事业单位职工档案管理中存在的问题及对策研究

姜影

摘要：本文总结了当前事业单位职工档案管理中存在的主要问题，并提出完善事业单位职工档案管理的对策。本文提出，想要提升职工档案管理水平，就必须对职工档案的作用重视起来，对职工档案实施规范化管理，改善管理条件，还应该开展职工档案管理方面的专业培训。

关键词：事业单位;职工档案管理;对策分析

随着国家各项体制的不断完善，机关事业单位的结构也更加细化，结构复杂程度有所提升。在这种情况下，事业单位的职工档案管理工作就变得越发重要起来。然而在当前的许多事业单位中，职工档案管理方面还存在着一些问题，对这些问题进行分析和研究，有助于职工档案管理工作的质量提升。

一、事业单位当前职工档案管理中存在的问题

（一）档案利用不充分

在事业单位中，职工档案并非只是对职工基本信息的记录，还是对其知识技能水平、取得的成就、过往的主要经历、关键社会关系等重要资料和核心竞争力的综合体现。但是许多事业单位对职工档案的作用缺乏足够的认识，对档案的利用不够充分，使档案长年封存在档案柜中，没有起到职工档案应有的作用[1]。

（二）档案管理不规范

有些事业单位，因为对职工档案不够重视，所以在管理方面也缺乏规范性，没有严格的档案管理制度，管理方式基本由管理人员决定，这就使职工档案管理工作呈现出主观性和随意性的特点，档案管理得好不好，很大程度上取决于档案管理者的责任心和个人水平。如果档案管理人员责任心不够强，或者没有档案管理的经验，职工的档案管理就做不到规范和科学。

（三）管理条件落后

与一些经济实力雄厚的企业单位不同，事业单位的运营经费有限，所以在日常的经营管理中，更需要“好钢用在刀刃上”，需要把经费集中用于事业单位的重点经营项目上，无法做到面面俱到。而且在有一些事业单位看来，建立职工档案只是职工入职的必备程序，对事业单位的管理工作没有特别重要的作用，因此也就不重视档案室的建设。在许多单位，档案室存在着空间狭小、环境简陋的问题，缺乏必要的管理设备，管理技术也十分落后。

（四）管理人员不专业

职工档案管理中，管理人员的专业度不高也是一个常见的问题。有一些事业单位中负责职工档案管理的工作人员不是档案管理方向的专业人才，甚至以前从没有接触过这一类工作，现学现用，在摸索中前进，这就使职工档案管理工作的质量得不到保证。有时候管理人员不是不用心，而是缺乏必要的经验和技巧，这就像一个优秀的钢琴家不得不拿起小提琴演奏，如果不接受相关的训练，即使钢琴家非常努力，也无法与专业的小提琴手相媲美。

二、完善职工档案管理的对策

（一）重视职工档案的作用

职工的档案不仅是对职工基本信息的记录，而且是对该职工过往人生经历的高度概括和总结。当事业单位需要对单位的职工进行人事管理时，无论是岗位调整还是其他需要对职工进行全面评估的工作，职工的档案都是决策过程中的一个重要依据。事业单位可以根据这些依据，结合职工在单位的工作表现，做出相对科学的决策。例如，如果一个事业单位需要选派一名职工参与专业技能培训，但是积极参与培训报名的职工有很多，这个时候选派哪个职工去参加培训能创造更大的价值，就需要事业单位做出客观的选择。在每个竞争者都很优秀的情况下，决策者就可以调取职工档案，综合评价职工的情况，然后选出一个最合适的人选。在这种情况中，职工档案就发挥了其为事业单位提供决策依据的作用[2]。

（二）对职工档案实施规范化管理

想要提升职工档案管理的質量，解决当前职工档案管理中存在的问题，就必须对职工档案实施规范化的管理。首先是职工档案管理制度的规范化。事业单位应该建立起完善的职工档案管理制度，制定相应的档案管理条例，将档案管理工作的各方面进行细化，明确管理要求和管理标准，并且监督职工档案管理工作按照要求来执行。然后是职工档案管理人员的规范化。在选择职工档案管理人员时，应该尽量选择档案管理的专业人才，如果不是专业人才，也应具备专业素养。最后是责任划分的规范化。职工档案管理一定要明确责任，哪个部分出现问题，就向该部分追责，使职工档案管理工作得到质量保障。

