信息化建设在图书馆档案管理中的必要性研究

陈锦坚

摘 要：图书馆的档案管理是图书馆日常工作的重要组成部分。近年来，随着信息技术的发展，信息化建设开始渗入图书馆档案管理工作中，给工作人员以及社会大众带来了极大的方便。本文对信息化建设在图书馆档案管理中的重要作用、存在的问题以及相应的措施进行了简要的分析和研究。

关键词：信息化;图书馆;档案管理

引言

档案信息化建设是指运用信息技术，提高档案工作现代化水平，反思档案管理的新形势、新原则、新理论，建立网络环境下档案管理和服务的基本框架和方法，实现社会化档案信息服务。与传统的档案管理相比，信息管理具有很大的优势。图书馆只有充分利用现代信息技术，才能以新的理念、新的视角、新的手段、新的技术，朝着数字化、信息化的方向前进。

一、信息化建设在图书馆档案管理中的重要作用

（一）提高工作效率

信息化档案管理模式可以大大提高档案的应用效率。随着网络信息技术的飞速发展，网络信息共享已经在许多领域得到实现。信息建设和信息管理模式的实施，可以实现数据资源的综合管理，激活大量的档案信息资源，为档案管理打下基础，最大限度地发挥档案的应用价值。通过改变传统的档案管理形式，利用信息技术的优势，提高档案应用的效率。

（二）促进社会精神文明的建设

如果说校园是人们获取知识的启蒙之地，那么，图书馆就是人们增长课外知识的必选地之一，尤其是对于离开校园后的人们来说，图书馆更是他们获取知识和信息的重要渠道之一，但互联网的飞速发展

降低了人们对图书馆的使用效率。如今，由于网络信息来源广泛多样，社会大众需要寻找的知识都可以从网络中查询，对图书馆产生了极大的影响。为适应社会的发展，科学技术的进步，图书馆开始加大信息技术在经营管理上的投入和使用，为图书资源和读者搭建起一座沟通和学习桥梁，实现零距离、零空间的有效沟通，实现信息的交流和处理，有效地推进公共精神文明建设。

（三）永久保存，绿色环保

在传统的管理中，人们如果需要查询资料或者是获取知识，就需要对资料或者书籍进行翻阅，在这样的情况下，我们会发现，很多书籍出现了不同程度的破损，甚至有一些书籍的内容缺失，这就需要图书馆投入大量的人力和物力进行修补完善。针对这一现象，有一些珍贵的书籍就只能够进行封存。随着信息时代的来临，这一现象得到了改善，图书馆可以将书籍录入网络，人们通过网络查阅的方式，获取相关知识和内容。这一模式，不仅满足了社会大众的需求，也对档案资料起到了很好的保护作用。

（四）有效降低成本

在传统的图书馆档案管理过程中，整理书籍、收录书籍、搜集书籍等等工作，都需要专门的工作人员负责，而且由于书籍种类繁多，需要大量的工作人员来从事这一些简单而枯燥的工作，不仅浪费人力，工作效率十分低下。而在图书馆档案管理中实行信息化管理，则可以很好地节约人力和提高效率，传统模式下三个人才可以完成的事情，在信息化模式下，一个人则可以在较短的时间内完成。

二、信息化建设在图书馆档案管理中存在的弊端

（一）管理体制不健全

现在图书馆对社会大众的服务质量较以前有很大的提高，但是，对档案管理的投入和建设却还是很缺乏，尤其是管理方面。虽然很多图书馆已经引入了信息化技术，但是图书馆管理人员的意识相对比较薄弱，很多管理人员仍然按照传统的管理模式，没有制定适应信息化技术管理模式的制度和措施，对于人员的管理更是松散。例如在书籍的摆放、各类资料的分类上，比较混乱，这也就导致有一些书籍的丢失。不健全的管理体制必然导致工作的混乱，信息化的技术管理也就很难获得实效。

（二）软件设施不完善

目前，很多图书馆已经开始使用信息化技术管理档案，开始实行图书馆档案信息建设、馆藏资源数字化、从纸质档案管理向信息档案管理转变。然而实际的使用情况并不乐观。由于现在在图书馆管理方面没有一个统一的标准，图书馆与图书馆之间的信息没有办法实现共享，对共享资源造成了严重的浪费。还有一些图书馆没有完善的计算机设备，虽然购买了计算机，但是相关的软件或者程序并没有植入进电脑，导致计算机成为一种摆设。信息化时代的网络安全是一项非常重要的工作，但是现在的很多图书馆都不能很好地保证数字档案的安全性和完整性。档案的删除或修改是经常发生的，这给图书馆档案信息管理带来了很大的挑战。

