基层人事档案内容失真问题与对策研究

李枚秋

摘 要：人事档案记录了基层人员的重要个人信息，是进行福利分配、义务工作等环节的重要参考资料，也是维护基层人员合法权益的重要依据。本文通过对基层人事档案内容保真的意义分析，就现存的基层人事档案内容失真问题进行了探讨，并提出了具体的改进措施。

关键词：基层;人事档案;内容失真

引言：在传统基层人事档案管理工作中，部分管理者对档案管理意识较差，没有认识到档案管理的重要性，工作态度极其敷衍。缺乏健全的档案管理制度，经常发生档案数据泄露事件，且档案管理人员水平有限，造成基层人事档案内容失真问题严重，无法高效地进行基层人事档案信息利用工作。

一、基层人事档案内容保真意义

一方面，基层人事档案管理是维护社会参保人员合法权益的重要手段，关系着群众投保人的切身利益，是影响国计民生的大事。作为一项专业性较强的工作，人事档案管理的工作环节较多，相关业务比较繁杂，若无法保证其内容的真实性与完整性，将会严重影响工作质量。另一方面， 基层人事档案管理工作质量，直接影响着社会的和谐稳定，若处理不当造成人事档案数据信息失真，將会损害基层人员的切身利益。随着人民群众档案管理意识的不断加强，挖掘人事档案的利用价值变得尤为重要[1]。

二、基层人事档案内容失真问题

传统时代背景下，基层人事档案管理工作是通过书面文字的形式，记载基层人民群众个人信息，为社会建设提供理论基础。但在档案管理工作中，部分管理者对档案管理意识较差，没有认识到档案管理的重要性，工作态度极其敷衍。在日常管理中，为减少工作任务，常将档案资料随意摆放在办公室内，导致部分文件丢失或损毁。基层单位在进行人事档案数据统计时，纸质档案大小不一，所记录的墨水、用笔不符合管理标准，无法做到长时间保存，部分个人信息填写不完整，存在签字、盖章等环节缺项问题。档案管理水平低下，缺乏一个健全的档案管理制度，经常发生偷盗事件，档案数据泄露严重。且档案管理人员水平能力有限，企业用人单位缺乏对工作人员的能力指导，管理技术水平落后，整体工作效率偏低，档案利用率不高。相关管理硬件基础设施投入力度不足，无法高效地完成档案整理分析工作，使得基层人事档案内容失真问题严重，档案管理形同虚设。

三、基层人事档案内容失真问题解决对策探讨

（一）强调律法作用

在基层人事档案管理工作开展过程中，相关人员要做好一线调研工作，掌握最新的人事档案数据，全面了解基层企业的具体情况。基层人事档案管理作为社会人力资源管理的重要组成部分，其对于提高广大干部职工工作质量有着不可替代的作用。根据国家发布的《档案法实施办法》中的相关内容，明确各级人事档案的分类编号及处理措施。通过对《档案法实施办法》中的规定研究，结合基层企业的实际教学情况，逐步完善各项规章制度，提高法律法规在基层人事档案内容失真问题中的指导作用[2] 。

制定档案管理条例，使管理者与基层干部职工都能认识到人事档案管理的重要性，积极配合档案管理人员进行工作，保证档案内容的真实性与全面性。档案管理人员要明确自己的工作范畴，根据《档案法》将有关数据进行细致、合理化分配，保证基层档案管理的实际应用意义。全面系统地分析各种反馈信息，控制档案信息管理规章制度要求，增强信息利用率，加强与各部门之间的沟通，实现档案资源的合理化应用。扩大检索工具的研发力度，编制多种检索工具，提高基层人事档案管理工作的服务质量。

