提升档案管理效率的措施分析

摘要：若想提高档案管理效率，无论是在硬件设备上，还是在管理制度上，都应不断增强其匹配度。并在正确制度的作用下，使档案管理人员的的工作意识与工作模式获得改进。在此诉求下，相关人员应处理好现代信息技术与传统管理模式的关系。并注重提升档案管理人员的业务能力与职业素养，使其能够更加胜任该项管理工作。

关键词：档案管理;效率;提升;措施

档案管理效率关系着各个部门的工作进度，对一个组织的健康、有序的而经营与管理将会产生深远的影响。同时，在新的时代背景下，在对提升档案管理效率的措施进行分析的过程中，应建立一定的现代管理视角。档案管理人员在对自身的工作的特性与重要性形成正确的认识下，应科学利用互联网技术、计算机技术等手段，去不断优化管理模式与管理流程。从管理层的角度出发进行分析的话，在对信息技术的应用价值进行了解后，应对档案管理人员的综合能力提升给予一定的重视。基于此，可从从这两个方面着手，全面优化档案管理措施。

一、档案管理效率提升措施优化原则

（一）精准性原则

档案管理工作对于一个机构、企业等组织，都具有十分重要的作用。该项工作发挥着桥梁与介质的作用，确保各个部门能够相关促进、协调发展。因此，在对档案管理效率提升措施进行优化的过程中，必须严格遵循精准性原则。既要保证效率，还有确保质量。使档案资料等能获得有效的保存与应用，充分发挥档案管理工作的功能与优势。

（二）兼容性原则

档案管理工作不是被动的接收与保存文档，需与各个部门进行协同与沟通。能够自主搜集文件，并确保其能够按时归档。因此，档案管理人员在提升管理效率的过程中，应遵循兼容性原则。保证内部信息与外部信息的兼容、确保管理手段与技术手段的兼容。在确保自身工作流程、工作程序的科学性、合理性的同时，应逐渐加强合作意识。以客观公正的态度与各部门、各科室進行沟通，全面提供档案管理效率。

二、提升档案管理效率的有效措施

（一）处理好现代信息技术与传统管理模式的关系

相关单位在实际开展管理活动过程中，针对档案管理措施的革新与优化，必须始终遵循精准性原则与兼容性原则。在将现代信息技术融入到管理过程中，应正确处理前沿技术与传统管理模式之间的关系。如想大幅提升档案管理效率，需结自身的工作属性与特征，更恰当的利用互联网技术、信息技术等，去解决以往的档案管理形式出现的各种问题。例如，针对档案过多，在选择目标文件的过程中，会花费大量的时间。以及档案在借调与使用的过程中，出现的丢失与损毁的问题，都可利用现代信息技术获得有解决。即，应积极搭建信息化档案管理平台，将馆藏资料的信息准确的录入到计算机系统中，并科学的编制目录。由此，可利用利用现代信息技术快速搜索到的所要的资料。同时，将其相关书籍与文献等，转化成电子文本。不仅可提高传输与使用的效率，还可避免纸质资料的损毁与丢失。由此，不仅可提高档案管理的效率，还可在一定程度上优化管理模式与服务体系。在这个过程中，档案管理人员必须在意识形态上做到与时俱进，避免受传统管理思想的影响，而不懂的利用先进的科学技术去提升工作效率。或者出现对现代科技产生片面的应用思想，而无法最大化发挥其优势与作用。档案管理人员应将现代信息技术与管理模式进行有机融合，从而构建一个全面的管理手段，全面提升管理效率。

（二）注重提升档案管理人员的业务能力与职业素养

在试图提升档案管理效率的过程中，不仅要重视完善管理制度与管理流程，还需重视强化档案管理人员的业务而能力与职业素养。他们是直接参与档案管理工作的一线人员，其管理意识、工作责任新、工作模式等方面，都会对管理工作的质量与效率产生直接性的影响。因此，相关单位应制定科学的培训计划，对档案管理人员的综合素质进行提升。管理层应明确了解档案管理人员是具体的操作者与执行者，其工作能力、管理意识、工作态度、信息技术操作能力等，对档案信息化管理模式的推行，具有十分重要的影响。而在对档案管理人员进行培训的过程中，应侧重于大数据意识的培养。并使确保他们能善于利用网络平台，自主提升其工作能力。同时，当确保档案管理人员具备一定的大数据意识的基础上上，逐渐提高他们的信息技术应用的能力。使他们能利用信息化档案管理平台，去具体操作相关工作事项。这样，才可使档案管理效率得到一个质的提升。在这整个培训的过程中，在强调业务能力的强化与提升的过程中，应重视加强思想政治教育。良好的工作态度与高度的责任心，才可推动其全身心、认真、细致的投入到档案管理工作中。不仅要提升档案管理效率，还要保证管理质量。因此，应利用有效的培训模式，对他们进行思想教育，使其能形成大局观意识。并在不断的自我提升与完善的过程中，能带着强烈的主人翁意识，积极自主的开展档案管理工作。

结语

总之，管理人员需科学利用现代信息技术，去不断优化档案管理模式。并能够引导具体的操作者与执行人者，正确处理现代信息技术与传统管理模式的关系。同时，管理层在不断重视升级工作系统的过程中，应能培养出具有高度责任感与一定业务能力的档案管理人员。从而，使他们积极利用信息化管理平台，全身心的投入到工作中。从而，促使档案管理效率获得真正的提升。并能够高质量的完成各项档案管理工作，最大化发挥档案管理的优势。

参考文献：

[1]范海辉.浅谈如何提高档案管理水平[J].国际公关，2019（12）：212.

[2]王伟.基于信息化时代下高职院校学生档案管理工作研究[J].电子世界，2019（23）：101-102.

作者简介：

赵静（1980年-），女，汉族，河南焦作人，本科，馆员，焦作师范高等专科学校，研究方向：档案管理或高校档案管理。