浅谈如何建立规范实用的妇幼保健信息档案

李茜

摘要：档案信息是妇幼保健机构长期发展过程中积累的板具价值的资源，是开展妇幼保健工作的有力工具和重要手段。做好妇幼保健档案管理工作，完善管理方法具有重要的民生意义。本文针对妇幼保健档案管理工作的现状进行了分析，探讨了优化管理工作的可能性。

关键词：妇幼档案：存在的问题：解决措施

关于如何建立与重视妇幼档案与管理，国家卫生部与全国妇女联合会分别做出了明确要求与规定。卫生部和国家档案局制定的《卫生档案管理暂行规定》：“卫生档案管理工作是国家卫生工作的重要组成部分，是提高管理水平与服务质量，维护公民和卫生机构合法权益的基础性工作。各卫生机构要把档案工作纳入本单位发展规划和工作计划，保证机构、人员、经费和设施等档案工作的必备条件，保持档案工作人员的相对稳定。档案的信息化建设要与本单位的信息化建设同步发展，逐步实现档案管理信息化、服务网络化，不断提高档案的现代化管理水平。”《中国妇女发展纲要（2011-2020）》要求：“加强各级妇幼保健机构建设，坚持妇幼保健机构的公益性质，健全妇幼卫生服务网络，完善基层妇幼卫生服务体系，为妇女提供均等化的保健服务。”“逐步缩小城乡区域差距，降低流动人口孕产妇死亡率。”要实现这一目标与要求，基层妇幼保健机构负有重要的职责。那么，建立准确可靠的妇幼信息档案就显得十分重要。完整的妇幼档案不仅可以促进妇幼保健整体工作的信息化和规范化，而且能够更有效地为保证妇幼健康提供第一手资料。

一、妇幼保健档案管理的重要性

虽然基层医院近几年的档案管理工作在持续发展和进步，但仍存在的一些问题对档案管理工作有着一定程度的负面影响。目前，产妇和婴幼儿数目的急剧增长给基层妇幼保健院档案工作带来了不小的挑战，过去的档案管理和传统技术归档方法己无法满足当前档案管理的新要求。利用数据库技术等信息化手段进行档案资料的存储、处理和检索等能够大大提高工作效率，更好地位发展妇幼保健事业服务。

档案信息是妇幼保健工作管理的一种重要工具和手段。随着社会主义市场经济的快速发展，妇幼保健工作也逐步推向了全社会。合理、有效的管理和利用妇幼保健档案信息，对优化妇幼保健卫生资源配置，积极参与市场竞争有着重要的意义，也已成为一个县级妇幼保健机构健康发展的重要条件。妇幼保健工作是一项综合科学实践活动，正确的、合理的决策往往需要准确可靠的信息作为前提。随着科学的进步和医学模式的转变，妇幼保健的形式和内容也得到了相应的改变。健全业务档案是建立良好的卫生信息系统的重要环节，也是妇幼保健工作所产生的每项信息都能得到合理而有序的组合，有利于传递、存储和查阅。做好妇幼保健档案管理工作，还可以适时将医院的信息和资料进行总结，利用已有信息为医院作出科学的决策，为医院的发展提供可行性的指导。

二、妇幼保健档案管理存在的问题

纵观基层妇幼保健院的信息化情况，因为发达地区经济水平高而且科技信息完善，信息化程度也比较高，不发达地区受经济实力的限制，妇幼保健院的档案管理依然采用的是舊办法，档案管理水平也相对落后。主要存在以下几个方面的问题：

一是管理制度不健全。由于部分保健院缺乏健全的管理制度，导致档案管理工作混乱，既浪费了资源，又达不到预期效果，在医院中权责不明、推诿、拖延等现象屡见。加上档案管理人员并不是对每一个部门的工作都十分熟悉，所以整理的内容也可能存在偏差、遗漏，为以后的查阅工作增添很多麻烦。

二是缺乏专业技术人员。一些妇幼保健院并没有完善的信息体系，而且信息管理的水平也有限，导致档案管理工作依然处在传统阶段，这很大程度的制约了管理工作的发展。再是，虽然档案管理算不上是一个多么复杂的工作，但依然需要高素质的人才，可许多妇幼保健档案管理人员并没有专业人士，在档案信息化管理工作中，对档案进行管理操作能力不强，无法应对工作中出现的各种问题。

二是存在档案安全漏洞。档案信息一直都是妇幼保健院的核心信息，但在实际工作中却有很多影响档案安全性问题的因素，比如在对档案进行信息化时，操作人员的密保意识、责任意识以及操作能力等，同时还有计算机的设备问题、互联网上的病毒等，都是威胁档案安全的因素。

三、要积极推动妇幼档案的标准化法制化

一是要完善档案管理工作，就一定要进行标准化建设，它能够很好地推动档案管理的可持续发展的工作目标。首先从整体上来看，档案管理工作的目标就是要加强档案的适用力度，因此工作人员要拥有极强的服务意识，而且还要利用有效的方式来开发档案资源。同时，档案管理工作必须要进行各项编研工作，从而让管理水平能够迈上新的高度，以此确保档案管理工作的有效性。再是，要管理好所需的文件。如果哪些档案没有设置页码以及案卷目录，要对它们进行有效的整理，这样才能够确保档案具有正规性，而且这样不但能够确保档案可以得到及时的优化，同时还可以确保档案信息的完整性，从而为实现数字化档案管理模式提供有力的支持。

二是要让管理实现法制化，首先就是要让妇幼保健院的档案工作人员根据自身发展的实际情况来创建有效的管理措施，同时还要对每个科室的档案进行有针对性的管理，这样才能够确保档案管理和医疗工作可以得到共同发展。其次，要全面加强档案工作人员的工作态度以及对此项工作的宣传力度，让院内的所有人都意识到档案管理工作的重要意义，同时给予工作上的支持。

三是完善档案管理工作规章制度。做好妇幼保健档案管理是保证妇幼保健档案管理工作规范化、标准化、有序化进行的前提和保证。妇幼保健机构要切实结合自身工作实际和社会发展需求，制定一套科学、规范、切实可行的管理工作制度。对所有妇幼保健资料收集工作进行约束和指导的同时，确保档案管理责任落实到个人，发现问题时可以及时追根溯源。另一方面，开展不同地区妇幼保健机构档案管理经验交流活动，实现妇幼保健卫生档案信息的动态管理和区域资料交流、共享。此外，还要定期开展管理工作集中考评，由上级妇保院对下级单位的归档工作进行监督指导、评级，确保妇幼档案不断上水平，适应健康发展的需要。