（三）工作人员业务能力薄弱

在传统的图书馆管理工作中，工作人员基本就是进行重复简单的整理、归纳、搜集等工作，但是进行信息化管理之后，对工作人员的业务能力就提出更高的要求，需要工作人员掌握基本的计算机技术，能够很好地利用信息化技术管理档案工作。但是我们发现，很多工作人员对计算机技术掌握得并不好，只能进行简单的操作，使信息化技术在图书管理中发挥不了最大的作用。

三、信息化建设在图书馆档案管理中的建议

（一）传统模式与信息化模式相融合

在图书馆档案管理中实行信息化技术，并不是完全抛弃传统的管理模式。在从传统模式向信息化模式转变的过程中，要将两者相结合，让电子与档案共存，使管理模式得到平稳过渡。在这个转变的过程中，首先需要工作人员对纸质档案进行分类、归纳并汇总，然后再将其分类转化为电子档案，以便后续使用，在进行电子扫描时，一定小心保管，以免丢失。其次，工作人员要根据档案的更新，实时更新电子档案，保证电子档案的有效性和实用性。第三，由于使用信息化技术以后，对纸质档案的需求会变低，就需要工作人员对纸质档案进行仔细的保存，确保资料的完善，尤其是对于珍贵的档案资料，一定要进行完好封存。

（二）有效运用数字档案技术

所谓数字档案就是通过计算机对纸质内容进行扫描，采用动态或者静态的方式将内容进行保存，文件数字化是保存文件的一种新型方式，可以有效地节约档案存储的空间。而且文件数字化之后，在找寻文件时，可以通过输入关键字或者词，快速准确地找到需要的资料。

数字档案技术不但方便读者查阅，还可以通过自由设定互动项目收集社会资源。同时，在信息化模式下，地方可以根据自身的需求，建立属于具有本地方特色的数据库，为外界了解本地的风土人情提供一个快捷方便的平台。利用数字档案技术可以增强图书馆档案管理的具体效果，促使图书馆改变管理方式和方法，提高图书馆档案管理的效率。

（三）提高工作人员的职业素质

图书馆工作人员作为档案管理工作的主要成员，他们的专业能力以及信息化的综合能力直接关系到档案工作的效果和质量。因此，要提高图书馆档案管理工作的成效，就一定要提高工作人员的综合能力。首先，要提高工作人员改变工作模式的意识，让他们体验到信息化技术给工作带来的方便和快捷。其次，要对工作人员进行信息化技术的培训，让他们能够熟练地掌握相關的计算机技术，从而很好地从事管理服务工作。第三，要不断引进高素质的专业人才，为档案管理工作输入新鲜血液，不断完善图书馆的人才队伍建设。

（四）加强安全管理

网络作为一个开放、共享、公平的平台，档案工作在实行信息化技术管理之后，无疑将档案信息放置在一个相对比较开放的环境中，而且随着人类的不断进步，人们的文化版权意识也在不断提升，因此，图书馆在建立档案管理信息化时，就一定要注意资料的安全性，保证资料不被入侵或者盗取。首先，要提高相关工作人员的职业素质，增强他们的安全意识，规范他们的行为能力。其次，文件管理人员在登录平台时，要进行身份验证和输密码，平台应该实行专人专管。第三，对于平台的数据，一定要进行备份，这样即使在文件丢失的情况下，还可以通过备份将其恢复。

结束语

在信息技术快速发展的当下，构建图书馆档案管理信息化是时代的产物，也是一件刻不容缓的工作，需要每一位工作人员不断学习信息技术的相关知识，提高自身的管理意识，以适应信息化时代下图书馆档案管理工作的新模式和新方法。

参考文献

[1]李娜，信息化建设在图书馆档案管理中的必要性探析[J]，传媒论坛，2019年07期

[2]王珂，高校图书馆档案优化管理创新路径探索[J]，课程教育研究，2017年09期

[3]迟春玉，加强图书馆档案管理工作应注意的几个问题[J]，黑龙江档案，2016年06期