信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力探讨

王悦

摘要：当前，我国的信息技术正在不断发展过程中，而随着信息技术的不断发展，我国企业管理过程中的档案管理工作，也在逐渐朝向信息化的档案管理模式进行演变，这对企业来说，不仅能够提高管理过程的效率，同样也能够促进企业的快速发展。但根据信息时代档案管理工作的特点，管理人员具备应用的素质及专业能力也是极为重要的。基于此，本文对信息时代档案管理工作人员应具备的素质和能力进行论述，以促进我国企业档案管理过程的进步。

关键词：信息时代;档案管理;工作者;素质和能力

引言

在时代不断发展的背景之下，行业对于计算机技术利用的频率也在不断地上升，计算机技术对我国各行业的发展提供了动力。与此同时，对工作人员的技术要求也有所提高。在档案管理工作的过程当中，工作人员想要胜任这个工作，就必须对计算机技术有全面地了解，通过提升自身的综合素质和专业能力来适应快速发展的时代需求。

一、档案管理工作的基本原理及其对管理人员的素质要求

（一）档案管理工作的基本原理。（1）档案管理的主要环节。档案主要涉及整理收集、鉴定保管和统计利用等方面。具体环节包括档案的整理收集、价值鉴定、信息保管、信息编目、检索和统计、编辑研究和档案信息的提供利用等八个环节。（2）档案管理的发展。档案管理的发展史一个从非独立到独立系、从简单到复杂、从经验到科学、从手工到电子化管理、从封闭到共享开放的发展过程。（3）档案管理的性质。从主要作用和基本性质的角度来看，档案管理是一项具有管理性、服务性和政治性的管理工作。由于档案管理会涉及到国家政治和经济利益方面，所以档案管理有一定的保密要性，档案共享具有相对性，因此档案管理具有一定的政治色彩。（4）档案管理的要求。进行档案管理工作要以档案的完整性、安全性、便利性为管理原则。首先，档案数量要统计归纳齐全，防止档案缺失;其次，档案数据之间要有一定的排列逻辑，方便按照检索规则快速检索，最后安全性原则要求档案本身不被损坏，能长期利用，对于设计国家利益的档案还要注意保密性维护。同时由于档案是对历史的客观反映，因此管理人员还要注意维护档案的真实性，保持档案原始性不被破坏，这也是档案管理工作人员所需要遵循的原则之一。

（二）信息时代档案管理对工作人员的素质要求。现代档案管理系统正朝着电子化管理方向发展。而档案信息电子化的管理前提是要有现代化的管理者。因此信息时代档案管理对工作人员要有现代化的知识和计算机技术水平，档案管理人员的一般的计算机操作已经不能满足管理需要。从现在看，目前许多档案馆现代高技术人才的缺口较大，其中档案管理的信息处理高素质人才尤其缺乏，档案管理队伍整体的技术水平相对低下，甚至部分管理人员不了解计算机，即使档案馆引进了现代化档案管理设备，和系统也不能有效提高档案管理效率，严重影响档案信息电子化发展。除此之外，由于档案管理具有服务性、政治性、专业性等特点，信息时代下档案管理人员也必须具备较高水平的思想素质、专业能力和素质以及政治觉悟。

二、档案管理工作者应具备的素质

依据档案管理工作的内容，工作者所需具备的素质可以从道德素质、专业素质、业务素质几个方面进行区分，这些素质的形成既受先天因素的影响，又与后天的培养有关，其是在信息时代下档案管理工作中从业者所需要必备的素质条件。

（一）档案管理工作者应具备的专业素质。

（1）专业知识。专业知识是档案管理工作者所应具备的知识结构的核心，它是档案管理工作者开展业务工作必须具备的基本素质，更是高校档案管理工作的必要保证。具体来说，档案管理工作人员应该熟练档案各学科的理论知识和方法，包括档案管理理论、档案管理技术、档案信息资源开发与利用、档案编研，还必须对自然科学和人文社会科学以及文秘、写作等相关知识有所了解。

（2）现代科学技术知识。随着科学技术的发展，现代技术也逐渐深入到工作和生活中来。现代计算机技术、计算机网络技术、数据库技术、光盘技术、计算机自动标引技术、缩印技术、复印技术等。新技术的广泛应用要求档案管理工作者必须熟练掌握现代技术的基本原理和基本的信息管理知识及操作方法，从而适应信息时代的要求，提高档案管理的服务效能。

（二）档案管理工作者应具备的业务能力

（1）熟练操作计算机。随着以计算机技术为核心的现代技术在生活和工作中的广泛应用，计算机已成为人们工作和生活中必不可少的工具。信息的收集、加工、存儲和传递都必须依赖计算机。无法操作计算机的人就会成为功能性文盲。目前档案管理信息化建设要求了管理人员将原有的档案进行电子化、数据化，并应用专业的信息管理系统进行统一的存储及使用，这在一定程度上考验了工作人员对计算机技术掌握的程度。档案管理工作者必须熟练的使用计算机技术，充分利用计算机方便、快捷的功能，高效率地使用信息管理系统，达到更准、更快、更好地为用户服务。

（2）具备现代管理技能。随着信息技术的发展，档案管理工作方式也发生了变化，由传统的将纸张手工做成卷，将文件以“件”为报关单位的管理方式变为以软盘和硬盘管理工具，资料由机器扫描进入微机中进行网络管理的方式。因此，档案管理工作者也要与时俱进，掌握现代信息管理相关知识和技能，能够熟练运用电子计算机和现代通讯设备，才能胜任信息化时代的档案管理工作。

三、如何培养档案管理工作者的工作能力

（一）加强交流培训

对于单位而言，一定要能够为档案管理工作人员创造接受培训的机会，只有通过学习才能够接触一些新鲜东西，使档案管理事业能够健康发展。单位要拿出一定经费让工作表现出色、有培养前途的人员参加学术会议和短期培训，同时注意脱产学习和岗位培训相结合。提倡以岗位学习为主，以实际效果为主，使理论知识的学习与本职工作紧密结合，做到学以致用，不断提高档案人员的专业水平。

（二）进行经常性的继续教育

随着档案事业的迅速发展，档案队伍的文化、专业素质都有很大提高。档案工作继续教育就是为了提高档案管理工作人员的知识水平，更新知识、拓宽知识面，改善档案管理人员整体知识结构，其教育内容主要为：加强职业道德教育;加强电子化管理新观念的教育;专业知识的继续教育及创造力的开发。

四、结束语

综上所述，档案管理工作者应当具有一定的素质和能力，只有这样才能够推动档案管理这一行业的可持续发展，无论处于什么样的时刻，都应当不断地对自身的素养和能力进行充实，只有这样才能够使得工作人员跟上时代发展的脚步，这对自身的工作也十分有利。

参考文献：

[1]孙丽.信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力[J].祖国，2017（8）：84-84.

[2]刘澍.信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力[J].才智，2018（18）：199.

（作者单位： 哈尔滨城乡规划展览馆）