社保档案管理中数字化技术的应用分析

李辽　贺子维

摘  要：随着信息技术的不断发展，各行各业的工作形式都发生了转变，社保档案管理工作具有信息量大的特点，为了提高工作效率，需要合理应用数字化技术。本文从技术维护不到位、管理人员专业能力不高，两个方面对社保档案管理中存在的问题进行了总结。之后从预测征管信息、完善内控管理，两个角度对数字化技术应用到社保档案管理的优势进行了分析。又从优化档案管理规范性、提高管理人员的综合能力、加强数字文件整理，对社保档案管理中数字化技术的应用策略进行了分析。

关键词：社保;档案管理;数字化技术

随着社会经济的不断发展，档案管理工作范围逐渐扩大，要求档案管理人员更加专业。为了发挥出数字化技术的应用意义，需要先了解现阶段社保档案管理工作中存在的问题，之后按照《社会保险业务档案管理规定》的要求进行管理形式调整，推进数字化档案管理工作发展。

一、社保档案管理中存在的问题

（一）技术维护不到位

社保档案管理中存在技术维护不到位的问题，在对这一内容进行分析时，可以从以下两个角度进行分析，第一，随着信息技术的不断发展，社保档案的管理形式得到了转变，工作人员应用这一方法进行社保档案管理工作，能够提高档案整理效率，但部分社保档案管理企业对数字化技术的重视程度不高，容易出现技术维护不及时的问题，数字化系统一旦出现漏洞，档案信息会泄露，影响社保档案管理工作的整体性。第二，虽然现阶段数字化技术已经得到了应用，但部分档案管理系统存在设置不合理的问题，难以达到提高社保档案管理的意义，并且对社保企业有直接的影响。

（二）管理人员专业能力不高

社保档案管理工作中存在管理人员不专业的问题，部分社保档案管理单位没有定期进行管理人员综合能力素养培养工作，甚至没有为员工讲解数字化技术的应用方法，管理人员无法进一步提高自身综合能力。并且社保档案管理单位的档案数量较多，当管理人员的专业性不强时，极易出现工作疏漏问题，对社保档案管理工作运行发展有直接的影响。另外，部分社保管理人员缺乏自主学习意识，没有主动的学习档案管理知识、数字化技术的应用方法，应用数字化技术进行社保档案管理时，难以发挥出实际意义，对社保档案管理工作有一定的影响。

二、数字化技术应用到社保档案管理的优势

（一）预测征管信息

在社保档案管理中应用数字化技术能够预测征管信息，发挥出数字化技术的应用意义，由于社保档案管理范围较为广泛，如文书类、业务类，社保档案管理人员在应用传统方法征管信息时，无法预测参保人员的信息，难以制定科学的工作计划，极容易出现工作疏漏。但应用数字化技术预测征管信息时，系统能够形成完善的数字档案，档案管理人员能够根据这一信息预测各地区的工作情况，以便之后的信息补充工作。并且社保档案管理人员在应用数字化技术时，能够快速的了解各部分信息整理情况，为之后的工作奠定良好的基础。

（二）完善内控管理

数字化技术应用到社保档案管理中，能够具有完善内控管理的优势，社保档案数字化系统中包含大量内容，如：经办人员信息、审批人员信息等，可以从数字化系统中了解各项业务的详细信息，这一部分信息为内控管理提供了重要信息。在内控管理中，社保档案管控人员可以在内控系统中检查工作，发挥出监督管理的意义。另外，档案管理人员通过这样方式管理，工作人员能够在工作中形成自我管理意识，达到完善內控管理的实际意义。

