新时代企业档案工作的基本思路

徐建新

摘 要：目前，我国是大数据快速发展的新时期，档案管理的工作是企业中非常重要的一项工作，档案信息已经变成了社会信息当中很重要的一部分。现阶段，随着网络信息技术的快速发展，大数据时代的来临，企业一定要使用大数据技术来对档案进行管理，这是很关键的一点。因此，本篇文章根据大数据背景下企业档案管理工作的创新模式进行研究。

关键词：大数据;企业档案管理工作;创新模式;解析

近几年，“大数据”一词越来越多地被提及，社会产生和捕获的数据量迅猛增长，整个世界步入了大数据时代，当然，对于企业档案工作来说也不能置身事外，数字档案馆的不断建设完美地诠释了档案行业的进展。在这种大数据环境的驱使下，企业档案工作必须适应时代要求，转变传统思想观念，不断积极的拓展企业档案工作新模式，才能使得企业档案工作适应时代发展的需要。

1 现代企业档案管理实现信息化的意义

信息化的手段作为当前时期企业档案管理工作的主要实现途径，有着极其重要的作用。首先，有助于提高档案的安全稳定性，将传统的纸质档案经过处理转化成电子档案的形式，加密储存于硬盘中，并做好备份处理，不仅减少空间的占用，通过安全网络传输数据，避免了文件丢失毁损的问题。其次，有利于减轻管理人员的工作强度，改变传统人工收集、整理、编辑的模式，只需一次数据档案录入，就可以重复查询使用。再者，有利于提高档案管理的工作效率，传统的纸质档案管理程序冗繁，效率低且容易出错，而信息化运用科学的处理方式，大大提高了工作的效率。

2 新时代企业档案工作的基本思路

2.1 切实提升档案管理意识水平，保证企业档案工作的地位

在数字化及网络化发展速度不断提升的背景下，档案载体逐渐从以往可视化记录识别型转换为依赖机器是被的代码型;档案管理模式逐渐从传统手工模式、单机数据管理模式转变为知识管理模式，在管理模式不断发生变化的情况下，其管理流程及措施也发生一定变化。企业档案部门实际运行的过程中，一定是需要解放思想，切实转变自身的观念，施行有效性比较强的措施，让各个岗位上工作人员都养成一定档案意识。首先应当切实提升宣传力度，让企业领导者养成一定档案意识，科学合理的利用各种类型的媒体，切实提升档案宣传力度，让企业领导者不重视档案这一情况发生转变，依据依法档案管理及依法档案使用案例进行宣传，将档案工作划归到日常性重要工作事项当中，使其在企业发展规划中占据更为重要的地位。其次，施行各种有效性比较强的舆论模式及培训措施，让领导者可以对档案工作的内涵及重要性形成清晰的认识，在档案管理领域中投入更多的资金，让档案工作和企业管理、生存及发展相互融合起来，在此背景下自然是可以让本企业走上一条全面发展道路上。

2.2 注重档案信息化建设，使档案现代化管理水平不断提升

从殷商时期的甲骨档案到春秋战国时期青铜、简牍等媒介的出现，再到纸质档案、电子档案等的出现。档案的存储载体随着时代的发展也在不断更新。当今社会信息技术飞速发展，企业对信息资源依赖程度越来越大，企业档案要适应知识经济时代市场的需要。只有通过信息化，才能保证档案资源数据真实可靠、提高服务企业和社会。这就迫使档案管理由过去的单一的纸质档案载体开始向以录音、录像、磁盘、光盘等多样化的档案载体转变。由于这些新型档案材料具有体积小，储存信息量大，传输速度快，便于组成信息网络进行远距离传输等特点，因而能够及时大量地提供档案信息，提高工作效率。新时代的档案馆馆藏是以新型档案材料为主，提供信息的方式将由以文件为主变为提供信息为主。但目前仍有部分档案部门受经济条件、人员素质的影响和其他因素的制约，现代化的档案开发利用手段还不能得到普遍应用，但必须创造条件，逐步采取现代化管理手段，使档案信息资源开发利用工作适应企业深化改革的需要。信息化建设就是在档案管理部门的组织下，对企业形成的各门类的纸质档案进行数字化加工，同时对档案信息资源进行管理。实现档案信息化，其基础工作就是实现档案的计算机管理，建立现代模式的档案数据库，充分利用档案管理软件，改变过去以手工编写各种检索目录的传统模式，使手工检索向计算机检索全面过渡，发挥计算机在档案管理工作中的重要作用。档案资源档案信息化建设是一项复杂的系统工程，需要长期细致的工作，企业在应用档案管理软件方面也要在实践中不断发展和完善，注意重视信息化建设人才的培养，保证档案信息的安全，加强对电子文件的保存、归档、管理的研究等，使广大干部员工能夠便捷地利用信息网络查阅档案资料，借鉴历史经验和技术，从而避免重复劳动，增强预见能力，减少盲目性。档案信息化建设对于拓展档案工作的服务范围和应用深度，促进档案管理的信息化，提高石油行业档案管理水平，具有十分重要的现实意义。

2.3 实现智能化的电子文件归档模式

随着电子文件在企业发展中不断增加，电子文件的管理俨然已经成为一个企业信息化建设的核心，同时也成为档案工作者所要面临的一项新的工作内容，归档工作进行的顺利与否，工作质量的好坏直接关系到档案信息资源是否能够得到科学的管理和有效的利用，也关系到信息化系统运行的效率问题。大数据时代的到来，企业内部所产生的电子文件数量激增，如果还是使用离线归档的零散的收集方式，电子文件的收集工作将面临巨大的困难，同时归档文件的真实性，以及一些文件内部的联系都很难保证。因此，要在企业内实现智能的电子文件归档模式。企业档案部门应该在档案管理信息系统建设的初期就介入，事先将设定的功能模块嵌入到业务系统中，对电子文件实现全生命周期的管控，在电子文件流转的过程中实时记录必要的元数据和过程信息等内容，这样可以有效的保证归档电子文件的真实性、有效性和完整性。同时实现电子文件的超前控制和智能化归档工作。

2.4 创新档案管理的方法

在企业优化档案管理工作的时候，最关键的一点就是要对管理方法来进行创新。满足大数据时代的需求，改变以往存在问题的档案管理方法，促进信息技术和档案管理方法的结合，建立一个全新的档案管理方法。企业只要使用这样的管理方法，就可以有效地提升档案管理质量和效率，使档案管理工作得到晚上。此外，企业还要建立一个奖励的制度，对档案管理工作中表现好的管理人员进行表扬和奖励。经过这样的方法，可以有效地激发管理人员工作的积极性，并且使档案管理工作的质量更好，促进企业的发展。

3 结语

现代信息技术的飞速发展给企业档案管理工作带来了巨大的发展契机，如何利用信息化的手段来提高企业对档案资料的收集、整理和开发是当前我国诸多企业档案管理工作改进的主要方向。在企业档案管理信息化建设的过程当中，需要企业充分认识到档案管理信息化建设的意义，不断在制度层面、人员岗位设置等方面进行必要的优化与完善，从而促进企业档案管理工作信息化建设水平的提高。

参考文献

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