浅谈如何做好幼儿园档案管理工作

雷常琴

摘要：本文围绕幼儿园档案管理工作展开论述，分析探讨此方面管理工作的优化策略的相关问题。档案管理工作并不是简单的资料存储，其需要对园内多方面的资料进行整理，不仅要服务于园内还要服务于园外，不仅要科学归纳，亦要快速调取。文章围绕幼儿园档案管理工作中职工意识培养、制度规范化、管理时效性等三个方面阐述具体的管理策略，力求提升此方面管理工作的质量与效率。

关键词：幼儿园;档案管理;管理制度

在信息化时代下，各种信息化技术的冲击对档案管理工作提出了更高的要求。各种信息化设备、技术的大量运用直接提升了此项管理工作的专业性，对这一岗位提出了更高的要求，这就要求对此项管理工作进行优化与完善，不仅仅是人员专业性，还包含管理方式、管理制度等多个方面。本文就幼儿园档案管理工作的优化展开研究。

一、培养职工管理意识，增强管理人员专业性

幼儿园看似只是一个小小的单位，但其档案资料种类和数量也是相当多的，如，党政、园务、安全、卫生、财务等方面，其均会不定期地产生大量资料，将其进行系统的分类、归纳即所谓的档案管理。在管理过程中应有层次、有逻辑，确保档案管理有条理、科学地进行。具体可从以下两方面进行：第一，树立全员管理意识，调动全员参与管理工作。现如今，幼儿园的档案管理不仅仅是对内，还要对外，如，向社会宣传、邀请他人参观等等均需要一定的档案资料做支撑，要科学、严谨地对外进行宣传与介绍就需要对相应的档案管理工作高度重视，组织园内各岗位职工，了解档案管理、认识档案管理，并积极参与其中，共同协作，实现园内档案管理工作的科学管理;第二，依据岗位职责需求，合理筛选管理人员。档案管理并不是简简单单的收纳，而是科学分类、细致归类，专业性较强，因此，园方在招纳该岗位时应严格筛选，对岗位要求、职责清晰化、明确化，并对其进行定期培训，不断提高其专业性，从而更好地服务于档案管理工作。

二、优化健全档案管理制度与相关管理流程

檔案管理工作要科学化、规范化、精细化就需要相应的制度与流程来约束，具体如下：第一，规章制度方面。园方应结合园内实际情况，综合多方因素制定相应的档案管理制度，如，保管制度、查阅制度、保密制度等等，对各个部分的制度的制定要严谨、精细，并组织园内职工学习，借助制度约束和管理相关职工的行为。同时，制度制定方要以身作则，积极履行义务，做好“先行者”;第二，管理流程方面。园方对档案管理流程作以规定，为管理人员提供一个参考，并要求其严格按照流程进行，这样一来，能够有效避免部分管理者仅凭借主观意识管理的问题，使得档案管理工作更加规范化;第三，档案格式方面。由于幼儿园资料类型较多，呈现出“杂乱无章”的状态，因此，对相应的格式应予以统一化，如，字体为宋体，字号为小三，行距1.5、A4纸等等，这样让原本“杂乱无章”的档案资料在格式方面统一化，使得整体的美观性更强。这样一来，不仅有助于档案管理工作条理化，还有利于后期的查询使用，有效简化档案整理工作，使得档案管理工作规范化、精细化，有助于这一工作的优化与改进。

三、优化档案管理的服务、归纳，增强职工责任感

档案管理工作的初衷是服务于园方的各种行为活动。可见档案管理工作不仅仅在于存储管理，还包含调用管理。能够及时将静态化的档案资料以动态化的形式服务于园方，充分发挥档案的价值，这才是新时代档案管理的目标。这就为档案管理员提出了更高的要求，具体可从以下几方面进行：第一，要树立较强的服务意识，积极主动地进行服务。作为档案管理的一线人员，要主动调研各部门的相关情况，做到求真务实，在调研中完善各部分档案。同时.要积极主动地为档案使用者推荐和指导档案使用，为其解疑答难，并积极听取其使用感受与建议。此外，档案管理者要熟悉档案的存放位置、种类，这样能够及时准确地为被服务者提供相应的服务;第二，要勤收集、勤积累、勤更新，增强档案的时效性。档案种类以及来源的多样性决定这一管理工作势必复杂、烦琐，管理人员要勤收集，对园内举行的一系列活动的相关信息进行收集、积累，并做好来源、日期等标注，便于归档。同时，对相应档案要做好更新，由于多方面原因，一些档案会发生变化，管理人员要及时剔除“过期”档案，填补新档案，确保档案的时效性;第三，严格依照相关制度履行岗位职责。上述谈到档案管理的相关制度，档案管理者要积极遵守相关制度，如，借阅制度，依据该制度为借阅者办理相关手续，要求借阅者递交相应的材料，并进行登记;保密制度，依据该制度进行管理，严禁私自对外透漏相关档案。总之，要从多方面着手提升管理工作的质量与效率。

四、结束语

幼儿园档案管理涉及面相对较广，管理工作异常重要，其服务于周内建设发展，不得弄虚作假，岗位之重要，相关管理人员要对此有一个清晰的认识。园方可通过培养职工管理意识，增强管理人员专业性、优化健全档案管理制度与相关管理流程，并优化档案管理的服务、归纳，增强职工责任感，以此来改善当下档案管理现状，提升档案管理工作的质量与效率，更好地服务于园内、园外。

参考文献

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