事业单位档案管理工作优化途径思考

彭艳

摘 要：随着社会的高速发展，科学技术不断进步，推动了社会信息技术飞速发展，社会对信息需求高速增长的社会现状下，事业单位档案管理工作显得至关重要。提高档案管理质量，解决档案管理工作中存在的问题是每个事业单位面对的难题。

关键词：事业单位;档案管理;优化

一、事业单位档案管理工作优化的意义

在事业单位的日常管理中会形成对应的檔案，能够对社会活动之中各种形式的，具有保存价值的原始资料加以记录，也能够实现历史真实面貌的再现。事业单位档案管理还需要做好档案实体以及对应信息的管理工作，也是利用服务的各项业务总称。对于事业单位而言，档案管理工作作为重点，同样也是事业单位管理的基础工作，在实际的运行之中发挥了重要的作用。对于事业单位档案管理的优化，就能够提升其档案使用效率，实现事业单位管理体系的完善，最终推动事业单位的改革发展。

二、事业单位档案管理存在的问题

（一）对事业单位档案管理缺少必要的认识

就目前的实际情况分析来看，部分事业单位对于档案管理工作的认识度不够全面，并且管理岗位的配置科学性有所欠缺;领导相对片面的重视职能部门，忽视了档案管理工作，导致其本身的积极性较低，并且岗位职责不够明确;在档案管理上存在明显的滞后性，档案管理人力资源不足、投入资金较少、设备相对落后，还需要持续的提升其硬件;档案管理工作本身也缺少关联性，单位的内部档案管理工作欠缺流畅性，还无法形成有效的配合。

（二）管理技术手段有待摸索

目前，事业单位档案管理部门在对存量档案数字化、新增档案电子化的操作中，还无法确保电子档案100%的真实性。如，在复制电子档案的过程中，因为采取的软件、方法以及各式的不同，就会导致档案出现失真的情况。电子化档案、数字化档案也不同于传统模式下的纸质档案，在管理和使用的过程中，以往的方面也无法满足实际的要求，新的管理方案，无论是对于档案管理者，还是对于实际的使用者，都需要一段较长的时间进行摸索。

（三）档案环境还无法满足信息化的需求

针对目前的事业单位档案管理而言，由于其对于信息化的需求还得不到满足，导致档案管理在面临信息化环境的时候，无法做好与时俱进，最终影响事业单位电子档案管理工作的有序实施，最终，影响事业单位的正常管理工作。

三、新形势下事业单位档案管理创新策略初探

（一）认识档案管理工作的重要性，合理配置资源

目前，事业单位的领导还需要基于全局的眼光来看待档案管理，能够向注重其管理工作的有序实施，能够明确责任，合理规划，真正掌握档案管理的优势与内涵;针对档案管理办公室与专职人员也需要做好科学的优化配置，落实内部资源的有效管控，并且积极增强资金、硬件以及人力资源的配置;强调档案管理方面的制度宣传，能够深化对档案管理制度的基本认识，并且强调事业单位内部的交流与沟通，最终有序的推进档案管理工作。

（二）合理创新技术手段

第一，选择具有专业性的综合档案软件系统。在电子信息化的时代下，事业单位需要考虑到具有较强融合性的综合档案管理软件系统的使用，其主要囊括了健全的检索功能;能够支持平台的扩展与融合，实现与业务系统之间的交互;实施模块化的设计，适应不同需求与业务的快速扩展;拥有较高的保密性和安全性，并且能够备份完善。第二，完善数字电子档案的过程化控制。在当前电子化和数字化的档案管理中，还需要确保采

集档案的真实性，能够通过合理有效的技术优化手段，如光盘备份技术、微缩复制技术等做好数字采集与多重备份处理;在落实综合管理软件的基础上，做好电子档案查询网站的建立健全，利用微信、微博等信息平台， 做好对应的安全备份处理。第三，完善数字电子档案原始资料的管理。原始资料主要是利用专用的扫描软件和高速扫描仪，这样就可以直接将纸质资料加工为具有较高质量的影像文件，并且配置不同的格式，最终将其保存到电脑与服务器之中。

（三）优化档案管理环境

通过大量的调查，大部分事业单位在实施档案管理中依旧是利用纸质档案管理，但是这样的管理模式会浪费大量的人力与物力，并且也无法保障其工作效率。基于这一情况，在当前的信息化时代下，事业单位就需要做好数字化、信息化的档案管理环境以及对应的档案存储环境的建立健全。第一，实施信息化管理，努力提升档案的储存效率，确保档案管理工作得到有序的开展，避免纸质档案受到各种外界因素而出现损坏。第二， 合理引入信息化设备，如复印机、计算机、传真机等，另外，针对计算机的软硬件系统也需要做好持续的优化与升级处理，这样就可以提供有利的保障服务事业单位的档案管理。第三，强调数字化的管理技能、管理者的信息化意识，并且通过定期的培训，满足对档案管理基础环境的优化，最终提高其档案管理质量。

（四）发挥数字化档案管理服务功能

在事业单位落实档案管理信息化与数字化之后，在开展档案管理的过程中，还需要将信息化、数字化的管理服务优势完全发挥出来，真正做到 “服务大众、以人为本”。档案作为事业单位发展的主要载体，其中包含了诸多文献资料和重要的事件，这些对于事业单位的未来工作计划制定，对于重大决策的制定都会帶来重要的指导作用。对于这一部分看起来“沉睡” 的档案，实际上就是维护老百姓利益，确保社会稳定发展的纽带，同时也是事业单位对于自身工作加以完善的一面镜子，最终，就可以实现数字化档案系统的设计与优化处理，确保帮助事业单位能够在实践之中完善档案管理工作。

四、结束语

总而言之，在事业单位不断优化的今天，还需要确保档案管理的高效性。这就需要相关的责任领导能够对档案管理工作有高度的重视，能够做好这一工作的认识处理，不断完善人事管理制度。同时，还需要做好建设信息化档案管理的落实，通过多重备份处理，确保档案的安全性和完整性。另外还需要注意到，档案信息保密工作本身是至关重要的，还需要采用最先进的信息化处理手段，防范信息的泄露。所以，针对当前的事业单位档案管理而言，就需要持续的进行优化，最终推动事业单位的可持续发展。

参考文献：

[1]    王娜.事业单位档案管理工作优化途径探索[J].文化创新比较研究，2017，1（30）：117-118.

[2]    邓决.事业单位档案管理工作优化途径探索[J].办公室业务，2016（18）：137.

[3]    郑立彬.事业单位档案管理工作优化途径分析[J].科技传播，2016，8（16）：163-164.