职工档案的规范化管理也能够促进事业单位的规范化管理，将事业单位的人才档案实行合理的分配与分级，能够使事业单位的管理系统更加具备完善性和流程上的通达性，形成管理制度规范，促进事业单位的转型升级。在如今时代发展的背景下，对于企业的要求也在不断提升，因此事业单位需实现其自身的流程化管理，从自身进行变革，促进其发展的规范性，利于企业的转型升级与发展。

（三）改善管理条件

职工档案所需要的档案管理室不需要多么豪华高端，但是必须要符合客观要求。档案管理室至少应做到室内干湿度适宜，避免过于阴暗或者通风不良造成的潮湿，致使纸质档案受潮。档案室不仅要干燥通风，而且应该注意做好消防措施，保证消防安全，尤其是杜绝火灾隐患。职工档案管理室还应配备必要的管理设备，引进先进的管理技术和管理手段。因为时代发展的客观要求，职工档案管理也应该实现信息化和数据化，利用云存储手段，建立现代化的职工档案管理数据库，充分利用专业的档案管理软件，实现科技化的职工档案管理。这样做，一方面有利于职工档案信息的保存，防止因为纸质档案出现损毁而破坏职工档案信息的完整性，另一方面也有利于随时对职工档案信息进行查阅、调取、修正或传输，使职工档案管理更加智能化。

区别于传统的档案管理方式，云储存有利于将员工档案信息的快速优化与整合，能够在最短的时间内提升管理人员的工作效率，简化管理人员的工作流程。同时云储存的使用还能够形成事业单位的人才库，提升员工的综合素质。在没有档案集中管理前，事业单位对员工的评测标准只是工作能力，而档案管理在事业单位内部的落实和增加，能从一定程度上促进了事业单位对员工综合素质的重视。面对一些档案有污点的员工，事业单位可以进行重新酌情考虑，要不要对其进行录用。同时档案管理也能够促进事业单位对员工综合素质的分析，使员工真正意义上做到德才兼备。

例如，事业单位在使用云存储的过程中，能够更好实现对资源的综合规划治理，最大程度上实现对员工数据的分析和调查，使员工的档案更加便于查看，利于事业单位对于人才的培养，同时也利于其对人才的发现。同时在此过程中，云存储减少了相关工作人员的工作量，促进了信息的现代化与治理手段的多样化，促进了事业单位朝着信息化、现代化的方向发展，提升了事业单位的运行效率。

（四）开展档案管理培训

职工档案管理人员的管理能力受到专业度的影响，因此，想要使职工档案管理更科学，就需要对职工档案管理人员进行一些档案管理方面的培训。在培训中，管理人员会加深对职工档案管理工作的认识，明确职工档案的重要性。最重要的是，这些管理人员可以通过专业的培训，知道该如何管理职工档案，以及这样进行管理的优点是什么，缺点是什么，如何在具体的职工档案管理工作中做到扬长避短，把职工档案管理工作做好、做精。

事业单位的档案管理人员对其工作性质及工作内容了解的不准确性，也会为事业单位的发展造成一定程度上的阻碍，因此需要对其进行培训。事业单位可以召集相关人员定期开展座谈会，培养其负责员工的专业性和技术手段，增加其专业素养，同时也能够促进其专相关人员的专业程度和办事效率。同时事业单位可以对相关工作人员进行工作小组的分配，将员工档案的管理人员分成几个工作小组，根据不同员工的工作经验、个人特点与擅长手段来进行分组，从而提升工作效率，提升组内成员的专业程度。

事业单位还可以对相关人员进行培训，提升其专业能力，同时召开专业技能大赛，将员工分组比拼，增加了工作趣味性的同时也提升了员工的工作积极性，促进其主观能动性的提升。这也为员工的工作发展提供有力的条件，为事业单位自身的创新发展提出了强有力的保障，促进了相关工作人员工作的进展和对于工作实施，提升了事业单位的发展及运行效率，为事业单位的合理化运行提供保障。

三、結论

综上所述，现有的事业单位职工档案管理工作中，还存在着一些比较普遍的问题，围绕这些问题积极探讨对策，对暴露出的不足之处采取针对性的手段，解决职工档案管理中存在的问题，不仅有利于职工档案管理工作的优化和质量提升，而且能够促进事业单位的健康发展。

参考文献：

[1]梁静.事业单位档案管理中存在的问题及对策[J].办公室业务，2020 （03）：98-99.

[2]邹晓春.事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].办公室业务，2018 （04）：165.