值的证据材料，三是作为各种社会活动的参考资料。政务照片档案最常见的用途是用于文化展览、书籍出版、电视节目制作等方面，近年来兴起的抖音、快手以及微信公众号则为这些档案的开发利用提供了新的舞台。国内一些专业档案馆也看到短视频平台的优势，纷纷依托自身丰富的档案资源先后开通了抖音号和微信公众号，把照片档案蕴藏的故事进行专题报道获得了数以百万的点播。政务照片档案编研后通过微视频和微信公众号的传播所形成的影响力是传统编研方式难以望其项背的，这是新媒体的突出优势所在[5]。

5G时代的来临为抖音、快手、微信公众号等新媒体的发展提供了新的发展机遇而这也为政务照片档案的编研展示提供了广阔的舞臺。档案工作者要把握这种难得的机遇，认真学习现代传播技术掌握新媒体传播规律，深入挖掘档案背后的动人故事和其中蕴含的珍贵价值，在丰富编研手段的同时使档案的价值进一步彰显。

七、结语

政务照片档案是记录政务活动原始视觉记录也是各个部门开展业务工作的有效参考资料。拍好政务照片和管好政务照片档案对促进党政部门业务的开展和保存发展历史都有着十分重要的意义，各级档案工作者应当自觉提高对政务照片档案价值的认识，主动学习有关档案管理科学的新知识新技能，把政务照片档案拍摄和归档利用提升到一个新的高度，更好地服务社会发展。

参考文献：

[1]段东升.照片档案整理[M].北京：作家出版社，2011：14-17.

[2]冯慧玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2006：53-57.

[3]和兴兰.关于数码照片档案管理问题的研究[J].北京档案，2020（04）：36-38

[4]费鸿虹.高校照片档案管理研究[J].办公室业务，2020（09）：125-126

[5]王克伟.机关照片档案管理工作分析[J].劳动保障世界，2016（14）：43