如何做好档案基础性管理工作

赵志刚

摘 要：档案基础性工作是一个档案收集、整理、保管、利用的全过程，各个环节紧密联系，前后衔接，只有从每一个基础性环节做起，一步一个脚印，才能为整个档案管理工作打下坚实的基础，从而促进档案管理水平的提高。

关键词：档案;管理;基础性

档案室是本单位保存、管理档案的部门，是单位的重要组成部分，对单位的日常工作起着举足轻重的作用。做好档案室的工作，需要档案工作者付出大量的劳动。

一、档案的接收、收集、整理

根据《档案法》的要求，各职能部门负责归档材料的收集和整理，并定期交由本单位档案部门集中管理，任何人不得拒绝归档。档案室既要接收行政事务活动形成的档案，也要接收科技档案和各种专门档案，本单位或工作人员编辑的书籍资料，宣传本单位工作的报刊、材料等。从载体上包括纸质档案、胶片、磁带、磁盘、光盘等形式的档案资料要齐全，内容要完整。要达到此目标要求，应该重视抓好资料的收集工作。如工程项目的档案，坚持工程项目建档工作按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验收同步，坚持档案部门与基建部门相结合，编制分类方案，正确区分和把握依据性文件、基础性文件、工程设计文件、工程管理文件、施工竣工验收文件、基建财务文件、监理文件等的分类工作，齐抓共管，做好归档工作。管理要及时，立卷要规范。为确保档案齐全、完整、系统，立卷做到格式充一、字迹工整、图像清晰，同时根据文件材料的形成规律，对文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理、组卷，使档案资料做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理，方便利用，保持其整体功能。并将立卷好的档案按规定移交有关档案管理都门，严格交接手续，认真核查案卷质量并确保档案的完整。档案室要积极推进档案的标准化，只有形成的档案标准化规范化，才能为现代化的管理创造条件，保障档案的质量，为以后的档案利用提供最坚实的基础。

二、库房内档案的保管

按照档案管理制度要求，档案室要配置高要求的档案设施，采用先进技术设备，依据国家和上级有关标准整理保管档案，保证档案的安全，防止档案的破损、褪色、霉变、失散、失真，对重要、珍贵的档案应当采取特殊的保护措施。积极做好档案库房的“九防”（防盗、防火、防尘、防水、防高温、防强光、防污染、防虫鼠、防潮），搞好库房温湿度调控。做好档案登记，完善登记制度，维护档案的完整安全。

三、档案检索与提供利用

随着计算机技术的应用，利用微机进行档案检索，成为现代检索的重要手段。计算机检索的显著优势就是能够满足人们检索的需要。为了确保检索的完整性，我们在分类过程中，首先根据（中国档案分类法）进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中，还应加强校审力度，以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识，统一标准，尽量做到前后标引一致，确保同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准，因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中，要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整则要补齐。如果题名冗长则删除多余的赘词，还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”，凡不要求批复的文件则写“报告”等等，这样就可在检索中区分出毎份文件的实质作用。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大地提高著录速度。用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间、提高利用效率。“主题词”虽然有规范统一的功效，却同时存在着查找繁琐、效率较低的弊端，怎样取其利，避其弊，我们认为可以采取以“关键词”替代“主题词”的做法。即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇、关键词，进行标识待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。还可利用计算机信息合并功能把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并。这种做法不仅解決了手工标引速度慢计算机自动标引不准确的缺点，而且解决了主题词的词义含量问题分属关系。

四、单位归档文件的指导和监督

做到制度要健全，执行有力。按照档案管理的法律法规及国家规定的有关规定与标准，对已经收集的文字、图纸、图片、声像等资料，应根据档案形成的规律和特点，在便于保管和利用的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，应根据本单位的实际情况和具体要求，制定本单位的档案管理实施细则，细则应主要明确本单位档案的范围，归档的基本要求和基本内容，档案的移交与整理、保存与借阅的要求。这样就可以在组织档案的过程中，给相关人员提供标准，增加档案资料整理的可操作性。组织本单位档案人员及其相关人员，认真学习贵彻《档案法》及国家关于档案管理的有关法律法规和办法，在各部门间形成档案共识，不断提高业务能力，自觉增强责任意识，做到主动出击、提前拟定计划，实行跟踪收集、动态收集、严把质量，同时要求档案人员，要根据工作进度，积极参与单位的管理，及时与有关人员联系，争取配合，做到边工作、边检查边记录、边收集资料，发现问题及时处理。

总之，档案基础性工作是一个档案收集、整理、保管、利用的全过程，各个环节紧密联系，前后衔接，只有从每一个基础性环节做起，一步一个脚印，才能为整个档案管理工作打下坚实的基础。

参考文献

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