（二）完善信息认定

在基层人事档案管理过程中，应提高各级干部对于基层人事档案管理的重要性认知，规范相关管理制度，完善信息认定，杜绝出现材料失真与弄虚作假等现象。坚持正确的基层人事档案信息管理理念，要依据实际情况，整合档案信息资源，设定不同的管理内容及应尽责任义务。切实提高基层干部对于档案管理工作的重视程度，摆正管理人员工作态度，主动适应新时代发展，全面提升基层人事档案管理工作的影响力度。在档案填写完成后，需要经本人审阅后，由档案部门盖章入档，后续工作以材料信息为主。对于可能存在问题的部分，如个人出生日期、学历等问题的，可由人事部门派专人到其户口所在地进行核实，或通过网络信息进行认证。

此外，应加强对基层人事档案信息的利用，注重“以人为本”的工作理念。在档案数据收集过程中，应做到人事数据信息应收尽收，合理分档，加强对相关档案的管理保护工作。强化人事档案管理人员对于手工任务和电子信息的协调利用，做好档案管理的纸质与信息化管理双重任务，对每份档案信息进行资料备份，最大程度发挥基层人事档案管理的数字化应用效率。需要注意的是，在档案收集、整理过程中，所有学历、工龄需要得到国家的承认地位，对于部分只在本系统内承认的学历认知水平，基层人事档案管理部门应予以驳回。

（三）健全管理体制

健全的管理体制，是实现基层人事档案管理工作有条不紊进行的重要基础，也是保证其真实性的有效途径。在信息化高速发展的时代背景下，人事档案管理工作的核心是收集、分析和整理相关资料，并通过对相关数据的分析进行实际应用。为此，要制定更为详细的基层人事档案管理条例，合理规划档案的分类以及用途、种类，实现人事档案的高效化整理与使用。我国基层人事档案管理模式发展起步较晚，相关建设还不够完善，正处在不断探索和深化发展过程中。目前多数地区的基层人事档案管理，都是基于目录级别的管理制度，缺乏完善的信息化数据库。随着现代科技的不断发展，档案管理部门应该制定人事档案信息化管理制度，设置访问权限，对浏览过基层人事档案的领导或者查阅人员，都要进行审批制度和实名登记制度，以方式基层人事档案被恶意窃取。政府部门要加强对基层人事档案的安全监管，采用动态化管理模式，为日后人事档案的管和使用提供保障，避免基层人事档案内容失真问题[3]。

（四）构建数据平台

除此之外，可以通过建立档案信息数据交流平台，各部门依托交流平台，实现人事档案数据的传递交流工作，利用档案管理，提高人力、物力、财力的规模化利用率。建立专门的基层人事档案管理室，设置档案信息数据网络防火墙，定期进行档案储存计算机的杀毒、清理、升级、更新等工作，保证计算机的正常运行状态，杜绝恶意篡改档案信息的行为。一旦档案数据保管工作出现了问题，要在第一时间内联系到相关负责人，并进行相应的补救措施，避免由于工作人员反应过慢，而造成的档案数据泄露、失真等情况。随着现代科技的高速发展，以及信息统计收集模式的不断革新，基层人事档案管理涉及到的专业知识越来越多，与之相关的信息面越来越广，这对档案管理人员的专业技术水平是一个不小的考验。要充分发挥人事档案管理的现代化条件，在具备一定管理经验的基础上，深入了解电子信息技术，全面掌握基层人事档案现代化管理手段。

结论：综上所述，解决基层人事档案内容失真问题的基础任务，是推进工作制度化改革，加强对档案管理工作的宣传力度，理解其对社会现代化发展的实际意义。各相关部门应不断完善基层人事档案内容保真工作，为基层人员提供更加优质的服务，确保人事档案管理工作职能的有效发挥，促进社会的和谐、稳定发展。

参考文献：

[1] 汪艳梅.地质档案精细化管理服务信息化建设与实践——以内蒙古地质档案馆为例[J].西部资源，2020（02）：186-188.

[2] 吴志杰.企业文件与档案管理体系的转型与发展——《数据时代面向知识共享的企业文件与档案管理研究》书评 [J]. 北京档案，2020（04）：38-41.

[3] 常大伟，吴敏.基层单位档案制度执行力建设的问题与对策——基于基层人民法院诉讼档案管理实践的分析[J].北京档案，2020（05）：31-33.