三、社保档案管理中数字化技术的应用策略

（一）优化档案管理规范性

为了在社保档案管理工作中合理应用数字化技术，可以优化档案管理规范性，以达到提高社保档案管理质量的目的，具体可以从以下两个方面进行分析。第一，为了约束社保档案管理工作人员的工作方式，避免出现档案管理工作疏漏问题，进而管理者可以构建完善的监督管理机制，但由于监督管理机制的管理范围较广，需要先总结整理现阶段管理制度中存在的问题，之后进行管理制度调整。例如：管理人员可以在单位中设置意见箱，员工可以向管理者提出意见，帮助管理者了解管理制度中的不足。另外在档案管理中，管理者可以还可以设置奖惩制度，一旦在内控管理工作中发现工作疏漏，能够快速对其处罚[1]。但由于这部分数据量较大，难以做到全面性管理，为了提高工作的规范性，可以在应用数字化技术时优化工作流程，避免出现工作流程重复的问题。第二，在优化档案管理规范性时，需要合理制定业务系统、办公系统、财务系统等，并加强各系统之间的联系性，发挥出数字化技术的应用意义。例如：管理人员需要先明确各个系统之间的联系性，在应用之前为员工讲解系统应用方法，达到提高规范性的目的。

（二）提高管理人员的综合能力

社保档案管理中应用数字化技术时，社保管理人员的综合能力直接影响档案管理质量，具体可以通过以下几个方面来了解。为了推进社保档案管理工作进一步发展，需要定期开展培训工作，优化整体社保档案管理团队的综合能力。例如：管理人员可以聘请数字化档案管理专家，为员工讲解数字化技术的应用方式。但在这一过程中，为了避免员工出现不重视培训工作的问题，可以在培训前、培训中、培训后后考察员工的数字化技术能力，达到提高员工学习积极性的目的，为之后的社保档案管理工作开展奠定良好的基础[2]。第二，为了达到优化整体档案管理团队的目的，可以应用淘汰机制，将考核成绩综合到一起，定期淘汰掉成绩最末的社保档案管理员，保障社保档案管理工作能够稳定运行，达到满足数字化技术发展的目的。另外，在提高管理人员综合能力时，管理者可以设置互帮互助小组，例如：管理人员可以将档案管理人员分为几个小组，引导其学习数字化技术专业知识，提高社保人员的综合能力，为之后的社保档案信息化管理工作发展奠定良好的基础[3]。

（三）加强数字文件整理

数字文件整理能够提高社保档案管理效率，为了达到这一目的，需要合理应用数字化技术，具体可以从以下几个角度来了解，第一，社保档案管理工作受到传统方法的影响，存在大量纸质、照片、录像等文件，为了提高档案信息化整理的效率，需要管理者组织开展数字文件整理工作。例如：合理应用扫描法进行信息整理，按照类别进行信息录入，达到推进档案电子化整理效率的目的。但在这一过程中，为了提高信息整理质量，需要管理者明确数字文件整理的标准，并在这一过程中严格把控数字文件质量，避免出现二次整理的现象，达到加快数字档案建设效率的目的。第二，在进行数字文件整理时，为了发挥出数字化技术的应用意义，管理者可以先聘请信息技术专家，按照社保档案管理形式设置信息录入系统，保障各个类别的资料都能够得到准确的收集，发挥出社保档案管理的实际意义，并且为社保档案信息查找奠定良好的基础。

结束语：

综上所述，在社保档案管理中应用数字化技术时，为了提高档案整理效率，需要管理者先了解现阶段社保档案管理中存在的问题，之后将数字化技术融入到管理工作中，又针对性的进行管理方式调整，发挥出数字化技术的实际意义。另外，为了发挥出数字化技术的应用意义，社保档案管理人员需要形式自主学习意识，积极进行数字文件整理工作，将档案信息整理到信息化的系统中，推进社保档案管理工作运行发展。

参考文献

[1]  赵明滢.社保档案管理中数字化技术的应用分析[J].才智，2019（35）：233.

[2]  张孟瑀.数字化技术在社保档案管理中的应用及展望[J].劳动保障世界，2016（06）：55.

[3]  王旭.数字化技术在社保档案管理中的主要应用[J].民营科技，2016（01）：142.